在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票正以前所未有的速度改变着企业的财务生态。据规划，2025年数电票将实现全覆盖，这无疑给企业的财务档案管理带来了全新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理困境。对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员更是深受其苦，面对海量的档案数据，整理工作耗时耗力，需要手动逐一进行匹配、核对和确认，工作枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本极高，同时还需要大量的档案室和档案柜来提供存储空间，这是高显性成本。而手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用，这属于高隐形成本。另外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，企业面临着高合规风险。
尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临，但在推行数字化的过程中，企业在归档、储存环节仍然存在纸质文件储存问题。企业需要保证档案的原生性，以确保财务档案管理的合规性，最终实现全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是企业档案管理困境中的一把“金钥匙”，为企业解决档案管理难题提供了重要的支持。
合思档案：一站式档案管理方案
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
其领先的单套制电子会计档案管理平台具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。该平台涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案更是强大，它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可以灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。
数电票解决方案为企业提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现了实物档案的免组装和全流程管理，企业可以通过线上定位快速关联线下实物。有了合思档案的这些解决方案，企业在面对复杂的档案管理场景时能够更加从容应对，财务合规检测也能更加顺利地进行。
核心功能：高效、合规、低成本的秘诀
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多源采集：灵活集成数据
合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业的个性化需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持手动采集和自主补录，通过多种便捷的手动数据补录方式进行处理。这种灵活的采集方式，为企业的财务合规检测提供了全面、准确的数据基础。 -
智能制档：释放人力价值
智能制档是合思档案的一大亮点。它通过规则引擎自动组装，实现了会计档案关联规则的可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，方便财务人员掌握工作进度。通过字段映射，查阅变得更加便捷，完成多档案类型的业务字段映射后，财务人员查询更直接，分析更高效。智能制档在提高工作效率的同时，也有助于提升财务合规检测的准确性。 -
专用格式：降低存储成本
合思档案的专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它可以摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业的档案存储成本。而且，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。在降低成本的同时，也为财务合规检测提供了更便捷的存储和查询方式。 -
双模式检测：保障财务合规
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务合规检测提供了有力的保障。
实际案例：见证合思档案的卓越成效
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海量单据企业：实现业财一体
有一家某年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，各项数据指标表现良好，如凭证总量14W +、单据总量50W +等。在这个过程中，合思档案的财务合规检测功能确保了企业财务数据的合规性。 -
集团型企业：标准化与合规并进
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案的财务合规检测功能在保障企业财务合规方面发挥了重要作用。 -
多系统互联企业：高效整合数据
一家多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等痛点。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案的财务合规检测功能确保了企业在数据整合过程中的财务合规性。 -
教育集团企业：简化管理流程
中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现了智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案的财务合规检测功能为教育集团的财务合规提供了保障。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其广泛的连接能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不同阶段的电子会计档案管理需求。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可以放心选择。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的高效、合规的档案管理，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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