在当今数字化浪潮中，电子文档管理成为企业提升效率、降低成本的关键环节。合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，自2014年创立以来，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖出更多净利润。今天，我们以合思的客户高新兴科技集团为例，深入了解合思在电子文档管理方面的卓越服务能力。
高新兴科技集团是一家上市公司，也是智慧城市物联网产品与服务提供商。该集团每年研发投入占营业收入的10%以上，拥有核心知识产权超过2000项。如此强大的科技实力背后，却在电子文档管理尤其是财务档案管理方面面临着诸多难题。
高新兴：电子文档管理困境凸显
高新兴科技集团拥有员工数量3000 + 人，在国内设有170多个服务网点，同时运行着5个信息化系统。每年产生的银行回单数达10万 +，发票数15万 +，电子凭证量更是高达30万 +。然而，其报销、采购付款等业务流程仍依赖人工进行打印、整理、装订及归档。
这种传统的电子文档管理方式带来了一系列痛点。首先，档案管理成本居高不下。不仅占用了大量库房空间，人员管理成本也大幅增加，而且借阅流程及实物借出繁琐，严重影响工作效率。其次，档案管理存在隐患。电子源文件未得到合规保存，缺少系统化控制，存在数据丢失或损坏的风险。最后，档案利用效率极低。查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，无法实现跨系统调阅，使得企业在决策时难以快速获取准确的财务信息。
合思：定制化电子文档管理方案
面对高新兴科技集团在电子文档管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
– 低开发成本对接系统
合思采用生成式接口，以低开发成本对接各类异构系统，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统。通过这种方式，自动采集档案数据，打破了不同系统之间的壁垒，为实现电子文档的统一管理奠定了基础。
– 自动制档释放精力
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，大大释放了财务人员的精力。财务人员无需再进行繁琐的手工操作，只需关注关键环节，提高了工作的准确性和效率。
– 全场景数字化利用档案
合思的方案打破了系统壁垒，实现了档案全场景数字化利用。用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，大大提高了档案的利用效率。无论是财务审计、决策分析还是日常业务查询，都能快速获取所需信息。
方案实施：步步为营达成目标
合思的解决方案实施过程有条不紊。
首先，合思技术团队与高新兴进行了深入沟通。他们详细了解了高新兴各系统的情况和业务流程，为后续的系统对接和配置提供了准确的依据。
接着，进行系统对接。通过生成式接口，实现了与NCC、U9、OA、CBS等系统的数据采集。这一过程中，合思的技术团队克服了各种技术难题，确保了数据的准确传输和整合。
然后，配置档案关联规则。合思的技术人员根据高新兴的业务需求，对档案关联规则进行了精心配置，保障了凭证数据自动匹配组装和业务检测的准确性。
最后，对高新兴员工进行系统使用培训。合思的培训团队为高新兴的员工提供了全面、细致的培训，确保他们能够熟练使用新的电子文档管理系统，为方案的顺利实施提供了保障。
成果显著：电子文档管理变革见成效
合思的解决方案为高新兴科技集团带来了显著的成果与效益。
在归档效率方面，提升了90%。原本繁琐的档案整理和归档工作，现在可以在更短的时间内完成，大大提高了工作效率。财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
在成本节约方面，为企业年节约成本30万 +。通过降低档案管理的各项成本，如库房租赁、人员管理等，为企业节省了大量的资金。这不仅提高了企业的经济效益，也增强了企业在市场中的竞争力。
客户反馈：高度认可合思方案
高新兴相关负责人表示，合思的解决方案有效解决了公司档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，提升了企业的合规性。在电子文档管理方面，合思的方案让高新兴实现了从传统模式到数智化模式的转变。
财务人员也反馈，使用合思档案系统后，工作变得更加轻松便捷，不再需要进行繁琐的手工操作。他们可以更加专注于核心业务，为企业的发展提供更有力的财务支持。
在当前经济环境下，企业对于电子文档管理的需求日益增长。合思作为领先的财务数智化服务提供商，已帮助众多企业如高新兴等实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着电子文档管理的难题，不妨选择合思。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，了解合思档案，还可以免费试用，让有限更有效。
