在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型浪潮中也积极探索前行。
动力源成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。
转型痛点：财务数字化困境凸显
-
操作繁琐合规难题
动力源在财务数字化转型中面临着诸多具体痛点。首先是多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅浪费时间，还降低了工作效率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能靠手工进行。在这种情况下，假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。实时发票监控在这样的操作流程中几乎难以实现，导致财务合规风险增加。 -
系统割裂信息滞后
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和决策。实时发票监控因系统的不连通而无法有效开展，企业的财务管理陷入了信息孤岛的困境。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。业务覆盖面广、报销模式复杂，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，这进一步增加了财务管理的难度。实时发票监控在如此复杂的业务场景下，实施起来困难重重。 -
架构复杂流程繁复
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部和分公司提交出差申请的方式不同，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。这种组织架构和业务流程的复杂性，给财务数字化转型带来了巨大的挑战，实时发票监控也难以全面覆盖。
合思方案：精准破解转型难题
-
系统集成数据互通
合思针对动力源的这些痛点，提供了一系列精准的解决方案。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为实时发票监控提供了数据基础。不同系统之间的数据实现了互通，打破了原有的系统壁垒，提高了数据的准确性和及时性。 -
无需报销体验升级
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式简化了报销流程，提高了财务工作效率，也为实时发票监控提供了便利条件。员工在消费过程中，实时发票监控可以及时发现异常消费情况，确保费用支出的合规性。 -
连接强大效率提升
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。实时发票监控可以在各个系统之间实时传递信息，及时发现发票的异常情况，如重复报销、虚假发票等，有效防范财务风险。
实施步骤：稳步推进转型之路
-
深入了解确定方案
合思与动力源展开财务数字化合作后，首先对动力源的现有系统进行了深入了解和分析。通过与动力源各部门的沟通和调研，合思确定了系统集成的具体方案和步骤。这一步骤为后续的系统对接和功能实现奠定了基础，确保了实时发票监控功能能够与动力源的业务流程相匹配。 -
系统对接数据共享
按照系统集成方案，合思将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现了数据的同步和共享。在对接过程中，合思的技术团队严格把控数据质量，确保实时发票监控所需的数据准确无误地传输到合思费控系统中。通过数据共享，各部门可以实时获取发票信息，提高了工作协同效率。 -
员工培训掌握流程
为了让动力源的员工能够更好地使用合思费控系统，合思为员工提供了培训和指导。培训内容包括系统的使用方法、操作流程以及实时发票监控的相关知识。通过培训，员工熟悉了系统的功能，能够熟练地进行报销申请、发票管理等操作，确保了实时发票监控功能的有效实施。 -
上线维护保障运行
在系统上线后，合思的技术支持团队对系统进行实时监控和维护。他们及时解决出现的问题和故障，确保系统的稳定运行。实时发票监控功能在运行过程中可能会遇到各种问题，如数据传输异常、监控规则不准确等，技术支持团队能够及时发现并解决这些问题，保障了实时发票监控的有效性。
转型成果：显著效益全面显现
-
操作革新效率提升
合思解决方案实施后，取得了显著的成果和效益。多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。实时发票监控功能的实现，使得发票管理更加高效，减少了人工审核的工作量，提高了报销流程的效率。 -
员工体验大幅改善
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。实时发票监控可以及时提醒员工发票的合规性问题，避免了因发票问题导致的报销延误。 -
财务工作减负增效
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。实时发票监控为财务人员提供了实时的发票信息，帮助他们及时发现和处理异常发票，提高了财务管理的水平。 -
管理决策实时精准
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。实时发票监控为管理者提供了实时的费用支出情况，帮助他们及时调整预算和决策，提高了企业的运营效率。
客户评价：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任，也表明了双方将在未来继续携手前行，共同推动企业的财务数字化转型。
众多像动力源这样的专精特新企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启免费试用，让我们携手共创美好未来。
