在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，敏锐地意识到了这一点，在差旅费预算控制等财务领域有着迫切的数字化转型需求。该企业业务广泛，然而却面临着诸多财务痛点，如系统数据不互通、档案管理成本高、操作易出错等问题，严重影响了企业的运营效率和成本控制。合思，作为专业的财务收支管理平台，凭借其强大的技术实力和丰富的行业经验，为该企业量身定制了针对性的解决方案，帮助企业取得了显著的成果与效益。
业务迷局：复杂现状与财务痛点
该教育服务品牌业务规模庞大，业务系统和财务系统众多且相互独立。这种复杂的系统架构导致结构化数据提取困难重重，在差旅费预算控制方面，数据难以整合和分析，无法为预算制定和控制提供准确依据。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还浪费大量纸张，增加了企业的运营成本。
实物档案管理同样是企业的一大难题。大量的实物存档占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏时有发生，企业面临着合规风险，这对于差旅费相关档案的管理尤为重要。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力，严重影响了工作效率，也不利于差旅费预算控制的精准执行。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低。这使得企业在差旅费相关的财务审计和查询时，困难重重，无法及时获取准确的信息，进一步影响了差旅费预算控制的效果。
破局良方：全生命周期电子化会计档案管理方案
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为差旅费预算控制提供了有力支持。该方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，自动封装接口 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。这意味着企业在差旅费相关的各类数据都能被有效整合和管理，为差旅费预算控制提供了全面的数据基础。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。通过这些方式，企业可以将差旅费相关的发票、凭证等数据及时准确地传输到系统中，提高了数据的及时性和准确性。
方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。在差旅费预算控制方面，这些功能可以确保差旅费相关的档案得到规范管理，便于企业进行预算分析和控制。会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，为差旅费预算控制提供了全方位的档案支持。
落地征程：方案实施过程与步骤
合思方案在该企业的实施过程有条不紊。首先，通过广泛连接异构系统，将企业不同来源的差旅费档案数据进行整合收集。这一步骤确保了企业差旅费相关数据的完整性和准确性，为后续的预算控制提供了坚实的数据基础。
利用接口传输方式，如影像支撑、扫描、上传等，将差旅费数据传输到系统中。这些数据在进入系统后，系统会进行智能组单、四性检测等操作，完成自动归档流程。这不仅提高了差旅费档案管理的效率，还保证了档案的规范性和准确性。
为企业搭建强大的规则引擎，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。在差旅费预算控制方面，企业可以快速准确地获取差旅费相关的各类数据，进行预算分析和监控，及时发现预算执行中的问题并采取措施进行调整。
卓越成效：数字化转型与效益提升
合思方案实施后，该企业在差旅费预算控制等方面取得了显著的成果与效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅费预算控制方面，这种管理结构使得企业可以更方便地对差旅费数据进行分析和监控，及时调整预算策略。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这使得企业在差旅费相关的审计和查询时，能够快速获取准确的信息，提高了工作效率，也为差旅费预算控制提供了有力支持。
通过试点改造，企业实现财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在差旅费预算控制方面，自动化的财务数据处理使得预算制定和控制更加精准，减少了人为因素的干扰。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。这对于差旅费相关档案的管理同样适用，降低了企业的运营成本，提高了企业的经济效益。
客户赞誉：高度认可与积极反馈
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，说明对合思方案的效果很有信心。合思方案有效解决了企业财务数据不互通、档案管理困难等问题，得到了企业的认可。在差旅费预算控制方面，方案的实施使得企业能够更好地控制差旅费支出，提高了预算执行的准确性。
方案实施后，企业财务管理效率提升、成本降低效果显著，企业对合思的服务和产品表示满意。合思帮助企业完成了企业全面数字化的“最后一公里”，成为地方财政局标杆试点企业代表，提升了企业的形象和影响力。在差旅费预算控制方面，合思方案为企业提供了有效的工具和方法，使得企业在差旅费管理方面更加科学、规范。
携手同行：开启财务数字化转型之旅
合思具有强大的功能和优势，如差旅申请、商旅订购、发票采集、审核对账等多种功能，能满足企业多样化的差旅费预算控制需求。合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。合思拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评。
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