合思档案管理平台：解锁企业财务档案数字化转型新密码

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其领先的单套制电子会计档案管理平台——合思档案，为企业财务档案管理带来了全新的解决方案。

随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票在收票和开票方面均呈现出快速扩张的态势，多项政策肯定了电子发票接收的合法合规性，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代档案管理痛点剖析

• 成本之殇
  企业高管在纸质档案管理方面可谓苦不堪言。纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要大量的存储空间用于储存，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用。这些高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜的存储空间需求，让企业在财务档案管理上投入了大量的资金。

同时，还存在着高隐形成本。手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。这不仅浪费了大量的人力和时间，还使得企业无法从档案数据中获取有价值的信息，影响了企业的决策效率。

• 效率之困
  财务人员在面对海量的档案数据时，往往需要花费大量的时间进行整理。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，效率低下。而业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。

• 合规之忧
  企业在档案管理方面还面临着高合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。在数电票时代，企业的财务档案管理合规性要求越来越高，传统的档案管理方式已经难以满足企业的需求。

合思档案：精准击破痛点的整体方案

• 多元方案满足多样需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

• 为CEO/高管赋能
  对于企业的CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在当前经济环境下，这对于企业的可持续发展至关重要。

• 解放归档员/财务人员
  对于归档员和财务人员而言，合思档案能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 便利外部审计
  在外部审计方面，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

合思档案核心模块深度解析

• 大数据解决方案：海量数据处理神器
  大数据解决方案是合思档案的一大核心优势。它支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。通过电子文件共享，企业能够更加高效地管理和利用档案数据。

• 档案扩展解决方案：自定义管理新境界
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。电子文件共享功能让企业能够在不同部门和人员之间更加便捷地共享和使用档案数据。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规基石
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，保障了财务合规。电子文件共享确保了证据链的完整性和可追溯性。

• 共享调阅解决方案：满足精细查询需求
  共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。电子文件共享让企业能够更加灵活地获取和使用档案数据。

合思档案：优势尽显脱颖而出

• 合规保障权威认证
  合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收。这充分证明了其符合国家政策要求，能够保证电子会计档案的合规性管理。

• 高效自动归档能力
  合思档案可实现100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装、归档。这不仅提高了工作效率，还降低了人为错误的风险。

• 广泛连接数据采集
  合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。电子文件共享促进了不同系统之间的数据流通和共享。

• 灵活迭代适应变化
  合思档案拥有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的需求，并且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在不断变化的市场环境中，为企业提供了可靠的保障。

成功案例见证合思档案实力

• 案例一：高效管理降本增效
  某企业年单据量高达2.6亿，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min。电子文件共享让企业内部的信息流通更加顺畅，提高了工作效率。

• 案例二：标准落地环保节能
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。电子文件共享促进了企业内部的标准化管理和信息共享。

• 案例三：统一存储节约成本
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统。合思档案的单套制管理方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。电子文件共享让企业能够更加方便地管理和利用档案数据。

• 案例四：简化流程提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的档案管理问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。电子文件共享促进了教育集团内部的信息流通和管理优化。

合思服务体系：全方位保障企业需求

• 服务网络广泛覆盖
  合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能够享受到合思专业的服务。

• 多渠道便捷联系
  合思提供多渠道的联系方式，地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。企业可以根据自己的需求选择合适的方式与合思取得联系。

• 多样采集方式支持
  合思档案支持多种采集方式，如接口互联，自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器；手动采集，自主补录，支持多种便捷手动数据补录方式。这为企业提供了更多的选择，方便企业根据自身情况进行档案数据的采集。

• 专业团队持续迭代
  合思拥有专业的技术团队，持续对产品进行迭代升级，确保产品能够及时应对各种变化和需求。电子文件共享功能也在不断优化和完善，为企业提供更好的服务。

合思档案凭借其卓越的优势和价值，能够为企业解决内外交困的档案管理问题，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保证管理合规性。在政策推动、合规要求以及企业降本增效的目标下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案能够助力企业实现全面数字化。众多客户的成功案例证明了合思档案的有效性和可靠性，它能够为不同规模、不同行业的企业提供优质的档案管理解决方案。

如果您想亲身体验合思档案管理平台的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案数字化转型之旅。