合思档案：破解企业财务档案管理难题

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直接面对新的难题，信息化建设的短板亟待弥补。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困扰。企业高管被纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用等问题所困扰。财务人员则需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且繁重。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。

纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，需要大量的档案室和档案柜等存储空间；还存在高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；更存在高合规风险，例如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

虽然国家政策支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，但企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节仍然未能解决纸质文件储存的问题。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了新的思路和方法。电子发票法规解析是企业在处理数电票等电子发票时必须面对的重要内容，合思档案能够助力企业更好地理解和遵循相关法规。

合思档案的多元解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，全面满足企业在不同场景下的档案管理需求。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

大数据解决方案展现出强大的能力，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。

数电票解决方案积极响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准在企业深入推广。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作。在电子发票法规解析方面，该方案能帮助企业准确处理数电票相关业务，确保合规性。

实物备查解决方案可智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，对实物档案进行全流程管理定位。其服务场景涵盖打标、到单、装盒、上架等，支持集团共享、批量作业，管理方式极简，还符合低碳环保理念。电子发票法规解析在实物备查过程中也起着重要作用，确保相关操作符合法规要求。

全生命周期管理功能概览

合思档案具备电子会计档案全生命周期管理的各项功能。在智能采集方面，外部生态可通过规则引擎、业务映射等方式进行采集，内部则可通过EAI插件、API接口等方式采集。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能。基础管理涉及档号管理、档案储存等方面。档案服务包括身份调查、实物管理方案等。

多源采集方式灵活多样，既支持接口互联、自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集、自主补录，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在电子发票法规解析的指引下，这些采集方式能确保数据的合规性和准确性。

智能制档通过规则引擎自动组装核心会计凭证，实现系统与系统强关联规则、业务性弱关联规则，可减少90%的人工匹配工作量，还能通过字段映射让查询更加便捷。档案管理具备完善的权限管理功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式。在处理电子发票相关档案时，严格遵循电子发票法规解析的要求。

核心亮点凸显价值

合思档案具有显著的降本增效优势。它能够让企业更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档方式，档案无需打印，可节约纸张成本和整理成本，同时提升检索效率，确保管理合规性。在电子发票法规解析的框架下，这种降本增效的方式更加符合企业的合规需求。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，它能够补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。通过合思档案，企业的数据能够真正“活起来”，从数据到决策，实现档案数据的有效利用，提升数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到显著提升。

企业所需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统。合思档案能够实现100%自动归档，强大的规则匹配能力减少了人工介入。它符合国家政策要求，具备接收管理数电票的能力，并且能够持续迭代，始终紧跟电子发票法规解析的最新要求。

不同角色的价值体现

对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在电子发票法规解析的保障下，企业的决策更加科学合理。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控、分析，使他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。在处理电子发票相关档案时，严格遵循电子发票法规解析的规定。

对于外部审计人员，审计无需进入档案室，实现档案外审在线化、可溯源。他们可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。电子发票法规解析确保了审计过程的合规性。

典型使用场景展示

多维检索是合思档案的一大特色功能。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，能够满足“导入式”批量检索需求。在电子发票法规解析的框架下，这种检索方式能够快速准确地找到符合法规要求的档案。

一站式预览功能可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。在处理电子发票相关业务时，这种预览方式有助于企业更好地理解和遵循电子发票法规解析。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。这些功能都严格遵循电子发票法规解析的要求。

成功案例见证实力

某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。在这个过程中，电子发票法规解析为数据处理和管理提供了重要的指导。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子发票法规解析确保了该方案的合规性和有效性。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在处理电子发票相关档案时，严格遵循电子发票法规解析。

某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案简化了会计管理流程，提高了工作效率，形成多向、网状管理结构。电子发票法规解析为该集团的档案管理提供了重要的合规保障。

市场定位与差异化优势

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户。合思获得福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思自主研发工具包，在数电票管理方面具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放。在电子发票法规解析的领域，合思档案凭借其专业的技术和强大的功能，能够为企业提供更加可靠的支持。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息。行动起来，选择合思档案，让企业的财务档案管理更加合规、高效、智能，实现降本增效和数字化转型的目标。现在就可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。