在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同璀璨的信号灯，标志着我国电子凭证开具端已基本实现数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
电子凭证全流程无纸化，无疑是财务数智化的必行之路。它就像一把神奇的钥匙，不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的重重困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了时代的机遇，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业中的深度应用和丰富的案例经验，合思精心挑选了各行各业的优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业的数字化转型提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料，尤其在内部审计管理方面有着重要的指导作用。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，凭借着对红枣产业的执着与创新，于2011年成功在深交所中小板上市，成为了红枣行业的领军企业。然而，随着公司业务的不断拓展和规模的日益壮大，在内部审计管理以及档案管理方面，好想你逐渐面临着诸多棘手的问题。
首先是归档难题。在传统的财务归档流程中，财务人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数字都需要反复确认，这不仅效率低下，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，在内部审计管理过程中就会出现证据缺失的问题，给审计工作带来极大的困扰。
其次是查找缓慢。纸质档案的管理受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。财务人员可能需要在堆积如山的档案中翻找半天，才能找到所需的资料。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在内部审计管理需要快速获取相关资料时，严重影响了审计的效率和准确性。
最后是成本居高不下。大量的纸质档案管理，对存储空间和人力的要求都非常巨大。公司需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，也在一定程度上影响了内部审计管理的效益。
合思档案：破解难题的智慧之钥
面对好想你在档案管理和内部审计管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为好想你量身定制了一套全面的解决方案。
打破壁垒，数据同源。合思档案实现了数据的统一管理和共享，为财务人员提供了便捷的利用方式。通过一键联查功能，财务人员可以快速准确地获取相关的单据、发票、回单和凭证信息，无需再进行繁琐的人工核对。这不仅大大提高了工作效率，还为内部审计管理提供了更加准确和完整的数据支持。在内部审计管理过程中，审计人员可以通过合思档案系统快速调取所需的数据，进行全面、深入的审计分析。
自动组装，审计便捷。合思档案采用了先进的技术，实现了档案数据的自动组装。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以直接在系统中查看和分析档案数据，无需再花费大量时间去整理和核对纸质档案。同时，系统还提供了详细的审计线索和报告功能，方便审计人员进行内部审计管理工作，确保审计工作的准确性和规范性。
实物高效管理。合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的完美匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案管理的成本和风险。在内部审计管理中，审计人员可以通过电子档案快速找到对应的实物档案，进行实地核查，确保档案的真实性和完整性。
显著成效：降本增效的精彩蜕变
好想你在应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果，尤其是在内部审计管理方面得到了极大的提升。
在人工耗时方面，减少了90%。原本需要大量人力和时间来完成的档案管理和内部审计管理工作，现在通过合思档案系统可以快速、准确地完成。财务人员和审计人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和质量。
总部接收管理耗时减少了80%。合思档案系统实现了数据的实时共享和传递，总部可以及时获取各部门的档案信息，无需再等待纸质档案的传递和整理。这不仅提高了总部的管理效率，还加强了对各部门的监督和管理，为内部审计管理提供了更加及时和准确的数据支持。
借阅管理减少了67%的管理耗时。通过合思档案系统的电子化借阅管理功能，借阅者可以在线申请借阅档案，管理人员可以快速审批和处理借阅请求。同时，系统还可以实时跟踪档案的借阅情况，确保档案的安全和及时归还。这大大提高了借阅管理的效率，也为内部审计管理提供了更加便捷的档案借阅服务。
在成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于合思档案系统减少了纸质档案的使用和管理成本，以及提高了工作效率所带来的间接成本降低。这些成本的节约可以让企业将更多的资金投入到核心业务的发展中，提升企业的竞争力，同时也为内部审计管理提供了更加坚实的经济基础。
合思档案：引领电子会计档案未来
合思档案的成功应用，充分证明了其在帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营方面的强大能力。在内部审计管理中，合思档案系统为企业提供了准确、及时、完整的数据支持，提高了审计效率和质量，确保了企业的合规经营。
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，电子会计档案全流程无纸化时代已经全面到来。企业应紧紧抓住这一历史机遇，积极推动数字化和绿色化的协同转型。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
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