在纸电混合时代，企业的会计档案管理正面临着重重挑战。数据显示，高达90%的企业遭遇了各类档案管理问题。企业高管们为纸质档案的高额管理成本、庞大的储存占地以及难以分析利用的数据而头疼不已；财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁琐；业务人员在出差、招待后的报销环节，也被纸质票据留存再上交的繁琐流程所困扰。
从成本角度来看，企业面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间的需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。同时，企业还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
即便企业在数字化推行过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在。数据存储依赖线下载体，无法保证档案原生性，这严重影响了企业财务档案管理的合规性以及全面数字化的实现。随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求更是让企业意识到，需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这些都对企业的档案管理提出了更高的要求。
合思档案：全面领先的解决方案
合思档案为企业提供了一套全面且领先的解决方案，旨在满足不同企业的档案管理需求。其核心是领先的单套制解决方案（标准方案），并搭配六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
领先的单套制电子会计档案管理平台具有诸多显著特点。它实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装，涵盖了电子档案（如发票、单据、凭证、账簿、报表等）和纸质档案（自定义档案、实物备查解决方案）。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案则可灵活扩展业务模型，通过多途径自动化归集各类介质档案。
数电票解决方案为企业提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，实现数电票全流程闭环管理。共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，方便使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。
核心功能亮点：技术与创新的融合
多源采集：灵活高效的数据获取
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保企业能够全面、准确地采集所需数据。
智能制档：释放人力提升效率
智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。此外，通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和更直接地分析数据。
专用格式版式文件：创新存储降低成本
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”：保障数据安全与合规
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的数据安全与合规管理提供了有力保障。
合思档案带来的实际收益
显著降本增效：节约成本提升效率
合思档案能够为企业带来显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本。同时，提升了检索效率，确保了管理合规性。例如，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。
拉通全链路：让数据“活起来”
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据真正“活起来”。企业能够充分利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供有力支持。
资源重组：实现效益最大化
合思档案实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，助力企业实现业财融合，使企业资源得到有效重组，实现企业效益的最大化。
满足不同角色需求：提升工作体验
合思档案满足了不同角色的需求。对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；对于归档员/财务人员，可提高工作效率，告别重复低价值工作，实现档案数据同源，轻松完成档案管理；对于外部审计人员，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少与财务的重复沟通。
典型场景：展现适用性与灵活性
日常财务档案管理：全生命周期管理
在企业的日常财务档案管理中，合思档案可实现电子会计档案全生命周期管理。包括智能采集（外部生态通过规则引擎、业务映射等，内部通过EAI插件、API接口等）、预归档服务（自动归档、业务检测等）、基础管理（档号管理、账套管理等）、档案服务（身份调查、全文检索等）以及统计分析（进销项统计、资金统计等），确保企业财务档案管理的高效、规范。
数电票管理：全流程自动化
在数电票管理场景下，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证的相关操作，实现数电票全流程闭环管理，帮助企业轻松应对数电票管理的挑战。
实物档案管理：线上线下高度关联
在实物档案管理场景中，合思档案智能区分纸电标识，实现线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程，集团共享批量作业，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，服务单套制，确保实物档案管理的精准、高效。
档案调阅：多维度精细化查询
在档案调阅场景下，共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持不同人员（财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）按照不同方式（多维查询、授权检索、凭证抽凭查询、统计报表等）进行档案调阅，便于使用人员快速查找完整业务链数据，提高工作效率。
客户见证：实力赢得信赖
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的成效。海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，朝着财务办公室无纸化目标迈进。徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
在当今企业高度重视数据安全与合规管理的时代，合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能、显著的实际收益、广泛的适用场景以及众多成功的客户案例，无疑是企业会计档案管理的理想选择。如果您想体验合思档案带来的高效、合规的会计档案管理服务，现在就可以拨打400 – 105 – 6505联系我们，或访问网站www.hosecloud.com了解更多信息，还可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关资讯，更可以免费试用，开启您的企业数据安全与合规管理新篇章。
