多级审批管理助力动力源财务数字化转型

多级审批管理助力动力源财务数字化转型
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的佼佼者,自 1995 年成立以来,历经多年发展,成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,产品广泛应用于国家重点建设项目,更是在 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。

早在 2011 年,动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性,毅然开启了漫长的系统自研之旅。先后自建费控系统、采购管理系统等,试图通过自主研发来实现财务流程的优化和管理效率的提升。然而,理想很丰满,现实却很骨感。尽管投入了大量的时间和精力,但整体流程依然复杂,系统之间的壁垒高耸,实际效果与预期存在较大差距,多级审批管理也面临着重重困境。

痛点剖析:多级审批管理困境凸显

  • 操作体验差合规难题丛生
    在动力源的日常运营中,多系统操作体验差的问题十分突出。员工在提交申请单时,需要在各个系统之间频繁切换,繁琐的操作流程让员工苦不堪言。而报销数据需要财务人员手工录入系统,不仅效率低下,还容易出现错误。发票验真、查重等工作同样依靠手工进行,这使得假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间,多级审批管理在这样的操作环境下,效率低下且容易出现漏洞。

  • 系统割裂数据信息滞后
    系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的一大痛点。同一个报销信息,审批、预算、差标等管理分散在多个系统中,无法及时联动。这导致财务制度难以落地,多级审批管理缺乏有效的数据支持。数据报表依赖手工统计,耗时费力,管理者无法实时掌握数据信息,也就无法对业务运营及时进行调整和优化,企业的决策效率受到了严重影响。

  • 业务复杂报销稽核繁琐
    动力源主营通讯基站建设,业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得业务覆盖面广,报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同,操作复杂,进一步增加了多级审批管理的难度。财务人员需要花费大量的时间和精力来审核报销单据,确保费用的合规性。

  • 架构复杂流程难以统一
    随着公司组织架构的迅速扩展,管理程度不一致的问题逐渐显现。总部和分公司的出差申请方式不同,业务流程难以统一。出差申请通过后,员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请,操作重复,信息一致性难以保证。多级审批管理在这样复杂的组织架构下,面临着流程混乱、效率低下的问题。

方案直击:合思定制化解决方案

  • 系统集成打破数据孤岛
    合思针对动力源的问题,首先在系统集成方面发力。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步,同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式,实现了订单支出成本的实时归集和统计,打破了数据孤岛,让多级审批管理能够在统一的数据平台上进行,告别了多系统繁复操作的困境。

  • 无需报销提升员工体验
    合思的无需报销方案为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票,幸福感大幅提升。消费过程受到申请单和差标管控,确保消费即合规。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。这一系列自动化操作,让多级审批管理更加高效、便捷,同时也减轻了财务人员的工作负担。

  • 强大连接促进数据流转
    合思费控系统连接能力强,采用 Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持标准化方式对接第三方系统。这一技术优势打破了数据流转壁垒,在实际应用中,待审批信息能够自动同步各部门负责人,业务数据跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计效率,为多级审批管理提供了有力的技术支持。

严谨实施:专业流程确保落地

  • 合作启程全面规划
    合思与动力源于 2021 年展开财务数字化合作,合作伊始,双方就进行了全面的规划。历经项目准备、蓝图设计等阶段,为后续的系统建设奠定了坚实的基础。在这个过程中,合思充分了解动力源的业务需求和多级审批管理的现状,制定了详细的解决方案。

  • 系统对接数据同步
    在系统集成过程中,合思逐步完成 HR 系统、BPM 系统与合思费控的对接。通过严谨的技术手段,确保数据的准确同步,为多级审批管理提供了可靠的数据支持。每一个环节都经过精心设计和测试,确保系统的稳定性和兼容性。

  • 流程设计保障顺畅
    针对无需报销的流程,合思进行了详细的流程设计和测试。从消费环节到对账、结算、凭证生成等各个环节,都进行了优化和完善,保障了整个流程的顺畅运行。多级审批管理在这样的流程设计下,更加规范、高效。

  • 持续优化稳定对接
    合思不断优化系统连接能力,确保第三方系统与合思费控的稳定对接。通过持续的技术创新和优化,实现了业务数据的高效流转,为多级审批管理提供了更加稳定、可靠的技术环境。

显著成效:数据见证转型成果

  • 效率飞升成本节约
    合思的解决方案实施后,效率提升显著。员工报销周期由普遍 4 周缩减至 1 周以内,效率提升 300%。会计工作量大幅缩减,人员成本节约约 50%。多级审批管理的效率得到了极大的提升,企业的运营成本也得到了有效控制。

  • 员工体验大幅改善
    在员工方面,申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大缩短了员工填报时间,简化了报销流程,提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对,全场景无需垫资,让员工感受到了更加便捷、高效的服务,多级审批管理对员工的影响也变得更加积极。

  • 财务管控更加合规
    财务方面,审批有依据,费控更合规,结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程,降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单,节省了更多精力去做更有价值的工作,多级审批管理的合规性得到了有效保障。

  • 管理决策实时精准
    在管理方面,实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控,实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据,动态掌握企业信息,通过综合分析报表发现问题,对业务运行进行高效、及时、准确的决策,彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式,多级审批管理为企业的管理决策提供了有力的支持。

客户评价与行动号召

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示:“面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”

如果你的企业也想告别数据孤岛,实现降本增效、合规经营和低碳运营,选择合思,让有限更有效!合思的多级审批管理解决方案,将为你的企业带来全新的财务数字化体验。现在点击免费试用,开启企业财务数字化转型之旅!

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captaincaptain
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