在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自 1995 年成立以来，历经多年发展，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，更是在 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在 2011 年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。先后自建费控系统、采购管理系统等，试图通过自主研发来实现财务流程的优化和管理效率的提升。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距，多级审批管理也面临着重重困境。
痛点剖析：多级审批管理困境凸显
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操作体验差合规难题丛生
在动力源的日常运营中，多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让员工苦不堪言。而报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作同样依靠手工进行，这使得假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，多级审批管理在这样的操作环境下，效率低下且容易出现漏洞。 -
系统割裂数据信息滞后
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大痛点。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理分散在多个系统中，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，多级审批管理缺乏有效的数据支持。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化，企业的决策效率受到了严重影响。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得业务覆盖面广，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，操作复杂，进一步增加了多级审批管理的难度。财务人员需要花费大量的时间和精力来审核报销单据，确保费用的合规性。 -
架构复杂流程难以统一
随着公司组织架构的迅速扩展，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司的出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。多级审批管理在这样复杂的组织架构下，面临着流程混乱、效率低下的问题。
方案直击：合思定制化解决方案
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系统集成打破数据孤岛
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面发力。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让多级审批管理能够在统一的数据平台上进行，告别了多系统繁复操作的困境。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销方案为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，让多级审批管理更加高效、便捷，同时也减轻了财务人员的工作负担。 -
强大连接促进数据流转
合思费控系统连接能力强，采用 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这一技术优势打破了数据流转壁垒，在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为多级审批管理提供了有力的技术支持。
严谨实施：专业流程确保落地
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合作启程全面规划
合思与动力源于 2021 年展开财务数字化合作，合作伊始，双方就进行了全面的规划。历经项目准备、蓝图设计等阶段，为后续的系统建设奠定了坚实的基础。在这个过程中，合思充分了解动力源的业务需求和多级审批管理的现状，制定了详细的解决方案。 -
系统对接数据同步
在系统集成过程中，合思逐步完成 HR 系统、BPM 系统与合思费控的对接。通过严谨的技术手段，确保数据的准确同步，为多级审批管理提供了可靠的数据支持。每一个环节都经过精心设计和测试，确保系统的稳定性和兼容性。 -
流程设计保障顺畅
针对无需报销的流程，合思进行了详细的流程设计和测试。从消费环节到对账、结算、凭证生成等各个环节，都进行了优化和完善，保障了整个流程的顺畅运行。多级审批管理在这样的流程设计下，更加规范、高效。 -
持续优化稳定对接
合思不断优化系统连接能力，确保第三方系统与合思费控的稳定对接。通过持续的技术创新和优化，实现了业务数据的高效流转，为多级审批管理提供了更加稳定、可靠的技术环境。
显著成效：数据见证转型成果
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效率飞升成本节约
合思的解决方案实施后，效率提升显著。员工报销周期由普遍 4 周缩减至 1 周以内，效率提升 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约 50%。多级审批管理的效率得到了极大的提升，企业的运营成本也得到了有效控制。 -
员工体验大幅改善
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了更加便捷、高效的服务，多级审批管理对员工的影响也变得更加积极。 -
财务管控更加合规
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，多级审批管理的合规性得到了有效保障。 -
管理决策实时精准
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，多级审批管理为企业的管理决策提供了有力的支持。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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