在当今数字化浪潮席卷的时代，企业档案数字化已成为众多企事业单位提升管理效率、挖掘更多净利润的关键路径。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业的财务数字化转型注入了强大动力。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，秉持以客户为中心的服务理念，在多地设立研发中心和直营服务网络，并通过合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。接下来，让我们通过武汉猫人云商科技有限公司这一典型客户案例，深入了解合思在企业档案数字化方面的卓越能力。
时尚巨头：猫人云商的辉煌征程
武汉猫人云商科技有限公司，宛如一颗在时尚界闪耀的明星。它成立于1998年，经过20年的裂变式发展，已成长为一个成熟的现代化大型品牌运营集团，专注于时尚服饰的研发、生产及销售。“猫人”作为中国性感内衣的领导品牌，凭借强大的品牌实力和广泛的品牌美誉度，品牌价值逾50亿元。
随着时代的发展，猫人积极拥抱数字化转型，通过“触电上网”，打通供应商和零售商体系，从原先单向的内衣生产企业成功转型为全品类品牌输出平台。它融入了天猫、京东、唯品会、抖音等众多电商平台，线上加盟商达到上千家。同时，猫人总部打造了华中地区6600平品牌直播基地，全年全网广告投放预算超8000万，展现出强大的市场竞争力和发展潜力。
转型痛点：传统管理模式的困境
2020年，武汉爆发新冠疫情，这一特殊事件对猫人内部精细化管理提出了更高要求。疫情解封后，猫人的业务进入高速增长期，公司对财务管理也有了更高的期望。然而，在引入数字化费用报销系统之前，猫人采用的是传统手工报销方式，报销周期超过2个月，并且在合同管理和预算管理方面存在诸多问题。
大量手工作业导致效率低下。手工填制报销单据局限性大，员工垫资多且报销周期长。费用类型繁多，但手工提单模板单一，后期处理工作量巨大。发票查重、验真，单据复核、支付、记账等工作也耗费了大量人力和时间。员工分布分散，制度难以有效落地，财务人员陷入大量低效沟通中，无法发挥其高阶价值。
合同审批过程关联控制弱。合同申请、审批、电子签章、开票、支付等环节分散，不同费用类型与商机、合同不能及时关联。系统对合同执行缺乏有效控制，经常出现重复创建与审批的情况。
费用支出不透明，预算难以控制。预算与预测数据不准确，事中预算执行不落地，事后报销不可控。管理层无法实时掌握费用情况，难以获取准确的数据依据来支持决策。
定制方案：合思的专业破局之道
面对猫人的困境，合思凭借其专业的团队和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，在企业档案数字化方面发挥了重要作用。
亮点一：合同系统和费控系统对接。通过这一举措，解决了数据流转问题，合同付款有了明确依据，审批也可追溯合同，实现了企业档案数字化管理中合同信息的有效整合与利用。
亮点二：付款自动按照合同归集。这一功能达到了合同付款自动控制的管理目的，提高了合同管理的效率和准确性，为企业档案数字化管理中的资金流管理提供了有力支持。
亮点三：单据通过业务审批与财务审核后，出纳在单据内选择CBS支付，可将支付基础信息推送网银系统。这不仅提高了出纳支付效率，降低了支付错误风险和重复支付风险，而且支付完成后，自动生成凭证至ERP系统，大大提高了财务做账效率，实现了企业档案数字化管理中财务数据的高效处理与传递。
此外，合思根据猫人的行业特点与组织架构，细化费用类型，如店铺日常费用、日常费用、零售事业部都扣费用等。同时，多维度拆解和按季/月度分析经营情况，动态调整项目预算金额。根据内部管理与门店管理的高频需求，预置多套单据模板来匹配个性化管理要求，如零售连锁请款、宿舍押金退款申请、租金合同审批、装修合同审批等，满足了企业档案数字化管理中多样化的业务需求。
高效实施：方案落地的坚实步伐
2021年12月到2022年1月，合思仅用了1个半月就完成了一期上线，将原本线下处理的业务、审批流程等搬到线上，逐步完善信息系统，为企业档案数字化管理搭建了坚实的基础。
连接财务ERP系统，使费用类型一一对应到会计科目，确保报销数据相比此前手工入账数据更加精准，大大降低了返工修改的比率，提高了企业档案数字化管理中财务数据的准确性和可靠性。
通过扫描方式直接导入发票，自动验真、查重，避免虚假发票与重复报销。纸质发票影像轻松嵌入电子报销单，并随审批流自动流转，审批流进展可以在手机上轻松查看，方便员工跟进自己报销状态，提升了企业档案数字化管理中发票管理的便捷性和效率。
细化费用类型，将不同费用单据与商机、合同关联，实现整个业务流程透明化、合规化。差旅费针对一线、二线、三线城市消费水准，在系统内预置一套费控标准的逻辑规则，实现事前预算、事中控制、事后分析的正向反馈，进一步完善了企业档案数字化管理中的业务流程管控。
显著成效：转型带来的丰厚回报
应用合思数字化费用报销系统后，猫人在企业档案数字化管理方面取得了显著的成果。
员工报销周期大幅缩减至1周以内，报销周期缩短至原先十分之一，释放了1个出纳人工去从事管理会计工作，提高了人力资源的利用效率，实现了企业档案数字化管理中人力成本的有效控制。
财务核算效率提升85%，报销效率从60天提升到6天，月均处理单据量翻番，达到3000 + 张，大大提高了财务工作的效率和质量，体现了企业档案数字化管理对财务工作的积极影响。
预算控制更及时、更灵活，可根据经营情况动态调整项目预算金额，预置多套单据模板匹配个性化管理要求，为企业档案数字化管理中的预算管理提供了更加科学、精准的支持。
系统建设更高效、更便捷，报销数据精准，发票处理智能化，审批流进展可手机查看；智能稽核更精细、更多元，业务流程透明化、合规化，全面提升了企业档案数字化管理的水平和效果。
客户赞誉：猫人见证合思实力
猫人财务总监吴扬表示，数字化转型后，猫人的报销周期大幅缩短，从此前的“报销两个月”缩短至“报销不跨周”。这一显著的变化充分体现了合思数字化费用报销系统在企业档案数字化管理中的卓越成效，也赢得了客户的高度认可和赞誉。
行动号召：携手合思开启转型之旅
像猫人这样的企业通过合思的财务数字化解决方案，在企业档案数字化方面实现了显著的效益提升。如果您的企业也面临着财务难题，渴望实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅。
合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够根据不同企业的需求提供定制化的解决方案，助力企业在财务领域取得更好的成绩。赶快行动起来，与合思携手，让企业的财务更智能、更高效。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受其为企业档案数字化管理带来的巨大变革。
