在企业发展的征程中，行政费用管理的高效与否，直接影响着企业的运营效率和成本控制。北京动力源科技股份有限公司，通过引入合思财务数字化解决方案，在行政费用管理领域取得了令人瞩目的核心成效。员工报销周期从漫长的4周大幅缩减至1周以内，效率提升高达300%；会计工作量显著减少，人员成本节约约50%。同时，多系统集成实现数据互通，全面革新操作体验，成功解决了多系统林立、数据孤岛的难题。这些显著的成效，无疑吸引着众多企业的关注，探寻其中的奥秘。
动力源困境：行政费用管理迷雾重重
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。公司规模庞大，拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。其组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，行政费用管理的整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的效果差距较大。
到了2021年，动力源在行政费用管理方面的问题愈发凸显。多系统操作体验差，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，繁琐的操作极大地降低了工作效率。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重等工作也只能手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
合思妙方：行政费用管理精准破局
合思针对动力源行政费用管理的难题，提供了一套针对性强且具有创新性的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，行政费用管理的数据流通更加顺畅。
在产品应用上，合思实现了无需报销的模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地简化了行政费用管理的财务流程。
合思系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为行政费用管理提供了有力的技术支持。
显著成效：行政费用管理焕发生机
动力源应用合思解决方案后，在行政费用管理方面取得了显著的成效。
效率提升显著是最直观的体现。员工报销周期从4周大幅缩减至1周以内，效率提升300%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工从繁琐的报销事务中解脱出来，能够更加专注于业务工作。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，提升了行政费用管理的整体水平。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业行政费用管理的信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让行政费用管理更加科学、规范。
客户反馈：行政费用管理认可有加
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的行政费用管理需求，合思总能第一时间解决。合作不仅仅是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化行政费用管理。
未来展望：行政费用管理携手前行
动力源与合思的合作在行政费用管理方面展现出了良好的成效。未来，双方有望继续深入合作，结合动力源的业务发展和组织变化，进一步优化财务数字化管理，实现更大的降本增效、合规经营和低碳运营目标。在行政费用管理的道路上，动力源将借助合思的解决方案，不断提升管理水平，为企业的发展注入新的动力。
如果你所在的企业也面临着类似动力源的行政费用管理难题，不妨考虑合思的解决方案。它将为你的企业带来高效、便捷、智能的财务数智化服务，让有限的资源发挥更大的效用。现在就可以免费试用合思解决方案，开启行政费用管理的新篇章。
