合思档案：提升文件检索效率，开启财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证已成为企业财务领域的主流趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域推广航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革一路高歌猛进，驶入了发展的快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账以及归档等环节的“最后一公里”难题，依然横亘在企业面前，成为企业财务档案管理的棘手挑战。

众多企业在财务档案管理方面，可谓是痛点满满。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要投入大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。纸质档案的管理更是受到时间和空间的双重限制，查找一份档案往往要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找这些需求，在纸质档案管理模式下几乎成为奢望。

COMMUNE幻师则面临着档案耗材、打印和存储成本居高不下的问题，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件也无法得到有效的管理。云南菜品牌连锁经营企业同样深受纸质档案之苦，打印成本高，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证都需要打印后归档；存储成本也不容小觑，电子源文件不仅无法有效保存，还存在丢失、损毁的风险；而在海量的纸质档案资料中查找所需信息，全靠人工操作，耗时耗力，档案资源难以得到有效利用。

这些企业面临的困境，反映出传统财务档案管理模式已经难以适应电子凭证时代的发展需求。在这种背景下，企业迫切需要一种高效、智能、合规的电子会计档案管理解决方案，来提升文件检索效率，解决财务档案管理的难题。

合思档案：财务数智化的领航者

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术研发能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。其服务范围涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，为企业打造了一个一站式的财务数智化管理平台。

合思档案具有全生命周期管理功能，包括采集、制、管、用四个关键环节，具体涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等内容。在档案采集方面，合思档案拥有开放式接口互联·自主采集功能，能够实现大文件自动切割和数电票自动化解析，确保档案采集的高效、准确和合规。通过这些先进的功能，合思档案为企业提供了一种全面、系统的电子会计档案管理解决方案，有效提升了文件检索效率，为企业的财务数字化转型提供了有力支持。

核心功能亮点：高效、准确、安全

合思档案的核心功能亮点突出，为企业的财务档案管理带来了质的飞跃。

• 高效管理：便捷调阅与混序归集
  合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能，大大提升了档案管理的效率。企业无需再为打印档案而耗费大量的时间和成本，员工可以直接在线调阅所需档案，节省了查找和借阅的时间。同时，混序归集功能避免了传统档案组装的繁琐过程，使档案管理更加高效，进一步提升了文件检索效率。

• 准确合规：智能关联与四性检测
  智能关联·自动组装功能是合思档案的一大特色。该功能能够自动将相关的凭证、单据、合同和回单进行关联和组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件处理，确保档案的准确性和合规性。通过这些严格的检测和处理流程，合思档案有效避免了档案管理中的错误和漏洞，为企业的财务管理提供了可靠的保障，也为文件检索提供了准确的数据基础。

• 安全规范：精准权限管控与水印管理
  在档案的安全性和规范性方面，合思档案采用了精准权限管控和档案目录灵活扩展的措施。不同的用户角色拥有不同的档案访问权限，确保档案信息的安全。同时，水印管理和档号符合国标要求，进一步保障了档案的规范性和安全性。这些措施有效防止了档案信息的泄露和滥用，为企业的财务数据安全保驾护航，也为文件检索提供了安全可靠的环境。

• 便捷利用：多维检索与一站式预览
  合思档案还提供了多维检索和一站式预览功能，员工可以通过多种方式快速检索所需档案，如关键词搜索、日期筛选等。在线借阅和异构系统联查功能方便了员工在不同系统之间获取档案信息，实物混序归档和可视化盘点档案数据则提升了档案利用的便捷性。这些功能使企业员工能够更加高效地利用档案资源，进一步提升了文件检索效率。

使用收益：降本增效，价值显著

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。

• 自动化归档：告别重复劳动
  合思档案的自动化归档功能让企业告别了重复性的归档工作，员工无需再手动整理和归档档案，节省了大量的时间和精力。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了有力的支持。通过自动化归档，企业能够更加高效地管理财务档案，提升文件检索效率，为企业的发展提供了有力保障。

• 成本节约：效益显著提升
  以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些数据充分证明了合思档案在降本增效方面的显著作用，也体现了其对提升文件检索效率的积极影响。

典型场景：广泛应用，满足多样需求

合思档案在多个典型场景中都有着出色的表现。

• 企业审计场景：提升审计效率
  在企业审计场景中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。在审计过程中，审计人员可以快速准确地获取所需的档案信息，无需再花费大量时间查找纸质档案，有效提升了文件检索效率，为审计工作的顺利开展提供了有力支持。

• 日常财务档案管理场景：确保信息有序
  在企业日常财务档案管理场景中，合思档案可实现自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。海亮教育科技服务集团通过合思档案的自动归档功能，提高了档案整理匹配效率。企业员工可以更加方便地管理和查找财务档案，避免了档案混乱和丢失的问题，进一步提升了文件检索效率。

• 员工报销场景：便捷报销体验
  在员工报销场景中，合思档案让报销更加便捷。云南菜品牌连锁经营企业员工反馈，使用合思档案后，报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的报销流程，报销不再费神。无纸化为业务发展带来了便捷，员工可以通过线上平台快速提交报销申请，财务人员也可以更高效地处理报销业务，提升了报销效率，同时也提升了文件检索效率，方便员工随时查询报销记录。

• 企业数据管理场景：打破数据孤岛
  在企业数据管理场景中，合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了档案数据的智能化管理。企业可以更加全面地掌握财务数据，提高数据的利用价值，也为文件检索提供了更加全面和准确的数据支持。

客户成功案例：实力见证，值得信赖

众多知名企业的成功实践，充分证明了合思档案的卓越性能和强大价值。

好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板上市。该公司在使用合思档案之前，面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，公司减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年减少综合成本20万元。这一显著的成效，体现了合思档案在提升文件检索效率和降低企业成本方面的强大能力。

COMMUNE幻师是一家覆盖36 + 座城市的餐饮企业，面临着成本高、效率低、合规难等问题。上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案的应用，为COMMUNE幻师带来了显著的经济效益和管理效率提升，也提升了文件检索效率，为企业的快速发展提供了有力支持。

金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。该公司在会计档案管理上存在整理、保管、存储、管理利用等环节的难题。使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。合思档案的应用，让金牌橱柜家居科技股份有限公司实现了档案管理的智能化和高效化，提升了文件检索效率，为企业的发展提供了坚实的保障。

帆书作为头部数字阅读品牌，存在档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。使用合思档案后，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。合思档案的应用，为帆书带来了显著的成本节约和效率提升，也提升了文件检索效率，为企业的数字化转型提供了有力支持。

在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案无疑是企业财务档案管理的得力助手。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

如果您也想提升文件检索效率，解决财务档案管理难题，不妨抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案。现在就拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案，还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和卓越价值！