合思档案：开启企业差旅报销环节数字化档案管理新时代

在当今企业运营中，差旅报销环节的档案管理问题日益凸显。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境。财务人员则为档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配核对的枯燥繁复工作而烦恼，工作热情逐渐消磨。业务人员在差旅报销时，纸质票据留存再上交的繁琐流程，也耗费了大量时间。同时，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

面对这些痛点，合思档案应运而生，为企业差旅报销环节及整体档案管理带来了全新的解决方案。

合思档案：科技赋能的财务数智化先锋

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的明星产品。该公司创立于 2014 年，多年来一直专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，是一家实力雄厚的科技公司。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，聚合了商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思还是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思在多地设有研发中心和直营服务网络。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，成功实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

使命愿景：携手企业实现档案管理变革

企业的数智化转型是一场全方位的变革，不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转变。合思档案不止是一款电子档案管理产品，而是管理与服务的深度融合，旨在与企业携手碰撞出协作的价值。

合思档案致力于助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。在差旅报销环节，它能让企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，深度挖掘会计档案的价值。坚持“客户至上”原则，合思档案聆听用户需求，不断进行产品迭代，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效。

通过提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，合思档案能满足企业不同场景下的档案管理需求，尤其是在差旅报销环节，助力企业实现业财融合。

模块功能：全生命周期的档案管理利器

合思档案拥有丰富的功能模块，涵盖发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

它提供电子会计档案全生命周期管理。在差旅报销环节，从智能采集开始，外部生态包括规则引擎、业务映射等，内部包括 EAI 插件、API 接口等，能自主采集数据；预归档服务实现自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务提供身份调查、全文检索等；统计分析可进行进销项统计、资金统计等；应用层还包括辅助审计、证据方案库等。

合思档案具有强大的多源采集功能。接口互联可自主采集，支持自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集、自主补录，如在差旅报销的发票处理中，单张 PDF 大文件多张回单/发票可自动切割，还能自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

其智能制档能力更是突出。在差旅报销相关的档案处理中，通过规则引擎自动组装，不同系统、类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查询分析。

功能亮点：创新引领差旅报销档案管理新潮流

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在差旅报销环节优势显著。它便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现了业务流转 → 财务入账 → 档案采集 → 档案制档 → 档案管理 → 档案利用的全流程管理。电轨运行时线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档效率更高。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。在差旅报销中，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。在差旅报销环节，依照规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。在差旅报销涉及数电票时，支持 9 类电子凭证相关操作，实现数电票全流程闭环管理。

产品优势：降本增效合规的得力助手

合思档案为企业解决内外交困的档案管理问题，在差旅报销环节同样成效显著。它能 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保 100%管理合规性。

应收尽收，“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性。在差旅报销档案管理中，双模检测实现归档即合规，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在差旅报销环节，100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。

它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

目标用户与应用场景：精准覆盖差旅报销全流程

在差旅报销环节，不同岗位的用户都能从合思档案中受益。
CEO/高管：合思档案能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。在差旅报销相关决策中，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务：在差旅报销的档案管理工作中，合思档案提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
外部审计：在涉及差旅报销的审计工作中，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案的应用场景涵盖企业的日常档案管理、审计、报销、数电票处理等多个环节。在差旅报销环节，企业在处理报销业务时，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等的关联匹配和完整管理；在审计时，审计人员可通过系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询等操作。

成功案例：见证合思档案的卓越成效

众多企业在差旅报销环节及整体档案管理中，通过合思档案实现了显著的优化和提升。
海亮教育表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。”在差旅报销环节，也实现了高效的数字化管理。
徐福记称：“我司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”差旅报销的档案管理也变得更加便捷高效。
中交水规院反馈：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”在差旅报销档案管理方面也取得了良好效果。
金牌橱柜提到：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”差旅报销环节的档案查阅和管理也变得更加轻松。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现全面数字化转型，尤其是在差旅报销环节，提供领先的单套制解决方案和多种场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，帮助企业解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

众多企业已经通过合思档案实现了档案管理的优化和业务的提升，如在业财一体、管理自动化、流程精简等方面取得了显著成效。企业可以借鉴这些成功经验，选择合思档案开启数字化档案管理之旅。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com。如果您想进一步了解合思档案在差旅报销环节及其他方面的强大功能，不妨点击网站链接免费试用，开启企业档案管理的全新篇章。