在当今数字化浪潮席卷的时代，企业面临着前所未有的变革与挑战。尤其是财务档案管理领域，正经历着深刻的转型。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的挑战，信息化建设成为企业亟待解决的问题。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，在这一背景下应运而生，为企业提供了强大的支持，助力企业应对财务档案管理的变革。
合思创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。基于广泛连接的生态和无需报销的解决方案，合思为客户提供全方位的财务数智化服务，而合思档案正是其中的重要组成部分。
市场形势：数电票时代的新机遇
随着数电票的不断扩张，市场正在发生着巨大的变化。在收票方面，多项政策的出台肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力。2016 年的《会计档案管理办法》以及 2020 年的《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等，明确规定在满足相关条件的情况下，企业可以仅以电子形式进行归档。这为电子会计档案的发展提供了有力的政策支持。
在开票方面，全国 36 个省市区已经实现了数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“文档归档系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。国家政策对电子会计档案管理的支持，使得电子会计档案与纸质会计档案具备了同等的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经悄然到来。这也意味着企业需要更加关注档案全生命周期管理闭环，以确保财务档案管理的合规性和高效性。
痛点分析：传统档案管理的困境
传统的档案管理方式给企业带来了诸多难题。对于企业高管来说，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量的资金用于储存，还占据了大量的空间。而且，档案数据没有得到有效的汇总和整理，难以进行分析和利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。
财务人员则需要处理大量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还需要手动逐一进行匹配和核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后进行报销时，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了大量的时间和精力。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出的耗材成本高、存储空间需求大等；高隐形成本则体现在手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用等方面；高合规风险主要表现为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏等。
解决方案整体策略概述：合思档案的综合方案
合思档案为不同角色提供了综合的解决方案，满足了企业档案管理的多样化需求。
对于 CEO/高管，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，助力企业实现决策的数智化，从而达到降本增效的目的。
对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过实现档案数据同源，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松简单。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收，减少了财务与审计之间的重复沟通。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配和应收尽收。这一“文档归档系统”为企业提供了全面、高效的档案管理解决方案。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案拥有多个强大的功能模块，每个模块都具有独特的优势。
大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。它深入到提取、匹配、查询、预览、下载和存储等多个环节，大大提高了档案管理的效率，释放了档案数据的价值。
档案扩展解决方案允许企业自定义档案类型，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理的范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，保障了财务合规，能够自动检测档案证据链的完整性。
共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持多维度查询条件和多种浏览能力，便于使用人员快速查找完整的业务链数据。
竞争优势：合思档案的卓越之处
与其他竞争对手相比，合思档案在技术、功能和合规性等方面具有显著的优势。
合思档案拥有自主研发的工具包，具备更强大的数据获取、验签和解析能力。其持续迭代和开放的接口，能够更好地适应数电票管理的要求。
合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障了归档数据的真实、完整、安全和可用。同时，它还能基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。
合思档案实现了 100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装和归档。它是符合国家政策要求的档案系统，保障了电子会计档案的合规性管理。
此外，合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有灵活承接和持续迭代的能力，能够及时应对各种变化。
成功案例：合思档案的实践验证
许多企业已经通过使用合思档案取得了显著的成效。
某企业年单据量达到 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，管理实现自动化，企业成本大幅降低。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，既低碳环保，又使整理匹配效率提升了 80%，同时减少了存储空间成本和纸张打印成本。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在着低效的档案管理现状。使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
服务体系：全方位的保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌分别设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思提供多种联系方式，包括北京、上海等多地的地点信息，电话 400 – 105 – 6505，网站 www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码，方便客户随时获取服务和支持。无论是在产品使用过程中遇到问题，还是需要进一步了解产品功能，客户都能及时得到专业的帮助。
在企业财务档案管理数字化转型的道路上，合思档案发挥着至关重要的作用。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业实现财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
在当前经济环境下，无论是政策的推动、合规的要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。而合思档案作为一款优秀的“文档归档系统”，无疑是企业的优质选择。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
