在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，仍未摆脱纸质文件储存的困境，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
随着 2025 年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟待加强。因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它为企业解决了内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。
核心功能：全流程管理与多场景适配
合思档案的核心产品功能强大，具有全流程管理及多场景适配的特点。
它实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案等功能模块。无论是企业日常的财务票据，还是重要的会计报表，都能在合思档案中得到妥善管理。
多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。它可以获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持多种格式。即使是单张 PDF 大文件，也能进行智能切割，还能自定义配置 Excel 导入模板。这使得企业可以根据自身需求，灵活采集和处理各种会计资料。
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它可以自动组装会计档案，实现“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，还能进行字段映射，让查询更加便捷。企业无需再为档案的整理和查询耗费大量时间和精力。
档案管理功能也十分出色。它具备权限管理精准管控、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等特点，能够满足不同阶段的管理要求。无论是小型企业还是大型集团，都能在合思档案中找到适合自己的档案管理模式。
优势凸显：对比传统管理方式
与传统档案管理方式相比，合思档案的优势十分明显。
传统纸质档案管理存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大。企业需要购买大量的纸张、装订材料等，还需要专门的仓库来存放档案。高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙。员工需要花费大量时间来整理和装订档案，而且在查询时往往难以快速找到所需的文件。高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。一旦遇到火灾、水灾等自然灾害，纸质档案可能会毁于一旦。
而合思档案可以有效解决这些问题。它可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能有效应对数电票时代企业电子数据爆发式增长的问题。传统的数据管理方式已无法满足海量电子数据的存储与应用，而合思档案则为企业提供了一个高效的解决方案。
在档案查询方面，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。而传统档案查询方式效率低且难以获取完整业务链数据。企业员工可以通过合思档案快速、准确地找到所需的档案信息，提高工作效率。
对于实物档案管理，合思档案的实物备查解决方案实现了实物档案全流程管理定位，线上线下高度关联。而传统档案管理在“纸电混合”阶段难以对纸质档案资料做精细化管理。企业可以通过合思档案对实物档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。
应用案例：见证实际效果
合思档案在实际应用中取得了显著的效果，下面为您列举几个典型案例。
某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，数据加载仅需 30s，关联匹配仅需 15min。这大大提高了企业的工作效率，降低了管理成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。为企业带来了显著的经济效益和环境效益。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。有效提升了企业的档案管理水平。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
展望未来：助力企业数字化转型
合思档案通过便捷调阅不打印、混序归集免组装等特点，为企业提供了高效、合规的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。
它拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证等，通过国家四部委官方试点 100%成功验收，具备强大的技术实力和安全保障，值得企业信赖。
合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。未来，合思档案将持续为企业提供优质的服务和解决方案。
