合思档案：破解企业财务档案管理难题，助力数字化转型

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度扩张。政策的推动让电子会计档案和凭证的法律效力得到充分肯定，电子凭证全流程标准化无纸化处理成为大势所趋。2025 年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，企业在财务档案管理方面却面临着诸多痛点。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着不同的困境。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员每天要面对海量档案数据，手动匹配核对的工作既枯燥又繁复；业务人员报销纸质票据时，繁琐耗时的流程让他们苦不堪言。同时，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室、档案柜等存储空间；高隐形成本则是手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。即便企业在推行数字化过程中，通过 OA、资金等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存和数据存储线下载体问题仍未得到解决，严重影响了企业的全面数字化进程。对于企业财务审计来说，这些问题也增加了审计的难度和风险。

合思档案：一站式财务档案管理良方

合思档案针对企业财务档案管理痛点，提供了一套全面的解决方案。它不仅提供领先的单套制解决方案（标准方案），还有六大场景解决方案。通过广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营。在企业财务审计中，这些数据资产和合规管理能够为审计提供有力支持，降低审计风险。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在企业财务审计过程中，透明的档案流转和高效的档案管理能够让审计工作更加顺畅。

对于外部审计人员，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通补充资料，大大提高了审计工作的效率。

功能模块：全面专业的财务档案管理体系

合思档案的功能模块涵盖了多个方面，展现出其全面性和专业性。

内部产生的财务资料丰富多样，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等。外部系统涉及核算系统（如费控系统，运用 OCR 识别、RPA 技术、银行直联、影像设备等）、资金系统（OA 系统、CRM、SRM）。业务层涵盖银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层。智能采集方面，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有 EAI 插件、API 接口等；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理包括档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等；应用层包括辅助审计、证据方案库等。在企业财务审计中，这些功能模块能够提供全面准确的财务档案信息，为审计提供可靠依据。

多源采集支持接口互联，通过自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎自动组装核心会计凭证，实现系统与系统强关联规则和业务性弱关联规则，减少 90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化；字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员查询和分析。这些功能在企业财务审计中能够提高审计效率，减少审计误差。

核心亮点：合规高效创新的典范

合思档案具有诸多核心亮点。它是领先的单套制电子会计档案管理平台，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用全流程闭环管理。这一模式为企业解决了内外交困的档案管理问题，可节约 70%纸张成本、75%整理成本，提升 90%检索效率，保证 100%管理合规性。在企业财务审计中，合规高效的档案管理能够确保审计工作的顺利进行。

具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系进行可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测可基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。这一检测方案在企业财务审计中能够有效保障审计数据的质量。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在企业财务审计中，大数据解决方案能够快速准确地获取审计所需的数据。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现归档接口配置化。这一方案在企业财务审计中能够满足不同审计需求，提高审计的全面性。

企业价值：降本增效数据驱动决策

合思档案为企业带来了显著的价值。首先是显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，降低企业在纸张、整理、存储等方面的成本。在企业财务审计中，降低成本也意味着审计成本的降低。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业全面数字化。在企业财务审计中，全面数字化的档案管理能够让审计工作更加全面深入。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供有力支持。在企业财务审计中，有价值的数据能够为审计结论提供有力支撑。

资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在企业财务审计中，高效的管理能效能够提高审计效率和质量。

典型场景：广泛适用满足多样需求

合思档案具有广泛的适用性，能够满足不同企业的需求。

对于集团型企业，共享中心统建时，可解决档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题，实现档案管理标准化落地。在企业财务审计中，标准化的档案管理能够提高审计的准确性和效率。

企业在面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等情况时，可通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果。在企业财务审计中，电子化的档案管理和高效的流程能够为审计提供便利。

当企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范等，可采用单套制管理方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在企业财务审计中，完整的业务证据链和全生命周期管理能够确保审计的全面性。

对于业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题的企业，可通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理等方案，简化会计管理流程，提高工作效率。在企业财务审计中，简化的会计管理流程能够提高审计效率。

成功案例：实力见证效果显著

合思档案已经在众多企业中取得了成功。

海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。在企业财务审计中，高效的凭证自动化能够提高审计效率和准确性。

徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。在企业财务审计中，无纸化和高效的管理能够为审计提供便利。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统的便利性和安全性给予肯定。在企业财务审计中，低成本和安全便利的档案系统能够提高审计质量。

某企业年单据量 2.6 亿，使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。在企业财务审计中，高效的数据关联和管理能够提高审计效率。

市场定位与差异化优势：独具竞争力

合思创立于 2014 年，是专精特新企业，已累计融资超 15 亿元人民币，服务 6000 + 企业客户，是福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入；符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理；拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的需求，及时应对变化。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案在档案扩展解决方案中，可通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，档案目录配置化，无需代码开发，档案管理范围可自定义扩展。这些优势在企业财务审计中能够为审计提供更全面、准确、高效的支持。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。

如果您的企业也想解决财务档案管理难题，提升企业财务审计效率和质量，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用合思档案，体验其强大的功能和卓越的服务。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，欢迎企业咨询合作。