在数字化浪潮的席卷下，国家正积极推动电子凭证的数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的帷幕。到 2023 年 12 月 1 日，数电票已经在全国 36 省区市（含计划单列市）全面落地。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措如同吹响了号角，宣告电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
在这样的大背景下，北京合思信息技术有限公司自 2014 年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其凭借敏捷的财务收支管理平台，如同一位睿智的财务管家，帮助企业挖掘出更多的净利润，在助力企业财务数字化转型的征程中发挥着举足轻重的作用。尤其是在优化企业费用报销流程方面，合思更是展现出了卓越的实力。
零食巨头的财务困境：费用报销流程难题待解
某国民经典零食品牌企业，在零食市场可谓是家喻户晓。它拥有覆盖全国的销售版图，供应链体系错综复杂，多种销售渠道并行。然而，辉煌背后却隐藏着诸多财务方面的挑战与痛点，费用报销流程更是成为了企业管理的一大难题。
该企业的管理流程涉及多个系统，各个系统之间缺乏有效的协同，导致流程繁杂且效率低下。在费用报销流程中，每一个环节都需要人工在不同系统之间进行操作和沟通，耗费了大量的时间和精力。
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，无法满足企业精细化核算管理的要求。财务人员不得不将数据导出到 Excel 中进行二次整理，然后再进行人工记账。这种传统的方式不仅效率低下，而且容易出现错误，使得财务人员的大量时间和精力被消耗在繁琐的事务中，难以释放出真正的财务价值。
在费用管控方面，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活。员工在差旅过程中的消费缺乏有效的监控和管理，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，费用报销流程也因此变得混乱无序。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在费用报销流程中，档案管理的混乱进一步加剧了财务工作的复杂性。
合思妙招：重塑费用报销流程
面对该零食品牌企业的诸多困境，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全面重塑了企业的费用报销流程。
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员工消费：便捷开启费用报销流程新体验
员工在进行差旅消费时，只需在系统中提交差旅申请，经过业务审批后，就可以通过合思商城进行订购，也可以选择 TMC 订购。合思商城会生成详细的对账单，TMC 也会提供相应的对账单，让消费情况一目了然。这种便捷的消费方式，从源头上优化了费用报销流程，让员工无需再为繁琐的报销手续而烦恼。 -
财务核算记账：自动化提升费用报销流程效率
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。线上部分，系统可以统一开票、自动拆分结算并自动记账；线下部分，在统一开票后进行线下结算和手工记账。这种线上线下相结合的方式，实现了财务核算的自动化和智能化，大大提高了费用报销流程的效率。同屏比价功能让企业在消费时能够选择最优方案，统一开票和自动拆分对账、记账去人工化，减少了人为错误，提升了财务工作的准确性。 -
档案管理：数字化让费用报销流程更合规
合思在档案管理方面也有着独特的优势。在合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。多源采集功能可以从不同渠道收集档案信息，智能制档让档案整理更加高效。实物档案混序归档和档案借阅全线上化管理，使得档案管理更加规范和便捷，为费用报销流程提供了有力的支持。
成效显著：费用报销流程优化成果斐然
该零食品牌企业应用合思解决方案后，在费用报销流程方面取得了显著的成果。
在费用节约方面，年度节约了 200 万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费占比从 2023 年 3 月的 40% 左右大幅上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城实现的线上开票、自动对账记账功能，让财务入账效率提升了 60%，大大优化了费用报销流程。
业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。在费用报销流程中，财务数据与业务数据的无缝对接，让企业能够更加准确地掌握费用支出情况，为决策提供有力支持。
在数据采集与校验方面，合思打通了 12 个系统完成数据采集，并自动校验档案完整性。通过千亿次计算建立档案证据链，确保了费用报销流程的真实性和合规性。
线上线下一体化管理模式，让企业的费用报销流程更加规范。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化的装订流程，大幅降低了成本。
合思优势：引领费用报销流程变革
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态。随着数字货币和数电票的应用推广，该平台可以推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环，为费用报销流程的持续优化提供了有力保障。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。企业应充分利用数电票契机，为业财融合打下坚实基础。合思提供灵活定价模式、强大的集成能力、易于上手的学习曲线等多种优势，还拥有专业的客户成功团队提供全方位服务保障。
在未来，电子凭证数字化转型的趋势将不可阻挡。合思将继续发挥自身优势，不断创新和完善解决方案，为企业的费用报销流程提供更加优质的服务。
如果您的企业也想革新费用报销流程，开启财务数字化转型新篇章，欢迎广大企业拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，免费试用合思为您带来的财务数字化转型解决方案。
