在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的会计档案流转管理正直面全新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对会计档案流转管理的要求。
在纸电混合时代，企业不同角色在会计档案流转管理方面均面临着诸多困扰。企业高管要承受纸质档案管理成本的巨大压力，不仅花费高昂，储存还需占用大量空间。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业决策的科学性产生了不利影响。财务人员则被海量的档案数据所淹没，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一进行匹配、核对和确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节也备受折磨，纸质票据的报销流程繁琐，耗费大量时间。
传统的纸质档案管理方式更是弊病丛生。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来提供存储空间。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，这种管理方式还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，给企业带来难以估量的损失。
即便企业在推行数字化的过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然无法解决纸质文件储存以及数据存储线下载体的问题。这使得企业难以保证档案的原生性，全面数字化的目标也难以实现。
面对这些困境，合思档案应运而生，为企业的会计档案流转管理提供了全方位的解决方案。
合思档案解决方案全景展示
合思档案拥有领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业在不同场景下的会计档案流转管理需求。
对于CEO和高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能够沉淀企业的数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业实现决策的数智化，提升财务服务效率，实现降本增效，推动企业朝着绿色低碳运营的方向发展。
对于归档员和财务人员来说，合思档案是他们摆脱繁琐工作的救星。它提高了工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使他们能够轻松完成会计档案流转管理工作，同时提高档案的利用效率。
对于外部审计工作，合思档案也提供了极大的便利。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放和回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案核心功能优势揭秘
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智能采集：多源数据轻松汇聚
合思档案的智能采集功能堪称强大。它支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时还支持自定义数据采集方案。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，它提供了多种便捷的手动数据补录方式。比如，它可以对单张PDF大文件、多张回单/发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入，为会计档案流转管理提供了丰富的数据来源。 -
智能制档：高效匹配精准组装
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也可以可视化展示。同时，通过字段映射，查阅变得更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，提升了会计档案流转管理的效率和精准度。 -
双模式检测：保障数据真实完整
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测则基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为会计档案流转管理的合规性提供了有力保障。 -
精细管理：权限灵活目录拓展
在档案管理方面，合思档案的权限管理十分精准。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套的数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。档案目录具有灵活扩展的特点，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，还能灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，满足企业多样化的会计档案流转管理需求。
合思档案应用案例成效显著
众多企业在会计档案流转管理方面遇到了各种难题，而合思档案凭借其强大的功能和解决方案，成功帮助这些企业解决了问题，实现了降本增效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。它简化了装订流程，使企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现，企业的管理自动化程度大幅提高，成本显著降低。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。企业的整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，纸张打印成本每年减少100万张纸。
一家企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落于各系统，数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主导致实物翻阅效率低、易损坏、易丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估该企业每年可节省总体成本30W +，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询和以电子借阅为主的简便高效管理。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够为企业提供全面、专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现会计档案流转管理的数字化转型。
合思档案已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，得到了客户的高度认可。客户评价其帮助企业解决了“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现了会计档案价值的深度应用，让企业享受到了数字化转型带来的降本增效。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想提升会计档案流转管理的效率和水平，不妨免费试用合思档案，开启数字化转型之旅。
