在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开科学的管理。财务档案管理作为企业管理的重要组成部分，其信息化水平直接影响着企业的决策效率和运营成本。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。然而，即便如此优秀的企业，在财务档案管理方面也曾面临诸多难题，而合思档案的出现，为其提供了完美的信息化管理方案。
业务困局：传统档案管理的重重迷雾
在深入了解金牌橱柜家居科技股份有限公司的财务档案管理状况后，我们发现其面临着一系列严峻的挑战。在业务背景和现状方面，该公司一直以纸质档案管理为主。会计档案分散在各个系统中，这使得档案数据的利用变得异常困难。工作人员需要逐一打印档案，进行手工匹配、组装、装订，最后上架存放。财务部门会临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门，存放在独立的档案室中。
每年进行实物稽查时，工作人员只能人工逐一翻查纸质档案，效率极其低下。特别是海量银行回单等档案的管理，更是存在诸多不便。这种传统的管理方式不仅成本高昂，而且效率低下，严重制约了企业的发展。可以说，在传统的管理模式下，金牌橱柜的财务档案管理就像陷入了重重迷雾之中，难以找到高效的出路。而此时，一套科学的信息化管理方案显得尤为迫切。
方案破局：合思档案打造的管理利器
面对金牌橱柜的财务档案管理难题，合思档案提供了一套全面而高效的信息化管理方案。
– 统一存储：打破数据孤岛
合思档案实现了凭证、单据、合同、回单等四证的统一存储。通过打破数据孤岛，将这些分散的数据整合在一起，采用统一的标准和管理方式。这样一来，企业的财务档案管理更加规范有序，数据的利用也更加便捷。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
搭建会计资料之间的关系，以业务为核心构建完整的证据链条，实现业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以更加清晰地了解业务的来龙去脉，提高决策的准确性和科学性。
– 数据共享：一站式查阅
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让用户可以一站式查阅所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了工作人员的时间和精力。
– 银行回单无纸化：降本增效
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅降低了企业的管理成本，还提高了工作效率，为企业的可持续发展提供了有力支持。
实施蓝图：信息化管理方案的落地步骤
合思档案的信息化管理方案在实施过程中，有着严谨的步骤和科学的方法。
– 数据采集与处理
通过合思档案系统的开放式接口互联，自主采集档案数据。对于大文件，系统会自动进行切割，数电票也能实现自动化解析。这一步骤确保了档案数据的准确采集和高效处理。
– 智能关联与检测
利用智能关联、自动组装功能，对采集到的档案数据进行四性检测、业务检测。同时，企业还可以根据自身需求自定义版式文件，满足个性化的管理需求。
– 权限管控与目录扩展
进行精准的权限管控，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。灵活扩展档案目录，实施水印管理，保证档号符合国标要求。这一系列措施保障了档案数据的安全性和规范性。
– 检索与借阅功能
实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查。实物混序归档、可视化盘点档案数据，让企业的档案管理更加便捷高效。
成果绽放：信息化管理带来的显著效益
合思档案的信息化管理方案在金牌橱柜实施后，取得了显著的成果和效益。
– 效率提升
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，大大提高了工作效率。
– 成本节约
预估节省总体成本30万+/年。通过银行回单无纸化等措施，降低了纸质档案的管理成本，为企业节省了大量的资金。
– 合规保障
档案合规性达到100%。合思档案的管理方案严格遵循国家相关标准和规范，确保了企业财务档案的合规性。
– 智能管理
提高了工作效率和准确性，实现了档案数据的智能化管理。企业可以更加科学地利用档案数据，为决策提供有力支持。
用户心声：金牌橱柜的高度评价
金牌橱柜对合思档案的信息化管理方案给予了高度评价。多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，大大提高了工作效率和准确性。这不仅让企业的财务档案管理更加规范有序，还为企业的发展提供了有力保障。金牌橱柜的成功实践，充分证明了合思档案信息化管理方案的有效性和可靠性。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能够为企业提供专业的信息化管理方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更大的作用。如果您的企业也在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在，您可以免费试用我们的信息化管理方案，亲身感受其带来的高效与便捷。
