在企业数字化转型的浪潮中，某世界 500 强旗下的教育服务品牌凭借合思提供的方案，成功实现了文档归档流程的变革。该企业年均处理 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单，通过合思方案达成了电子会计档案的线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。
经过试点改造，企业的财务数据自动化率提升至 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能大幅跃升。同时，财务会计档案电子化改造还大幅节约了物理存储空间和维护成本，为企业的发展减轻了负担。
企业困境：传统文档归档流程的重重枷锁
该教育服务品牌业务广泛，拥有多个业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，数据无法互通，使得结构化数据的提取困难重重。在电子发票处理方面，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档需要占用大量的物理空间，还需安排专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作耗费了大量时间，且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，过程费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，不能多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思破局：全生命周期电子化会计档案管理方案
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，有效解决了文档归档流程中的诸多难题。该方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，为企业提供了灵活的数据采集途径。自动归档具备智能组单、四性检测等功能，全面涵盖电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等环节，实现了文档归档流程的自动化和智能化。
会计类档案管理范围广泛，不仅包括内部的凭证、订单、会计账薄等，还涵盖外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，满足了企业多样化的档案管理需求。
显著成效：数字化转型下文档归档流程的优化
合思方案加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。通过该方案，档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的使用效率。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，彰显了其在数字化转型方面的卓越成就。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
目前，企业的财务作业自动化率已达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。这充分证明了合思方案在提升财务作业自动化水平方面的显著成效，也体现了其对文档归档流程的优化作用。
客户认可：合思方案带来的切实价值
该企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年，与合思合作建设电子档案系统后，对合思的方案表示高度认可。合思方案显著提升了企业的财务管理效率，降低了管理成本，让企业在文档归档流程方面实现了质的飞跃。
未来展望：深化合作共铸文档归档流程新辉煌
企业预计到 2024 年自动化率将超 97%，未来双方可能继续深化合作。通过进一步优化文档归档流程，提升财务管理水平，为企业的持续发展提供更强大的支持。
如果您的企业也面临着文档归档流程繁琐、效率低下等问题，不妨尝试合思方案。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，有能力为企业提供优质的解决方案。现在，您可以拨打 400 – 105 – 6505 联系合思，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还能享受免费试用服务，开启高效财务管理之旅。
