在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在帮助企业挖出更多净利润的道路上成绩斐然。今天，我们就以世界 500 强旗下的一家教育服务品牌为例，深入了解合思如何助力其在财务数字化转型中取得显著成效，尤其是在差旅经费管理方面的卓越表现。
教育巨头的财务困局：差旅经费管理难题凸显
该教育服务品牌作为世界 500 强旗下的重要一员，业务遍布各地，差旅活动频繁。然而，在财务管理方面，却面临着诸多挑战。
企业的业务系统和财务系统繁多，且相互独立。这导致数据无法互通，在差旅经费管理中，结构化数据的提取变得异常困难。例如，在统计差旅费用的各项明细时，需要从多个不同的系统中收集数据，不仅耗时费力，还容易出现错误。
电子发票的处理也是一大难题。打印、查重、验伪等操作需要耗费大量的时间和精力，而且还会浪费纸张。在实物存档方面，更是问题重重。差旅相关的票据、凭证等实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本极高。同时，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，这使得财务人员在差旅经费管理的基础工作上花费了大量的时间和精力。此外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思妙方：定制差旅经费管理解决方案
面对该教育服务品牌在差旅经费管理等财务方面的重重困境，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，该方案同样适用于差旅经费管理的各个环节。
合思方案具有广泛连接异构系统的能力，无需开发成本即可介入企业现有的系统。这意味着企业在差旅经费管理中涉及的各种业务系统和财务系统能够无缝连接，实现数据的互通共享。无论是差旅申请、审批，还是费用报销等环节的数据，都能在一个平台上进行统一管理。
接口传输支持多种方式，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。在差旅经费管理中，员工可以通过手机拍照上传差旅发票等凭证，系统自动识别并录入数据，大大提高了数据采集的效率。
自动归档功能强大且全面。智能组单功能能够将差旅相关的发票、审批单等自动组合成完整的档案，四性检测确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。电子档案管理实现了差旅档案的线上存储和管理，方便随时查阅和调阅。实物档案管理则对纸质档案进行有序整理和存储，与电子档案形成互补。档案借阅、移交、鉴定、销毁等环节都有严格的权限监控，确保档案管理的规范性。
强大的规则引擎可以自定义搭建，满足企业在差旅经费管理方面的个性化需求。亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，让财务人员能够快速准确地获取差旅相关的数据。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让差旅经费管理的财务档案更加“轻量”，提高了管理效率。
转型硕果：差旅经费管理效能大幅提升
合思解决方案的实施，在差旅经费管理等财务方面取得了显著的成效。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，其中差旅相关的凭证和回单也在其中。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，这极大地简化了会计管理流程，尤其是差旅经费管理流程。财务人员在处理差旅报销等业务时，无需再像以前那样在多个系统和大量纸质档案中寻找信息，工作效率得到了大幅提高。
档案多维度穿透查询功能，让差旅经费的查询变得简便高效。无论是按部门、按项目，还是按时间等维度，都能快速准确地查询到相关的差旅费用信息。以电子借阅为主的方式，不仅提高了借阅效率，还能实现多人同时借阅，提高了档案资产的利用率。
通过试点改造，该企业在差旅经费管理等财务数据自动化率达到了 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，差旅活动更加频繁，但财务人员数量仅发生个位数增长。这说明合思的解决方案极大地提升了管理效能，使得企业能够用更少的人力完成更多的差旅经费管理工作。
财务会计档案电子化改造后，差旅相关的纸质档案大幅减少，节约了大量的物理存储空间和维护成本。企业无需再为差旅票据等档案的存储和管理投入大量的资金和人力。
客户赞誉：合思方案助力差旅经费管理升级
该企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的方案在差旅经费管理等财务管理方面发挥了巨大的作用，让企业的财务工作更加高效、规范。有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，其中差旅经费管理的数据自动化率也将进一步提升。这充分体现了企业对合思方案的认可和满意。
携手未来：深化差旅经费管理合作
自 2017 年建立财务共享中心起，该企业就不断推进财务数字化转型。与合思的合作，让企业在差旅经费管理等财务领域取得了显著的成果。未来，双方将进一步深化合作，持续提升财务管理水平，尤其是在差旅经费管理方面。
合思将继续为企业提供创新型的产品和服务，满足企业不断变化的差旅经费管理需求。随着企业业务的不断拓展和市场环境的变化，差旅活动的形式和规模也在不断变化。合思将凭借其强大的技术研发能力和丰富的行业经验，为企业提供更加精准、高效的差旅经费管理解决方案。
如果您的企业也在为差旅经费管理等财务问题而困扰，不妨与合思合作，开启财务数字化转型之旅。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。合思拥有专业的客户成功团队，为您提供全方位的服务保障，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。合思具备强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。合思有着良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。现在就行动起来，免费试用合思的产品，开启差旅经费管理的数字化新篇章！
