在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务管理与档案管理面临着前所未有的挑战与机遇。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在档案管理领域的探索与变革，为众多企业提供了宝贵的借鉴。
金牌橱柜成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，荣膺国家认定“智能制造示范企业”的称号。其业务版图遍布全球，超4000家高端品牌专卖店闪耀各地，海内外5大专业生产基地有序运转，92家归档主体协同作业，企业人数达6000 +。然而，庞大的业务规模也带来了海量的财务数据，年记账凭证保存量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量为177744张，年发票量为123247张。如此巨大的数据量，让记账凭证保存及相关档案管理工作成为了企业运营中的一大难题。装订配耗时预估为66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估为180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。这些高昂的成本和漫长的时间消耗，严重影响了企业的运营效率和经济效益。
档案管理迷雾：金牌橱柜的旧困局
在记账凭证保存及整个档案管理方面，金牌橱柜面临着诸多困境。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程耗费了大量的人力和时间。每一张记账凭证保存都需要经过重重工序，效率低下且容易出错。
保管环节，财务部门临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这种交接过程不仅增加了管理的复杂性，还容易导致档案的丢失或损坏。
存储环节，公司采用独立档案室管理，存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量急剧增加，有限的存储空间变得捉襟见肘。而且，纸质档案容易受到火灾、水灾、虫害等自然灾害的影响，存在较大的安全隐患。
在管理利用方面，公司以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查。这种传统的管理方式不仅效率低下，而且难以满足企业对数据快速查询和分析的需求。在记账凭证保存及利用上，无法及时为企业的决策提供有力支持。
合思妙方：开启档案管理新纪元
面对金牌橱柜在记账凭证保存及档案管理方面的难题，合思公司凭借其先进的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套解决方案。
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统一存储：打破数据孤岛
合思打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成了美丽的项链，让记账凭证保存及相关档案数据变得有序且易于管理。通过统一的平台，企业可以对所有档案进行集中管理，提高了数据的安全性和可用性。 -
业务证据链完整：构建业财一体桥梁
合思搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。每一张记账凭证保存都与相关的业务单据、合同等建立了紧密的联系，形成了完整的业务证据链。这样一来，企业在进行财务审计和决策分析时，可以快速准确地获取相关信息，提高了工作效率和决策的科学性。 -
数据共享：一站式查阅无忧
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的记账凭证保存及相关档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新举措
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。合思的解决方案让银行回单的处理变得简单快捷，不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和及时性。在记账凭证保存过程中，银行回单的无纸化管理为企业带来了实实在在的效益。
方案落地：合思技术驱动变革
合思利用自身强大的技术优势，通过开放式接口互联等方式采集档案数据。在记账凭证保存及相关档案数据采集过程中，确保数据的准确性和完整性。然后，对采集到的数据进行智能关联和自动组装，将分散的数据整合在一起，形成完整的档案信息。
同时，合思设置了精准权限管控和灵活的档案目录扩展。不同的工作人员根据其工作职责和权限，只能查看和操作相应的档案信息，确保了数据的安全性。灵活的档案目录扩展功能，使得企业可以根据业务的发展和变化，随时调整档案管理的结构和内容。通过这些措施，合思推动了方案的逐步落地，为金牌橱柜的档案管理带来了实质性的改变。
成果闪耀：效益提升立竿见影
合思的解决方案在金牌橱柜的实施取得了显著的成果。
在记账凭证保存及档案匹配方面，耗时减少了84%。原来繁琐的手工匹配工作，现在通过系统的智能关联和自动组装，大大缩短了时间。工作人员可以将更多的精力放在数据分析和决策支持上，提高了工作效率和质量。
档案查询耗时减少了80%。一站式查阅功能让工作人员可以快速准确地找到所需的档案信息，不再需要人工逐一翻查。这不仅节省了时间，还提高了工作的准确性和可靠性。
预估节省总体成本30万 +/年。通过银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等措施，企业在记账凭证保存及档案管理方面的成本大幅降低。这些节省下来的成本可以投入到企业的其他业务领域，为企业的发展提供了更多的资金支持。
档案合规性达到了100%。合思的解决方案严格遵循相关法律法规和企业内部管理制度，确保了记账凭证保存及档案管理的合规性。在面对审计和监管时，企业可以更加从容自信。
客户盛赞：合思方案价值凸显
金牌橱柜相关负责人表示，合思的解决方案极大地提升了公司档案管理的效率和合规性，节省了大量成本，为公司的数字化转型提供了有力支持。在记账凭证保存及整个档案管理过程中，合思的方案让工作变得更加轻松高效，为企业的发展注入了新的动力。
携手合思：开启财务数智化新征程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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