在数字化浪潮席卷的当下，企业的数字化转型已成为必然趋势。然而，许多企业在业务经营数字化取得显著进展的同时，财务管理数字化却相对滞后。今天，我们就以一家知名头部数字阅读品牌为例，来深入探讨企业在财务数字化转型过程中面临的问题以及解决方案。
这家数字阅读品牌在行业内颇具影响力，业务经营的数字化程度较高。但在财务管理方面，却面临着诸多难题。企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程犹如断了线的珠子，无法连贯起来。这直接导致费用管控难以有效实施，预算超标成了家常便饭，严重影响了企业的成本控制和运营效率。
每个财务月，该企业的财务人员都要处理500多张单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期被困在这些低价值、机械性的工作中，人效极其低下。而且，全业务数据都要打印纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等操作，不仅造成了大量的纸张浪费，增加了运营成本，还经常出现票据原文丢失、档案信息不完整的情况。当业务需要借阅历史资料时，工作人员只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这种低效的工作方式根本无法适应企业快速扩张的需求，极大地影响了企业的决策效率和发展速度。
业务困局费用精细化管理迫在眉睫
该企业数据分散的问题十分严重，各个内部系统就像一个个信息孤岛，业务流程在这些孤岛之间难以顺畅流转。费用管控因此如同空中楼阁，无法真正落地。预算超标频繁发生，企业的成本就像脱缰的野马，难以控制。这不仅影响了企业的短期利润，从长远来看，还会削弱企业的市场竞争力。
每月大量的单据处理工作，让财务人员疲惫不堪。打印粘贴凭证的工作既繁琐又耗时，而且没有任何技术含量。财务人员的时间和精力都被消耗在这些低价值的工作上，无法将更多的精力投入到财务分析、战略规划等更有价值的工作中。这不仅降低了工作效率，还增加了人力成本。
大量纸质文件的使用，带来了严重的资源浪费和成本增加。纸张的采购、打印、装订、存储等环节都需要耗费大量的资金和空间。而且，纸质文件容易损坏、丢失，难以进行有效的管理和利用。票据原文丢失和档案信息不完整的情况时有发生，给企业的财务管理带来了极大的风险。业务借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中逐一查找，这不仅浪费了大量的时间，还可能因为找不到所需资料而影响业务的正常开展。
量身定制合思打造费用精细化管理方案
面对该企业的诸多财务难题，合思为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，致力于助力企业完成业财平台建设，提高财务的准确性和及时性。
方案中的发票OCR识别验真功能，就像一位严谨的财务卫士，能够有效保障企业费用合规。审批流转路径清晰可视，员工借款与核销的管理变得更加高效。通过这个功能，企业可以及时发现和纠正费用报销中的违规行为，避免不必要的损失。
该方案还能够保证财务档案的原生性存储，有效规避电子化时代带来的档案管理风险。它高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的财务档案管理提供了可靠的保障。
此外，该方案灵活覆盖因公消费全场景，让员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。员工可以更加便捷地进行因公消费，提高了工作效率，也增强了员工的满意度。
精细落地费用精细化管理方案实施步骤
该企业在选择解决方案提供商时，构建了精细的系统服务商选型模型。综合考虑现有系统兼容性、客户案例、甲方所属行业、服务响应时间等多方面因素后，最终选择与合思合作。
合思的解决方案从员工消费、财务核算记账到档案管理等各个环节进行了全面优化。在员工消费环节，实现了差旅申请、业务审批、商城订购等流程的便捷化。员工可以通过手机APP或网页端轻松完成各项操作，无需再填写繁琐的纸质表格。
在财务核算记账环节，实现了线上统一开票、自动拆分结算、自动记账等功能。财务人员可以通过系统自动获取相关数据，减少了手工录入的工作量，提高了记账的准确性和及时性。
在档案管理方面，合思环节达到L4级无需报销，实现了共享受阅、混序装盒、自动制档。其他TMC环节达到L3级无需报销，录入发票等档案。整个档案管理过程更加高效、便捷，大大提高了档案的利用价值。
整个实施过程注重与企业现有系统的对接和融合。通过广泛连接异构系统，实现了数据的共享和协同工作。各个系统之间的数据可以实时同步，避免了数据的重复录入和不一致问题，提高了企业的财务管理效率。
显著成效费用精细化管理带来多重效益
在增效方面，企业实现了实时掌握付款进度，财务人员无需再耗费时间进行单点沟通。档案整理效率得到了大幅提升，凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时被彻底消除。企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，实物档案查找效率也得到了显著提高。
在降本方面，差旅超标情况得到了有效控制，预算超额情况得到了明显改善。手工记账、人工整理档案的人力成本大幅减少，财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费也大大降低。同时，财务档案空间占用减少，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视有效管理了员工借款与核销。财务档案原生性存储保证了档案的安全性和完整性，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。
客户认可开启费用精细化管理新征程
该企业引入合思产品后，差旅成本和档案管理成本大幅降低。企业认为合思的解决方案有效解决了企业面临的财务问题，显著提升了企业的财务管理水平和运营效率。未来，企业建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，这充分体现了对合思解决方案的认可和对未来合作的期待。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其专业的解决方案和优质的服务，已经赢得了众多客户的信赖和好评。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思，我们将为您提供定制化的解决方案，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用我们的产品，亲身感受费用精细化管理带来的变革。
