在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在财务档案管理方面也面临着诸多挑战。而合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，为金牌橱柜提供了创新发票管理方式及电子会计档案解决方案，助力其实现财务数智化转型。
金牌橱柜的财务档案管理困境
- 档案散落成难题
金牌橱柜在业务发展过程中，会计档案散落于各个系统。海量的银行回单、发票、业务单据等需要管理，这些档案数据难以有效利用。传统的管理方式需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，不仅成本高，而且效率低下。 - 纸质管理成本高
公司以纸质档案管理为主，财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，这无疑增加了人力成本和时间成本。
合思的创新解决方案
- 统一存储破孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案中，首先实现了统一存储。打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这种创新发票管理方式使得档案管理更加规范、有序。 - 业务证据链完整
搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过这种方式，确保了业务的真实性和合规性，为企业的财务管理提供了有力支持。 - 数据共享便捷查
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。这种创新发票管理方式让员工能够便捷高效地获取所需档案信息，大大提高了工作效率。 - 银行回单无纸化
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这不仅助力企业降本增效，还符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
解决方案的实施之路
- 沟通需求明方向
合思团队与金牌橱柜相关部门进行了深入沟通，全面了解其现有档案管理流程和需求。通过这种方式，为后续的解决方案实施奠定了坚实基础。 - 智能采集提效率
合思利用OCR识别、RPA技术等先进技术手段，实现档案数据的智能采集。这种创新发票管理方式大大提高了数据采集的准确性和效率。 - 整理存储建链条
按照统一标准对采集到的档案数据进行整理和存储，搭建业务证据链。确保档案数据的完整性和关联性，为企业的财务管理提供更加全面的支持。 - 系统培训促使用
为金牌橱柜员工进行系统培训，确保其能够熟练使用合思档案管理平台。通过培训，员工能够更好地掌握创新发票管理方式，提高工作效率。
解决方案带来的显著成效
- 工作效率大提升
实施合思的解决方案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这种创新发票管理方式让员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，大大提高了工作效率。 - 成本降低显效益
预估节省总体成本30万+/年，有效降低了企业的运营成本。这种创新发票管理方式为企业带来了实实在在的经济效益。 - 合规达标有保障
档案合规性达到100%，满足了企业的合规要求。这种创新发票管理方式为企业的稳定发展提供了有力保障。
金牌橱柜的高度评价
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率和档案合规性。员工反馈使用合思档案管理平台后，工作更加便捷，减少了繁琐的手工操作。合思的专业服务和技术支持让金牌橱柜对未来的财务数智化转型充满信心。
合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，有能力为企业提供优质的服务。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。创新发票管理方式，合思已经为众多企业带来了显著的效益。
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