在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证开具端基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收、报销、入账和归档难题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本，能有效提升企业的档案使用效率。
好想你：档案管理困境凸显
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归档难题耗费精力
好想你健康食品股份有限公司在业务发展过程中，面临着诸多档案管理方面的挑战。在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案都需要人工逐一核对，不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。这种繁琐的归档流程极大地降低了档案使用效率，让财务人员陷入了无尽的核对工作中。 -
查找不便限制效率
纸质档案的管理方式受限于时间和空间。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的纸质文件中耗费大量时间进行搜索。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得企业在需要档案信息时常常陷入被动。例如，在进行财务审计或业务决策时，不能及时获取所需档案，严重影响了工作的推进和决策的及时性，档案使用效率大打折扣。 -
成本高昂负担沉重
大量纸质档案的管理对空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作，人力成本居高不下。这些高昂的成本成为了企业发展的负担，也限制了企业在其他方面的投入，进一步影响了档案使用效率。 -
合规风险不容忽视
纸质档案管理办法在电子文件保存方面存在明显不足。无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，这显然不满足现代企业的管理要求。在合规性日益严格的今天，企业面临着因档案管理不合规而带来的风险，如罚款、声誉受损等。这种潜在的风险不仅影响了企业的正常运营，也对档案使用效率造成了负面影响。
合思档案：量身定制解决方案
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案为好想你提供了打破数据壁垒的解决方案。通过先进的技术手段，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键联查，就可以轻松获取相关的单据、发票、回单和凭证信息，无需再进行繁琐的人工核对。这一功能大大提高了工作效率，使得财务人员能够更加专注于核心业务，档案使用效率得到了显著提升。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思档案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，极大地提升了审计效率。审计人员可以快速准确地获取所需的档案信息，减少了查找和核对的时间。同时，自动组装的档案数据更加规范和准确，为审计工作提供了有力的支持，进一步提高了档案使用效率。 -
实物管理高效精准
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。查阅者只需查询电子档案，就可以准确地定位实物档案的位置。这种管理方式不仅提高了档案查阅的效率，还减少了实物档案丢失和损坏的风险。通过虚拟档案库房的管理，企业可以对档案进行更加精细化的管理，进一步提升了档案使用效率。
成效显著：数据见证价值
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人工耗时大幅减少
好想你在使用合思档案后，取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间进行的档案归档和核对工作，现在通过合思档案的自动化功能，轻松完成。这使得财务人员有更多的时间和精力投入到其他重要的工作中，提高了整体工作效率，档案使用效率也得到了质的飞跃。 -
总部管理耗时降低
总部接收档案的管理耗时减少了80%。合思档案的集中管理和数据共享功能，使得总部能够更加快速准确地获取各部门的档案信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，总部可以对档案进行统一的管理和监控，提高了管理的效率和准确性，进一步提升了档案使用效率。 -
借阅管理效率提升
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。通过合思档案的线上借阅功能，查阅者可以随时随地提交借阅申请，管理人员可以快速审批并提供电子档案。这种便捷的借阅方式不仅提高了借阅效率，还减少了纸质档案的借阅和归还流程，降低了档案损坏和丢失的风险，档案使用效率得到了进一步提高。 -
综合成本显著降低
预计好想你每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案在人力、空间和管理等方面的成本节约。通过减少人工耗时、降低总部管理耗时和借阅管理耗时，企业节省了大量的人力成本。同时，虚拟档案库房的使用减少了对实体档案室的需求，降低了空间成本。这些成本的节约使得企业能够将更多的资源投入到核心业务中，提升了企业的竞争力，档案使用效率的提升也为企业带来了实实在在的经济效益。
合思档案：引领电子会计档案新未来
合思档案的出现，为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营提供了有力支持。它让企业有限的资源得到更有效的利用，提升了档案使用效率，为企业的发展注入了新的动力。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在未来，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更加优质、高效的服务，帮助企业在数字化浪潮中脱颖而出。
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