在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理迎来了新的变革。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多困境。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅耗材成本高，还需要大量的存储空间，而且档案数据难以分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配核对枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，效率低下。
此外，企业财务档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求，造成企业资源的浪费。高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致内部协作滞后。高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏，从而致使财税管理低效。
企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化的关键。
面对这些困境，合思档案应运而生，为企业提供了及时且必要的解决方案。
全场景覆盖的智慧方案
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足不同企业在不同场景下的档案管理需求。
它广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。单套制解决方案更是独具优势，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可应收尽收，保证了档案数据的完整、真实与合规。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，有力保障了财务合规。
核心功能铸就管理优势
合思档案的核心功能强大，相较于传统档案管理方式具有显著优势。
多源采集功能能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它通过接口互联，自主采集数据。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。
智能制档功能实现了电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，使财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
多元应用彰显卓越成效
合思档案在不同类型企业中都有成功的应用案例，取得了显著成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配用时15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，企业成本大幅降低。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业存在低效的档案管理现状和诸多痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存，打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30万 +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合规性管理达到100%。
某民办教育集团存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间且易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计管理已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。
众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。企业可借鉴这些成功案例，积极行动，选择合思档案提升自身档案管理水平。合思在全国多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
