在当今数字化浪潮中，众多企业都在积极寻求财务数字化转型之路，以提升运营效率和管理水平。其中，一家世界 500 强旗下的教育服务品牌企业，也在财务数字化转型的征程中遇到了诸多挑战。该企业在业务拓展过程中，业务和财务系统日益增多，且相互独立，数据难以互通，这给财务文档归档等工作带来了极大的困扰。而合思凭借其专业的解决方案，为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，助力企业在财务数字化方面取得了显著成效。
业务迷雾：客户现状与痛点洞察
该教育服务品牌企业在业务发展过程中，积累了大量的财务数据和文档。然而，由于业务和财务系统众多且相互独立，如同一个个信息孤岛，导致数据无法有效流通。在财务文档归档方面，面临着诸多难题。
首先，结构化数据提取困难重重。企业的各种业务和财务系统产生的数据格式各异，要从中提取有用的结构化数据，需要耗费大量的人力和时间。同时，电子发票的处理也让财务人员头疼不已。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
其次，实物存档问题突出。企业的会计档案以实物形式存档，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，增加了管理成本。而且，实物档案容易损坏，一旦发生损坏，企业可能面临合规风险。
再者，重复的纸质档案录入操作繁琐且易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，财务人员需要花费大量时间和精力来完成这些工作，效率低下。
最后，档案查阅不便。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产利用率极低。财务文档归档工作在这样的困境中举步维艰。
曙光初现：合思解决方案闪耀登场
面对该企业的财务痛点，合思凭借其丰富的行业经验和强大的技术实力，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，犹如一道曙光，照亮了企业财务文档归档的前行之路。
合思的方案具有广泛的档案数据来源。它能够连接电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 等多种系统，自动封装接口达 40 种以上，无需开发成本即可介入，真正实现了档案应收尽收。
接口传输方式多样也是该方案的一大亮点。它支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，能够满足企业不同场景下的数据传输需求。
自动归档功能更是合思方案的核心优势。它包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节，实现了财务文档归档的全流程自动化管理。
在会计类档案管理范围上，合思的方案涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，确保了企业所有财务档案的全面管理。
砥砺前行：方案实施过程与步骤
合思的方案实施过程严谨有序，为企业的财务文档归档工作带来了实质性的改变。
第一步，广泛连接异构系统，实现档案数据的收集。合思通过强大的接口能力，将电子档案、自研 OA、金蝶 EAS 等系统中的数据进行整合，为后续的处理打下了坚实的基础。
第二步，采用多种接口传输方式，将数据传输到系统中。无论是影像支撑、外部设备扫描还是人工上传，都能够快速、准确地将数据录入系统，确保数据的及时性和完整性。
第三步，系统对收集到的数据进行智能组单和四性检测。智能组单功能能够自动将相关的财务数据进行组合，提高了数据的关联性和可读性。四性检测则确保了数据的真实性、完整性、准确性和可用性。
第四步，进行自动归档管理。经过前面的处理，系统将数据自动归档到相应的位置，实现了财务文档的高效归档。
最后，建立权限监控机制。合思为企业建立了严格的权限管理体系，确保只有授权人员能够访问和操作档案，保障了档案管理的安全性和合规性。
硕果累累：方案实施成果与效益展现
经过合思方案的实施，该企业在财务文档归档方面取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。财务人员不再需要花费大量时间在繁琐的纸质档案处理上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
档案多维度穿透查询功能让档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，实现了多人同时借阅，提高了档案资产的利用率。财务人员可以快速准确地找到所需的档案信息，为企业的决策提供了有力支持。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这充分证明了合思方案在提高企业运营效率方面的强大能力。
此外，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的实物档案存储和管理投入大量的资源，降低了企业的运营成本。
客户盛赞：企业评价与反馈见证成效
该企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他表示，通过合思的电子化会计档案管理方案，企业在财务文档归档等方面取得了显著的改善。有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这充分说明企业对合思方案的认可和对未来发展的信心。
携手同行：鼓励借鉴与行动号召
该世界 500 强旗下教育服务品牌企业是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，其在财务文档归档方面的成功经验值得其他企业借鉴。
合思作为专业的财务数字化解决方案提供商，拥有灵活定价模式，能够根据不同企业的需求和规模制定合理的价格方案。同时，合思还提供免费试用服务，让企业在实际体验中感受方案的优势。其强大的集成能力能够与企业现有的各种系统进行无缝对接，确保数据的流通和共享。
合思还有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。无论是方案实施过程中的技术支持，还是后续的维护和升级，都能够让企业无后顾之忧。
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