在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这些举措犹如强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，在这一时代变革中扮演着至关重要的角色。合思敏锐洞察行业趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的会计凭证归档维护提供了卓越的解决方案。
市场形势：无纸化——财务数智化的必由之路
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它就像一把金钥匙，能够优化企业的管理流程，帮助企业突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。在传统模式下，会计凭证的处理繁琐且效率低下，而无纸化则能让这一过程变得更加顺畅。
同时，电子凭证全流程无纸化还具有显著的环保和成本节约效益。它能够有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇，电子凭证全流程无纸化将是企业提升竞争力的关键因素之一。会计凭证归档维护在这一过程中起着重要的支撑作用，确保企业财务数据的准确和完整。
痛点分析：传统管理模式的困境
传统的财务管理模式，尤其是纸质档案管理，存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制，使得会计凭证归档维护成为企业亟待解决的难题。
解决方案整体策略概述：合思的全面布局
合思针对企业在会计凭证归档维护方面的痛点，提出了全面而系统的解决方案。合思通过敏捷的财务收支管理平台，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案作为其核心产品，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，助力企业实现电子凭证全链无纸化。它就像一个智能的财务管家，能够高效地完成会计凭证的采集、整理、存储和利用，为企业的会计凭证归档维护提供了一站式解决方案。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个环节。
智能采集模块是合思档案的重要入口。它包括外部生态和内部系统两部分。外部生态利用OCR识别、RPA技术等先进手段，能够快速准确地采集各种电子凭证；内部系统则通过EAI插件、API接口等方式，实现与企业现有系统的无缝对接，确保数据的及时获取。会计凭证归档维护在智能采集阶段就得到了有效的保障，确保了数据的完整性和准确性。
预归档服务模块为会计凭证的预处理提供了有力支持。集成服务能够将不同来源的数据进行整合，规则引擎则根据预设的规则对数据进行筛选和处理，元数据服务则为数据的管理和利用提供了基础。
基础管理模块负责档案的存储、检索、借阅、销毁等工作。它采用精准的权限管控，确保档案数据的安全；档案目录灵活扩展，能够满足企业不断变化的需求；水印管理和档号符合国标要求，保证了档案的规范性和合法性。
档案服务模块则为企业提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能。它能够帮助企业更好地利用档案数据，为决策提供有力支持。多维检索和一站式预览功能，让企业能够快速找到所需的档案；在线借阅和异构系统联查功能，提高了档案的利用效率；实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，进一步优化了会计凭证归档维护的流程。
竞争优势：合思方案的卓越价值
与传统管理模式相比，合思解决方案在成本节约、效率提升、合规性保障等方面具有显著的竞争优势。合思方案可实现自动化归档，让企业告别重复性工作，档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思方案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分显示了合思方案在会计凭证归档维护方面的成本节约优势。
成功案例：合思方案的实际验证
合思解决方案在多个不同行业都取得了显著的实际应用效果和价值。好想你健康食品股份有限公司使用合思解决方案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些成功案例充分证明了合思方案在会计凭证归档维护方面的有效性和可靠性。
服务体系：专业广泛的保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了专业而广泛的服务体系。合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，不断投入资源进行技术创新和产品升级。同时，在全国22个城市设有直营服务网络，能够为客户提供及时、高效的本地化服务。此外，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，进一步扩大了服务范围。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。这充分体现了合思服务体系的专业性和广泛性，为企业的会计凭证归档维护提供了坚实的保障。
在财务数智化的浪潮中，合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，具有重要的意义和价值。基于在行业应用中的深度应用与案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来财务用合思，让有限更有效。如果您也想体验合思档案在会计凭证归档维护方面的卓越功能，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务管理的升级转型之旅。
