在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度发展。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多档案管理难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要大量的存储空间来存放档案，而且档案数据难以进行有效的分析和利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配核对确认，工作枯燥繁复。业务人员出差招待后，报销纸质票据的流程繁琐，耗费大量时间。
同时，纸质档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。而且，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决财务档案管理痛点提供了有力的解决方案。
全面解决方案：满足多元需求的数据安全与合规之选
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案是企业数据资产的守护者，能有效沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过提高财务服务效率，实现降本增效，推动企业实现绿色低碳运营，保障企业在数据安全与合规的轨道上稳健前行。
对于归档员/财务人员，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。使用合思档案，财务人员可以告别重复低价值工作，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，确保财务数据的安全与合规。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅功能，以及权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，既提高了审计效率，又保障了数据安全与合规。
核心功能：构筑数据安全与合规的坚固防线
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业财务档案管理的数据安全与合规提供了坚实保障。
多源采集功能是合思档案的重要基础。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据的全面采集和安全存储。
智能制档功能让档案管理更加高效。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，有效保障了数据的准确性和合规性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据安全与合规的关键。该方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，确保归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
档案管理的权限管理功能十分完善。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理且范围自定义。此外，它还支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，全方位保障数据的安全与合规。
成功案例：数据安全与合规实践典范
众多企业已经采用合思档案，并取得了显著成效，充分证明了其在保障数据安全与合规方面的卓越能力。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。它简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，在高效管理的同时确保了数据安全与合规。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效保障了数据的安全与合规。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额；跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存档案，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力保障了数据安全与合规。
某民办教育集团档案管理存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成方案按归档范围和标准梳理业务档案归档场景，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，确保了数据在各个环节的安全与合规。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型，全方位保障数据安全与合规。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，众多客户对其给予高度评价，选择合思档案能为企业带来切实的效益提升。
如果您的企业也想提升财务档案管理水平，保障数据安全与合规，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式联系合思，还能免费试用合思档案，开启财务档案管理的数字化之旅。
