在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题，即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业开启了电子凭证数字化管理的全新大门。
传统档案管理痛点剖析
在传统档案管理模式下，企业宛如陷入了一片迷雾森林，面临着诸多棘手的问题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这就好比在茫茫大海中寻找珍珠，每一个细节都需要仔细甄别。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免，就像在黑暗中不小心丢失了珍贵的物品。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来犹如大海捞针，耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，就像一辆行驶缓慢的汽车，严重影响了企业的运营效率。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，犹如一群没有主人的野马，四处散落，难以掌控。
高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等繁琐操作，占用了大量的库房人员管理成本。借阅流程及实物借出繁琐，就像一道道复杂的关卡，让员工望而却步。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，仿佛在不同的岛屿之间无法搭建桥梁。
海亮教育科技服务集团的情况也不容乐观。企业业务、财务系统众多且互相独立，数据不互通，结构化数据提取困难，就像一个个孤立的信息孤岛。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张，实物档案资料存储占用大量物理空间，需设专人管理，成本高昂。而且，实物档案损坏时有发生，企业面临较大风险，如同在风雨飘摇的小船上，随时可能遭遇危险。
合思档案解决痛点策略
合思档案犹如一盏明灯，为企业照亮了摆脱传统档案管理困境的道路。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，彻底解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题，真正实现了数字化管理。
基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思档案为客户提供了全方位的财务数智化服务。它就像一个强大的智能管家，将电子凭证管理的各个环节紧密连接起来，让企业的财务管理更加高效、便捷。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的地图，为企业的电子档案管理指明了方向。
它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。电子会计档案全生命周期管理涵盖了采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）作为强大的支撑，就像一群勤劳的小蜜蜂，高效地采集各种数据。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续管理奠定了坚实的基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全、有序管理。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力的支持。
业务层方面，涵盖了内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，全方位满足企业的不同需求。
合思档案竞争优势突显
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，就像给企业的财务管理装上了一双明亮的眼睛。
合思作为专精特新企业，实力雄厚。成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种强大的服务网络和研发实力，为合思档案的持续发展和优化提供了坚实的保障。
合思档案成功案例展示
合思档案在众多企业的实际应用中取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这就像为企业减轻了沉重的负担，让企业能够轻装上阵，快速发展。
COMMUNE幻师的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这一系列的数据变化，充分展示了合思档案在提高效率、降低成本方面的强大威力。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。这就像为企业的财务管理注入了一剂强心针，让企业的运营更加顺畅。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。这充分证明了合思档案在提高档案管理效率和合规性方面的卓越表现。
合思服务体系保障
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的保障。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品优化。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的服务。
合思提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。就像一个一站式的财务服务超市，让企业能够在这里找到所有需要的财务管理解决方案。
合思档案价值总结
合思档案推出的全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，在电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用。基于在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有很好的参考价值和借鉴意义，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。如果您也想体验发票管理最佳实践带来的卓越效果，不妨点击免费试用，开启企业财务管理的新篇章！
