合思档案：破解数电票时代财务档案管理难题

在当今企业发展的浪潮中，数电票正以前所未有的速度快速扩张。根据规划，2025年将完成数电票的全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色都面临着各自的困扰。企业高管要应对纸质档案管理成本巨大、储存占地且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要在海量的档案数据中花费大量时间进行整理，手动匹配核对的工作枯燥又繁复；业务人员也觉得报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，对档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，但电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了有效的应对之策。

领先方案 满足多元需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，满足不同企业的档案管理需求。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高。会计档案无需打印，就能做到应收尽收，保证档案数据完整、真实、合规，满足票据合规要求。

档案扩展解决方案可以自定义档案类型，进行全流程扩展管理。它通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足票据合规要求。

证据链完整性解决方案借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，满足票据合规要求。

强大功能 助力高效管理

合思档案拥有丰富的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，满足票据合规要求。

智能制档通过规则引擎，自动组装会计档案。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，满足票据合规要求。

档案管理具备权限管理和精准管控功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。此外，它还支持档案目录灵活扩展，可进行自定义档案目录分类、字段维护等，满足票据合规要求。

档案应用实现了多维检索，能满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览，穿透联查，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，满足票据合规要求。

核心亮点 凸显独特价值

合思档案具有显著的核心亮点，如降本增效、合规管理、数据价值挖掘等。

在降本增效方面，合思档案能让企业更有效地“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案无需打印，能节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，满足票据合规要求。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，满足票据合规要求。

合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，满足票据合规要求。

同时，合思档案符合国家政策要求，实现了电子会计档案合规性管理，满足国家对电子会计档案管理的相关政策要求。它具备灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对数电票等变化，满足票据合规要求。

价值体现 惠及各方角色

从不同角色的角度来看，合思档案对企业有着重要的帮助。

对于CEO/高管而言，合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，满足票据合规要求。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率，满足票据合规要求。

对于外部审计人员，审计无需进入档案室，通过合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，满足票据合规要求。

典型场景 展现实用价值

合思档案在多个典型场景中都能发挥重要作用。

在企业日常档案管理中，合思档案可实现电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用。多维检索能满足多场景查询需求，一站式预览可穿透联查多种类型凭证票据，档案借阅服务实现借阅过程透明化，满足票据合规要求。

在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。审计人员还可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，满足票据合规要求。

成功案例 见证卓越成效

多个企业的实践证明了合思档案的有效性。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现、管理自动化、企业成本降低等成效，满足票据合规要求。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，达到了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等管理成效，满足票据合规要求。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了大量成本，满足票据合规要求。

某教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，满足票据合规要求。

市场定位 彰显领先优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉。

它具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，满足票据合规要求。

合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，满足票据合规要求。

其自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票等变化，满足票据合规要求。

合思档案能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，助力企业实现业财融合，是企业数字化建设的必然选择。随着企业数字化转型的不断推进，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质的服务，在企业的财务管理和数字化发展中发挥更加重要的作用。

企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，开启高效、合规、绿色的财务档案管理之旅，提升企业的竞争力和可持续发展能力。如果您想了解更多关于合思档案的信息，可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序等方式联系合思。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它的强大功能和卓越价值。