在数字化浪潮的推动下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年即将实现数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的问题；财务人员被档案数据量大、整理耗费时间的困扰所束缚；业务人员则饱受报销流程繁琐之苦。同时，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，包括手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；高合规风险，体现在电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。
不过，国家政策的支持为电子会计档案管理带来了新的机遇。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这标志着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的解决方案。
合思档案：财务数智化的全面解决方案
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币。
合思档案基于广泛连接的生态，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一个智能的财务管家，能够帮助企业挖出更多净利润。合思档案致力于实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业解决内外交困的档案管理问题。通过使用合思档案，企业可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的数据归档优化提供了有力支持。
核心功能：打造高效数据归档优化体系
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多源采集：灵活高效的数据获取
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业数据的全面收集，为数据归档优化奠定了基础。 -
智能制档：精准关联与高效整合
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，进一步提升了数据归档优化的质量。 -
档案管理：精细管控与灵活拓展
合思档案的档案管理功能实现了权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了企业档案管理的规范性和灵活性，为数据归档优化提供了有力保障。 -
档案应用：多维查询与全流程管控
档案应用功能为企业提供了便捷的查询和应用体验。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控。通过这些功能，企业能够更加高效地利用档案数据，实现数据归档优化的价值。
优势对比：凸显数据归档优化价值
与传统纸质档案管理相比，合思档案具有显著的优势。它能节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，确保100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，解决了纸质档案管理成本高、存储占地、数据难以分析利用等问题。
合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，而传统管理方式难以满足相关需求。在数据处理方面，合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，可有效应对数电票时代企业内外部产生的爆发式电子数据增长，这是传统数据管理方式无法做到的。此外，合思档案的证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供多种组合形式的档案匹配组装能力，能自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，而传统管理方式在证据链检测方面相对薄弱。这些优势使得合思档案在数据归档优化方面具有不可替代的价值。
应用案例：见证数据归档优化成效
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某大型企业：实现业财一体与降本增效
有一家年单据量2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。这充分展示了合思档案在数据归档优化方面的强大能力。 -
某集团型企业：标准化落地与成本节约
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。通过使用合思档案，该企业实现了数据归档优化，提升了管理效率和效益。 -
某教育集团企业：简化流程与高效利用
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、档案整理装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这体现了合思档案在不同行业的数据归档优化应用中都能发挥重要作用。 -
海亮教育：业务拓展与效率提升
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。这表明合思档案不仅能够实现数据归档优化，还能助力企业业务的拓展和效率的提升。
展望未来：合思档案引领数据归档优化新征程
合思档案通过提供全面的财务数智化服务，解决了企业在财务档案管理方面的诸多痛点，实现了显著的降本增效，提升了企业的管理效率和合规性，是企业数字化建设的有力工具。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案具备广泛连接、自动归档、合规管理、灵活迭代等能力，能持续满足企业不断变化的需求。
合思档案秉持以客户为中心的服务理念，聆听用户需求进行产品迭代，未来将助力更多企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，电子会计档案管理将迎来更广阔的发展空间，合思档案有望在这一领域发挥更大的作用，为企业提供更优质的服务。
