在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为必然趋势。一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，在行业内颇具影响力。然而，在财务数字化管理的道路上，它也面临着诸多挑战。该企业的业务和财务系统众多，且相互独立，数据无法顺畅互通，这使得结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档更是占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，操作起来十分繁琐。
业务困局：传统档案管理的痛点枷锁
该教育服务品牌业务广泛，涉及多个领域，业务和财务系统数量众多。这些系统各自为政，数据无法共享，导致结构化数据提取犹如大海捞针。电子发票处理工作成了财务人员的噩梦，大量的人力和纸张资源被浪费在简单重复的操作上。
实物存档占据了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了运营成本。而且，档案损坏的问题经常出现，一旦重要档案损坏，企业可能面临合规风险。
纸质档案录入工作不仅耗时漫长，而且容易出现错误。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，操作起来费时费力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。
合思方案：全生命周期数字档案管理蓝图
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计数字档案管理方案。该方案具有强大的连接能力，能够广泛连接异构系统，且无需开发成本即可介入，确保档案应收尽收。
方案的档案数据来源十分广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。
方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，实现了数字档案的全生命周期管理。
实施步骤：数字档案管理的落地征程
合思首先通过广泛的接口连接异构系统，对各类档案数据进行全面采集，包括电子和实物档案。利用影像支撑、外部设备扫描和人工上传等接口传输方式，将档案数据准确无误地传输到系统中。
系统对采集到的数据进行智能组单和四性检测，确保数据的准确性和完整性。然后，系统自动进行归档，对会计类档案进行全面管理，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。
显著成效：数字档案管理带来的飞跃
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能让档案查阅变得简便高效，以电子借阅为主的方式提升了档案的利用效率。通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。
客户心声：数字档案管理的认可与展望
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的解决方案有效地管理了大量数据，提高了财务管理效率，降低了成本。通过与合思合作，企业在财务数字化转型方面取得了显著进展，解决了以往存在的诸多痛点问题。
合思的电子化会计数字档案管理方案使企业的会计管理流程更加简便高效，档案利用更加便捷。方案的实施让企业在满足合规要求的同时，提升了管理效能，为企业的发展提供了有力支持。企业对未来实现更高的财务数据自动化率充满信心。
在当前经济环境下，企业对于财务数字化转型的需求愈发迫切。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，始终秉承以客户为中心的服务理念。在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思拥有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。同时，合思提供免费试用，有灵活定价模式，能够根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。如果您的企业也想在数字档案管理领域实现突破，不妨来免费试用合思的财务数字化解决方案，开启财务数字化转型的新篇章。
