在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上有着独特的探索与实践。今天，让我们一同走进动力源，探寻其差旅优化最佳实践背后的故事。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。在辉煌成就的背后，动力源也在积极推进财务数字化转型，以适应日益复杂的市场环境和企业发展需求。然而，在转型过程中，动力源也面临着诸多痛点，而这些痛点也成为了差旅优化最佳实践的起点。
转型痛点凸显：差旅管理困境重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，自建了多个系统。但大量自研系统却难以整合，传统手工报销模式的弊端逐渐显现。整体流程复杂，系统之间壁垒高筑，与预期的高效数字化目标差距较大。这无疑是差旅优化最佳实践需要解决的首要难题。
多系统操作体验差、手工录入合规难也是动力源面临的重要问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费时间，还容易出现信息遗漏。而财务人员则需要手工录入报销数据，发票的验真、查重也都依赖手工操作，大量的基础性工作占据了他们的大部分时间，使得工作效率低下。在差旅管理中，这些问题导致了流程的繁琐和不顺畅，成为差旅优化最佳实践需要突破的瓶颈。
系统割裂、数据分散、信息滞后更是让动力源的财务制度难以落地。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务部门在进行管控时缺乏有效的数据支持，难以实现精准的费用控制。在差旅场景中，这种信息的不及时和不准确，可能导致费用超支、合规风险增加等问题，严重影响了企业的财务管理效率。差旅优化最佳实践需要解决这些系统和数据层面的问题，实现信息的实时共享和有效联动。
此外，动力源的业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。这进一步增加了差旅管理的难度，也对差旅优化最佳实践提出了更高的要求。
合思方案赋能：开启差旅优化新篇
面对动力源在财务数字化转型过程中遇到的诸多痛点，合思凭借其专业的解决方案，为动力源带来了差旅优化最佳实践的曙光。
系统集成，打破数据孤岛，告别多系统繁复操作。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，合思消除了系统之间的壁垒，实现了数据的互通和共享，为差旅优化最佳实践提供了坚实的数据基础。员工在进行差旅申请和报销时，无需再在多个系统之间切换，操作更加便捷高效。
无需报销，颠覆性重塑商旅出行流程。这是合思为动力源提供的差旅优化最佳实践的核心亮点之一。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了极大提升。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务部门则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化流程不仅提高了工作效率，还减少了人为错误，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
合思强大的系统连接能力也是差旅优化最佳实践的重要支撑。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。这使得合思费控系统能够与动力源的其他业务系统无缝对接，实现数据的实时交互和业务流程的协同。在差旅管理中，这种连接能力可以实现与供应商系统的对接，获取更准确的价格信息和库存情况，为企业提供更多的选择和更好的服务。
方案实施推进：稳步迈向数字化转型
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作，对动力源的现有系统进行全面的整合和优化。这是差旅优化最佳实践的重要实施步骤。双方组建了专业的项目团队，对动力源的业务流程和系统架构进行了详细的调研和分析，制定了个性化的解决方案。
在实施过程中，合思逐步推进系统集成，实现数据的同步和共享。首先，完成了HR系统和BPM系统与合思费控系统的对接，确保人员信息和订单数据能够准确无误地传输到合思费控系统中。然后，对系统进行了多次测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性。在这个过程中，合思的技术团队不断与动力源的业务人员进行沟通和交流，及时解决出现的问题，为差旅优化最佳实践的顺利实施提供了保障。
同时，合思积极引导员工使用合思费控系统，进行无需报销的流程操作。通过组织培训、发放操作手册、设立咨询热线等方式，帮助员工尽快熟悉新系统的使用方法。在培训过程中，合思的培训师不仅详细讲解了系统的功能和操作流程，还结合动力源的实际业务场景，进行了案例分析和模拟操作，让员工能够更好地理解和应用新系统。通过这些措施，员工逐渐接受并适应了新的差旅管理模式，为差旅优化最佳实践的推广奠定了基础。
方案成果显著：差旅管理效能跃升
动力源实施合思的解决方案后，取得了显著的成果与效益，这充分体现了差旅优化最佳实践的价值。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。同时，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中，如财务分析、预算编制等。在差旅管理中，这些成果使得企业能够更加高效地处理差旅费用，提高了资金的使用效率。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工在进行差旅申请时，系统会自动根据员工的信息和历史数据，为申请单赋值，减少了员工的手动输入。同时，系统还会聚合各种消费信息，让员工可以在同屏进行比价，选择最适合自己的消费方案。这不仅提高了员工的工作效率，还为企业节省了差旅成本。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力做更有价值的工作。合思费控系统提供了详细的审批依据和规则，财务人员可以根据系统提示进行审批，确保每一笔费用都符合企业的财务制度。同时，系统还实现了结算的统一管理，减少了结算过程中的错误和风险。在差旅管理中，这些功能使得企业的差旅费用得到了有效的控制，提高了财务管理的合规性。
客户高度评价：认可差旅优化实践
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思解决方案的高度评价，充分证明了差旅优化最佳实践的有效性和价值。合思不仅帮助动力源解决了当前的财务数字化转型问题，还为动力源的未来发展提供了有力的支持。
行动号召：开启免费试用之旅
众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思的财务数字化解决方案，并取得了显著的成效。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让我们一起实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受差旅优化最佳实践带来的变革与提升。
