合思档案：引领数电票系统下企业财务档案管理数字化转型

在当今企业财务数字化转型的浪潮中，财务数智化服务的重要性愈发凸显。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。自2014年创立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业。公司秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在财务数智化服务中扮演着至关重要的角色。它可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业财务档案管理带来全新的解决方案。

数电票扩张：企业财务档案管理新挑战

2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。在收票方面，多项政策明确了电子发票接收的合法合规性，如2016年1月1日起施行的财政部、国家档案局令第79号，肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可仅以电子形式归档。在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题。财务人员则需处理海量档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间。

此外，企业还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

财务档案管理痛点剖析

• 成本之痛：资源浪费的枷锁
  纸质档案管理的高显性成本如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求不断增加，严重浪费企业资源。

• 效率之殇：内部协作的滞后
  高隐形成本导致企业内部协作滞后。手工装册归档的重复性工作，不仅耗费大量人力，还使得查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用，影响了企业的运营效率。

• 合规之险：财税管理的隐患
  高合规风险成为企业财税管理的隐患。电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些都使得企业难以确保财务档案管理的合规性，影响了企业的全面数字化进程。

• 数字化困境：归档储存的难题
  企业在推行数字化过程中，虽通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍面临纸质文件储存问题，数据存储线下载体无法保证档案原生性，难以确保企业财务档案管理合规，阻碍了企业全面数字化的步伐。

合思档案：全面创新解决方案

合思档案针对企业在财务档案管理中遇到的痛点，提出了全面而创新的解决方案。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它能为CEO/高管沉淀数据资产、保障合规管理、提升企业财务档案利用效率、挖掘财务档案数据价值；为归档员/财务提高工作效率、实现档案数据同源、轻松完成档案管理；为外部审计实现档案外审在线化、可溯源、一键查询借阅、权限一键下放/回收。

合思档案的解决方案具有诸多优势。它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力可最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，可进行电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且及时应对变化。

在解决企业内外交困的档案管理问题上，合思档案成效显著。可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。

核心模块：功能优势尽显

• 大数据解决方案：海量数据高效处理
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，具备海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 档案扩展解决方案：自定义管理全流程
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。同时支持财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类的业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等。

• 共享调阅解决方案：满足精细查询需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示。

竞争优势：技术服务合规领先

与其他产品相比，合思档案在技术、服务、合规性等方面具有显著的竞争优势。

合思档案拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票系统管理要求的特殊性。

它具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，是企业全面数字化收尾的“兜底”系统，而其他产品可能在连接能力上有所欠缺。

合思档案能实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，相比一些需要大量人工操作的产品，效率更高。

合思档案是符合国家政策要求的档案系统，在电子会计档案合规性管理方面表现出色，满足国家对于电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，能保障企业财务档案管理合规。

成功案例：见证应用价值

• 案例一：某企业降本增效新突破
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，企业成本降低，财务人员增效。

• 案例二：集团型企业管理新变革
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：企业合规管理新保障
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：教育集团效率提升新典范
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

服务体系：全方位服务保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供广泛的本地化服务支持。

合思档案拥有完善的功能模块和管理流程，可实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，从档案采集、制档、管理到利用等各个环节都有专业的服务和技术支持。

合思档案提供多源采集方式，包括接口互联自主采集和手动采集自主补录，可满足不同企业的采数需求。同时，在智能制档方面，通过规则引擎自动组装和字段映射查阅便捷等功能，提高档案管理效率和准确性。

在档案管理方面，合思档案提供权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等功能；在档案应用方面，提供多维检索、一站式预览、穿透联查等服务，还支持档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，为客户提供全方位的档案管理服务。

结语：选择合思档案，开启数字化转型之旅

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。而合思档案具备广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等优势，是企业的理想选择。

众多成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案，可借助其先进的产品和服务，提升财务档案管理水平，挖掘财务档案数据价值，在激烈的市场竞争中占据优势。如果您想体验合思档案的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化转型之旅。