在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案数字化已成为提升管理效率、降低成本、增强合规性的关键举措。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，我们来看看合思档案如何助力企业解决财务档案管理难题，实现降本增效，为企业档案数字化提供了成功范例。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其业务规模庞大，全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000+。如此庞大的企业规模，带来了海量的财务档案数据。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。同时，企业在档案管理上也耗费了大量的时间和成本，装订配耗时预估达66天/年，档案查找耗时预估为30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。企业档案数字化迫在眉睫。
管理困局：传统档案管理痛点凸显
在企业档案数字化转型之前，金牌橱柜在财务档案管理方面面临着诸多难题。
在整理环节，会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。这不仅增加了人力成本，还容易出现错误，影响档案管理的准确性和及时性。
保管环节，财务档案需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这期间，档案的流转和存储需要耗费大量的精力和资源，而且容易出现档案丢失或损坏的情况。
存储环节，企业采用独立档案室管理，存放纸质档案。随着业务的不断发展，纸质档案的数量越来越多，对存储空间的需求也越来越大，存储空间成本不断增加。
在管理利用方面，企业以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，不仅效率低下，而且难以满足企业对档案快速检索和利用的需求。传统的档案管理方式已经无法适应企业发展的需要，企业档案数字化成为必然选择。
创新破局：合思档案解决方案登场
针对金牌橱柜在财务档案管理方面的痛点，合思为其提供了一套全面的解决方案，助力企业实现企业档案数字化转型。
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统一存储打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。通过这种方式，企业可以实现档案数据的集中管理，提高档案数据的利用效率，为企业的决策提供有力支持。 -
完整业务证据链搭建
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这使得企业在进行财务管理时，可以更加清晰地了解业务的全貌，提高财务管理的准确性和合规性。 -
数据共享一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以通过一个平台快速检索和查阅所需的档案资料，查阅便捷高效，大大提高了工作效率。 -
银行回单无纸化管理
合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。这不仅降低了企业的打印成本和存储空间成本，还提高了档案管理的环保性和可持续性，为企业档案数字化做出了积极贡献。
高效实施：合思档案的独特优势
合思档案在实施过程中具有诸多独特优势，为企业档案数字化的顺利实施提供了有力保障。
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数据采集与处理能力
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析，为实施提供了坚实的数据基础。这使得企业可以更加高效地采集和处理档案数据，提高档案管理的效率和质量。 -
制档合规与准确性保障
合思档案具备智能关联、自动组装功能，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保障了制档的合规性和准确性。这使得企业在进行档案管理时，可以更加放心地使用合思档案，不用担心档案管理的合规性问题。 -
档案管理规范性确保
合思档案拥有精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，确保了档案管理的规范性。这使得企业在进行档案管理时，可以更加规范地进行操作，提高档案管理的安全性和可靠性。 -
档案利用便捷性提升
合思档案支持多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便了档案的利用。这使得企业在进行档案管理时，可以更加方便地使用档案资料，提高工作效率。
显著成效：数字化转型成果斐然
通过实施合思档案的解决方案，金牌橱柜在企业档案数字化方面取得了显著的成果。
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时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这使得企业的财务人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和工作质量。 -
总体成本显著节省
预估节省总体成本30万+/年。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了企业的经济效益。 -
档案合规性全面提升
档案合规性达到了100%。这使得企业在面对监管部门的检查时，可以更加从容应对，避免了因档案管理不合规而带来的风险。
客户认可：数字化转型赢得好评
金牌橱柜通过合思档案实现了档案管理的高效化和合规化，大幅降低了成本，提升了企业的财务管理水平。这必然会让企业对合思的服务感到满意。从业务流程的优化和工作效率的提升来看，金牌橱柜大概率会对合思提供的解决方案表示高度肯定。合思档案助力金牌橱柜解决了长期以来的档案管理难题，在企业档案数字化进程中发挥了重要作用，其显著的降本增效成果以及档案合规性的保障，也让金牌橱柜认可了合思档案在企业数字化转型中的重要价值。
行动号召：开启企业档案数字化之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思档案，开启企业档案数字化之旅。现在，您可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的高效与便捷，为企业的发展注入新的动力。
