合思档案：开启财务电子档案数字化管理新时代

在当今数字化飞速发展的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理的信息化建设变得刻不容缓。数电票的管理有着特殊要求，不仅要经过验签、解析，还需以XML格式存档，XBRL文件更是要求写入财务入账信息。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色都面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对的枯燥工作所困扰；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而苦不堪言。

企业还承受着高额的显性成本，如纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用；同时，还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

尽管企业在数字化推行过程中通过各类系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储的线下载体无法保证档案原生性，这严重影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化的实现。而合思档案的出现，犹如一盏明灯，为企业财务档案管理带来了新的解决方案。

合思档案方案：精准适配不同角色

• 高管决策智囊
  对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的决策智囊。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，大大提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，不仅提升了财务服务效率，还能有效降本增效，实现绿色低碳运营。
• 财务得力助手
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是他们的得力助手。它能让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，档案利用效率也得到显著提高。
• 审计便捷桥梁
  在外部审计方面，合思档案搭建了一座便捷的桥梁。审计人员无需进入档案室，就能实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员也无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的财务电子档案管理需求。

合思档案功能：全生命周期精细管理

• 电子档案生命之旅
  合思档案实现了财务电子档案的全生命周期管理。从智能采集开始，外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，内部通过EAI插件、API接口等进行数据采集。接着是预归档服务，包括自动归档、业务检测等。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务提供身份调查、全文检索等功能。最后是统计分析和应用层，有辅助审计、证据方案库等。
• 多元采集途径
  在多源采集方面，合思档案支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。
• 智能制档魔法
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，电子凭证数据能够自动匹配组装，会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还提供辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。通过字段映射，还能实现查阅便捷，完成多档案类型的业务字段映射。
• 档案管理保障
  档案管理方面，合思档案提供了完善的保障。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护。系统规范预置档号，根据国家档案行业标准，支持唯一性、合理性、稳定性原则，可扩展性强。

合思档案亮点：凸显核心优势

• 便捷调阅体验
  合思档案具有便捷调阅的特点。无需打印，混序归集免组装，打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。
• 显著降本增效
  合思档案能够为企业带来显著的降本增效。可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现100%的管理合规性。彻底告别传统手工归档，档案无需打印。
• 合规管理保障
  在合规管理方面，合思档案符合国家政策要求。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。合思档案满足财务电子档案合规性管理，实现归档即合规，且拥有稳定的迭代能力，能够及时应对政策变化。
• 多场景适配能力
  合思档案具备多场景适配能力，能够满足档案不同阶段的管理要求。支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按照职能角色配置功能和操作权限等。同时，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、系统规范预置档号等。

合思档案价值：助力企业全面提升

• 降本增效利器
  合思档案是企业降本增效的利器。它帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，告别传统手工归档，减少纸张和整理成本，提升检索效率，实现管理合规。
• 业财税档连接纽带
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。
• 数据价值挖掘者
  合思档案让数据“活起来”，真正实现了档案数据的价值利用。从数据到决策，为企业提供决策支持。
• 资源重组推动者
  通过合思档案，企业能够实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到提升，实现企业效益最大化。

合思档案场景：覆盖企业多元需求

• 报销业务精准关联
  在报销业务场景中，合思档案通过档案关联规则梳理，实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配。确保归档数据清单完整，包括发票、报销单、回单、凭证等，通过关联匹配字段（发票号、发票代码等）进行准确关联。
• 档案查阅多维视角
  档案查阅场景支持多维度、多视角、多渠道的档案调阅。满足企业多维度、精细化的财务电子档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。
• 审计工作高效开展
  在审计场景中，审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。同时，系统提供证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能。
• 实物档案创新管理
  在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等服务场景。

合思档案案例：见证成功实践

• 海量单据企业的变革
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本。
• 集团型企业的优化
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保财务电子档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
• 低效管理企业的突破
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思档案的数据集成方案打破了数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和一站式查阅，全生命周期管理有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
• 教育集团的升级
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。以财务电子档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案定位：差异化优势显著

• 领先单套制方案
  合思档案提供领先的单套制财务电子档案管理平台。在档案著名学者的研究中，明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式。合思档案的单套制解决方案便捷调阅不打印，混序归集免组装，具有明显优势。
• 广泛连接能力
  合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
• 自主研发实力
  合思档案拥有自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力。持续迭代、接口开放，能够满足接收管理数电票的能力，及时应对政策变化。
• 多场景解决方案
  合思档案提供多场景解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案从财务视角保障档案证据链完整性；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位；大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。

合思档案在帮助企业实现财务电子档案数字化管理、降本增效、合规运营等方面具有重要价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务满足企业日益增长的需求，在企业财务档案管理领域发挥更大的作用。合思档案也将继续紧跟国家政策导向，不断完善自身的合规性管理，为企业提供更加安全、可靠的财务电子档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中实现可持续发展。

目前已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想让企业在财务档案管理上领先一步，不妨拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或者通过微信公众号和小程序了解更多信息，还能免费试用合思档案，开启财务电子档案数字化管理之旅。