在当今风起云涌的企业数字化转型浪潮中，财务数智化已然成为企业提升竞争力的关键领域。而电子会计档案管理，作为企业财务数智化的重要一环，其重要性愈发凸显。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过构建敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖出更多净利润。旗下的合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，更是为企业提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大效用，在档案安全管理方面展现出卓越实力。
市场形势：数电票时代档案安全管理新挑战与政策东风
随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理正面临着前所未有的新挑战。如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，档案安全管理的重要性也随之提升。
与此同时，国家出台了一系列政策，为电子会计档案管理提供了坚实的支持。2016年1月1日，财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档；2020年3月23日，国家档案局、财政部财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，进一步肯定了电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，这也意味着电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，企业在档案安全管理中需要更加关注档案全生命周期管理闭环。
在企业推行数字化的进程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存的问题依旧存在，还有数据存储线下载体的难题。因此，电子会计档案成为企业数字化建设中保障档案安全管理的必然选择。
痛点分析：纸电混合时代档案安全管理的重重困境
在纸电混合时代，企业的档案安全管理面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金用于纸张、印刷等方面，而且储存占地问题严重。更为关键的是，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对于企业的决策和发展造成了极大的阻碍。
财务人员则被繁重的档案数据整理工作所困扰。档案数据量大，整理过程需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情，同时也降低了工作效率，影响了档案安全管理的质量。
业务人员在出差、招待后的报销环节也困难重重。报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间，不仅降低了业务人员的工作积极性，也增加了档案管理的难度和风险。
从企业整体层面来看，存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险包括电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等，这些都严重威胁着企业的档案安全管理。
解决方案整体策略概述：合思档案为不同角色打造安全管理良方
合思档案针对不同角色提供了全方位的解决方案，致力于提升企业的档案安全管理水平。
对于CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型决胜之战提供有力支持。
对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率，保障档案安全管理工作的顺利进行。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性，同时也加强了档案安全管理。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的档案安全管理提供了全面、高效的解决方案。
核心模块：合思档案安全管理的强大功能支撑
合思档案拥有多个核心功能模块，为档案安全管理提供了强大的技术支持。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率，释放档案数据价值，确保档案数据的安全和有效利用。
档案扩展解决方案具有可灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，进一步加强档案安全管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，是档案安全管理的重要保障。
数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保数电票相关档案的安全管理。
竞争优势：合思档案在档案安全管理领域脱颖而出
在档案安全管理领域，合思档案具有显著的竞争优势。
合规性方面，合思档案符合国家政策要求，通过“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，保障电子会计档案合规性管理，为企业的档案安全管理提供了坚实的合规保障。
功能上，合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。同时，它拥有强大的规则匹配能力，100%自动归档，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档，提高了档案管理的效率和准确性，保障了档案安全管理。
成本效益上，合思档案能够为企业节约成本。如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，还能提升检索效率，90%检索效率提升，同时保证100%管理合规性，在保障档案安全管理的同时，为企业带来了显著的经济效益。
此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，具备稳定的迭代能力，能够及时应对市场变化，为企业的档案安全管理提供持续的技术支持。
成功案例：合思档案档案安全管理成效显著
众多企业使用合思档案后，在档案安全管理方面取得了显著成效。
某企业年单据量2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、企业成本降低等管理成效，数据指标表现良好，大大提升了档案安全管理水平。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效保障了档案安全管理。
某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，加强了档案安全管理。
海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在业务扩张的同时，保障了档案安全管理。
结尾：合思档案助力企业档案安全管理与数字化转型
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供优质的服务。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，为企业的档案安全管理提供了有力保障。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能满足企业不同场景下的档案管理需求，在档案安全管理方面发挥着至关重要的作用。
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