在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务管理正面临着前所未有的变革。尤其是会计档案管理领域，传统的纸质档案管理模式已难以适应时代的发展需求。2025年数电票全覆盖的目标，更是让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。在纸电混合的当下，90%的企业在传统会计档案管理中遭遇诸多困境。
企业高管常常为纸质档案管理成本高昂且占地大而烦恼，同时档案数据难以有效分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材和存储空间成本，还存在高隐形成本，手工装册归档工作量大，查询调阅不便，数据无法有效利用。此外，还面临高合规风险，电子会计凭证缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力损坏。
不过，从部门规章到国家法律，电子档案的法律效力已得到全面肯定，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。然而，企业在数字化推行过程中，在归档、储存环节仍未完全解决纸质文件储存问题，保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。企业的会计档案往往散落于各个系统，数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案翻阅效率低、易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档也不合规范。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全新的电子会计档案管理解决方案。
专属定制：合思档案多角色解决方案
合思档案充分考虑不同角色的需求，为企业各类人员提供了全面且针对性强的解决方案。
对于CEO/高管而言，合思档案就像一位得力的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，极大提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策走向数智化。在当前经济环境下，企业降本增效至关重要，合思档案借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，让他们从繁琐的事务中解脱出来，将更多精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
外部审计人员使用合思档案时，无需进入档案室，就能实现审计在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
功能卓越：合思档案核心优势尽显
合思档案拥有众多强大的核心功能，相较于传统管理方式具有显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保数据采集的全面性和准确性。
智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保档案数据的质量和合规性。
在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，实现档案管理的个性化和规范化。
实战验证：合思档案多场景应用价值
众多不同类型的企业已经见证了合思档案在实际应用中的卓越效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化的解决方案。通过合思档案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化使得档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简让财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐，保管环节分散，存储环节依赖纸质档案，管理方式落后等问题。合思档案的数据集成方案实现广泛连接，标准统一，应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可实现一站式查阅，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些行业财务管理案例充分展示了合思档案在不同场景下的强大应用价值。
在当前时代，无论是政策推动、合规要求，还是在经济寒冬帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现会计档案价值的深度应用，实现降本增效。目前，合思档案已获得众多企业的认可，广东某高校、中交集团、上海建工、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企及行业领军企业都选择了合思档案。企业可以借鉴这些成功的行业财务管理案例，选择合思档案开启档案管理的数字化变革。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，企业可通过这些方式联系合思，获取专业的档案管理解决方案。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，能为企业提供优质的服务。如果您想体验合思档案带来的高效档案管理，不妨现在就免费试用，开启企业档案管理的数字化新时代。
