在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它就像一把金钥匙，不仅能够优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，合思敏锐地捕捉到这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验，精心筛选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》极具参考价值和借鉴意义。
传统财务档案管理痛点剖析
传统财务档案管理仿佛是一座陈旧的城堡，存在着诸多难以攻克的难题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案如同被时间和空间禁锢的囚徒，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力提出了巨大的要求，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE 幻师面临着档案耗材、打印、存储成本高的问题。门店报销周期长达 2 个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，如同散落的珍珠，难以串成美丽的项链。
云南菜品牌连锁经营同样深受纸质档案的困扰。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，耗费大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，还存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。财务临时保管 1 年后，再移交综合档案管理。独立档案室管理，存放大量纸质档案。每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案整体解决策略
合思档案就像一位睿智的谋士，为企业提供了一套全面的信息化财务解决方案。
它具有电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。智能采集环节，合思档案利用外部生态的 OCR 识别、RPA 技术等以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等进行数据采集，实现开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的整理和归档做好准备。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全和有序管理。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
合思档案的业务层广泛，涵盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA 系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等，为企业提供全方位的服务。
合思档案还具有强大的连接能力，可以对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统，实现数据的广泛连接和整合。通过开放式接口互联自主采集档案，大文件自动切割，数电票自动化解析；智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件；精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的核心模块如同璀璨的星辰，各自发挥着独特的作用。
智能采集方面，合思档案利用先进的技术手段，如外部生态的 OCR 识别、RPA 技术等以及内部系统的 EAI 插件、API 接口等进行数据采集。实现开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，就像一位高效的快递员，准确、快速地将数据收集起来。
自动制档时，合思档案能智能关联自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，如同一位技艺精湛的工匠，将零散的材料打造成精美的艺术品。
档案管理上，合思档案实现精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。对档案存储、检索、借阅、销毁等进行全面管理，确保档案的安全和合规，就像一位严谨的管家，精心呵护着每一份档案。
档案利用方面，合思档案提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，如同一位贴心的导游，带领用户轻松畅游档案的海洋。
合思档案竞争优势突显
在众多信息化财务解决方案中，合思档案凭借其独特的优势脱颖而出。
合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现 OFD 文件与 XBRL 工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会 6 号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化，如同一位忠诚的卫士，守护着企业的合规底线。
成本节约上，多家企业使用合思档案后都实现了显著的成本降低。好想你预计减少综合成本 20 万元/年；COMMUNE 幻师年节约成本 5000 万元；云南菜品牌连锁经营节省打印、存储等总体成本 30 万/年；金牌橱柜预估节省总体成本 30 万 +/年；帆书总节约成本 500 万/年；高新兴为企业年节约成本 30 万 +；中文传媒年节约打印、耗材等成本 20 万/年。合思档案就像一位精明的理财师，为企业精打细算，节省每一分成本。
效率提升方面，众多企业使用合思档案后在各方面效率都有大幅提升。好想你减少 90%人工耗时，总部接收减少 80%管理耗时，借阅管理减少 67%管理耗时；COMMUNE 幻师报销效率提升 300%；云南菜品牌连锁经营业财融合提升 80%，财务提效 90%；金牌橱柜档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%；帆书结账时间从 T + 15 缩短至 T + 5；海亮教育档案整理匹配效率提升 90%；高新兴归档效率提升 90%；中文传媒财务档案归档效率提升 72%，员工报销效率提升 90%；杭州西湖城投档案整理匹配效率提升 72%，报销效率提升 300%。合思档案就像一台高效的发动机，为企业的发展注入强大的动力。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有强大的技术和服务支持保障。
合思档案行业成功案例展示
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，打破壁垒，数据同源，为财务人员实现便捷利用，一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置，减少了人工耗时和管理成本。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，去人工化减少人力成本 50%，提高效率，深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部 & 门店业财融合效率 80%，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成 80%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理。搭建会计资料之间关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅便捷高效。海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理，助力降本增效，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性 100%。
合思优质服务体系呈现
合思拥有一套全面而专业的服务体系。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，有专业的技术团队进行产品的研发和升级。这些研发中心就像智慧的摇篮，不断孕育出创新的产品和技术。
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供及时、高效的本地化服务。无论客户身处何地，都能感受到合思贴心的关怀。
合思通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，借助合作伙伴的资源和优势，进一步扩大服务范围，满足不同地区客户的需求。合思就像一个庞大的服务网络，将优质的服务传递到每一个角落。
合思拥有丰富的客户案例，涉及医疗、教育培训、快消/流通等多个行业，能够为不同行业的客户提供针对性的解决方案和服务。
合思档案全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、合规、便捷的电子会计档案管理解决方案，帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。《电子会计档案实践案例集》有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将持续发挥其优势，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限更有效。合思也将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断提升产品和服务质量，为客户提供更优质的信息化财务解决方案。
