在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点。电子凭证接收、报销、入账和归档等环节困难重重，给企业的财务管理带来了巨大挑战。同时，传统的纸质档案管理方式也存在着诸多弊端。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等工作，不仅占用了大量的库房人员管理成本，而且借阅流程及实物借出也十分繁琐。此外，纸质档案查找困难，受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。像金牌橱柜家居科技股份有限公司每年在提供实物稽查时，都需要人工逐一翻查，效率低下。并且，纸质档案管理成本高昂，对空间和人力的要求巨大，如COMMUNE幻师的档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决档案管理难题提供了有效的途径。接下来，让我们深入了解一下合思档案的魅力所在。
合思档案：科技赋能财务数智化
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思。
基于强大的实力和丰富的经验，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，有效解决企业在记账凭证保存等档案管理方面的难题。
核心功能亮点：打造高效档案管理体系
合思档案具有众多令人瞩目的核心功能亮点，能够为企业打造高效的档案管理体系。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。它支持智能采集，通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，快速准确地采集档案信息。同时，提供预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等一应俱全。在基础管理方面，涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能；档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，全方位满足企业的档案管理需求，为记账凭证保存提供了有力保障。
开放式接口互联，自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。合思档案还具备智能关联、自动组装功能，能够进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。这些功能使得档案管理更加智能化、自动化，提高了工作效率，确保记账凭证保存的准确性和完整性。
精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。多维检索，一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。通过这些功能，企业可以对档案进行严格的权限管理，确保档案信息的安全，同时方便快捷地进行档案查询和使用，让记账凭证保存更加安心。
用户收益：降本增效显著提升
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
不同企业使用合思档案后在效率提升和成本节约方面都取得了显著成效。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年；COMMUNE幻师纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些数据充分证明了合思档案在记账凭证保存以及整体档案管理方面的强大优势。
典型场景：满足多样化需求
合思档案适用于多种典型场景，能够满足企业多样化的需求。
在财务审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，高效合规。而且内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率，确保记账凭证在审计过程中的准确调用和审查。
日常报销场景中，员工报销再也不需要打印任何单据，告别了复杂的流程，报销不再费神。无纸化为业务发展带来了便捷，如云南菜品牌连锁企业员工反馈使用合思档案后报销体验大幅提升，让记账凭证的流转更加顺畅。
档案查阅场景中，合思档案支持多维检索，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，能快速定位所需档案。金牌橱柜家居科技股份有限公司实现了一站式查阅，档案查询耗时减少了80%，方便企业快速找到所需的记账凭证。
客户成功案例：见证卓越成效
众多企业通过使用合思档案取得了成功，下面为大家分享几个典型的客户成功案例。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破了信息壁垒，实现了数据同源，能够一键联查，大大提升了工作效率。自动组装功能方便了审计工作，借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，提高了实物管理效率，减少了人工耗时和综合成本，让记账凭证保存和管理更加科学高效。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足了内审需求，取得了显著的降本增效成果，确保了记账凭证等档案的有效管理和利用。
云南菜品牌连锁企业通过合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，实现了全面无纸化管理，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，达成了100%的合规降本，让记账凭证的处理更加规范和高效。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而档案管理作为企业财务管理的重要组成部分，对于企业的发展至关重要。合思档案能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，为企业的可持续发展提供有力支持。
如果您的企业也正在为记账凭证保存等档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案。现在就拨打400 – 105 – 6505，或者访问www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案和更多案例，还可以免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
