在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也正式启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必行之路，更有着诸多显著优势。它能够优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》也具有极高的参考价值和借鉴意义。接下来，我们将深入探讨企业在传统财务档案管理中面临的痛点，以及合思档案如何提供有效的成本控制方案。
传统财务档案管理痛点剖析
传统财务档案管理模式犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多困扰。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为困难，往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
COMMUNE 幻师同样面临着诸多问题。档案耗材、打印、存储成本高是其一大痛点，门店报销周期长达 2 个月，且对于电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营企业也深受传统财务档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证都需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，耗费大量的档案盒、档案柜等资源。而且，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管 1 年后还要移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。每年提供实物稽查时，还需要人工逐一翻查，效率低下。
合思档案整体解决方案策略
合思档案犹如一把金钥匙，为企业打开了财务档案管理的新大门，提供了全面的成本控制方案。
合思档案全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，涵盖采集、制、管、用四个关键环节，实现了全流程的合规化、自动化和数字化。
在采集环节，通过开放式接口互联自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析，确保数据的准确获取。智能关联自动组装功能，能够进行四性检测和业务检测，还支持自定义版式文件。
在管理环节，精准权限管控确保了数据的安全性，档案目录可以灵活扩展，水印管理进一步增强了数据的保密性，档号也完全符合国标要求。
在使用环节，多维检索让查找档案变得轻而易举，一站式预览功能提供了便捷的查看体验，在线借阅方便了员工的使用，异构系统联查实现了数据的互通，实物混序归档提高了归档效率，可视化盘点档案数据则让管理者对档案情况一目了然。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其成长历程丰富，从 2017 年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到 2024 年电子凭证中心上线全面支持 9 类电子凭证在企业中的闭环管理，不断发展壮大。
合思档案核心模块解读
合思档案的功能蓝图犹如一幅精密的画卷，为企业提供了便捷高效的成本控制方案。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能。电子会计档案全生命周期管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个方面。智能采集通过外部生态如 OCR 识别、RPA 技术等，以及内部系统如 EAI 插件、API 接口等，确保数据的全面采集。预归档服务集成了多种服务和规则引擎，为后续的管理奠定了基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能，保障了档案的有序管理。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的决策提供了有力支持。
业务层涵盖了企业内部产生的各类凭证和单据，以及外部接收的多种系统数据，核算系统的各种财务信息也都能纳入其中。应用层则提供了辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等功能，满足了企业不同的业务需求。
合思档案还可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。支持多种文件传输方式、邮件短信和系统直联，同步原始凭证信息至档案服务，确保数据的及时准确。其电子会计凭证管理涵盖了开具端和接收端，以及电子凭征业务应用环节和财务档案归档端，实现了全流程的闭环管理。
合思档案竞争优势凸显
合思档案在众多产品中脱颖而出，具有显著的竞争优势，为企业提供了优质的成本控制方案。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，强大的资金和技术实力为其产品的研发和创新提供了坚实的保障。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、专业的服务，满足客户的不同需求。
自动化归档功能让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析，能够为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。同时，合思档案对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统，低开发成本，释放了财务人员的精力。
合思档案成功案例见证
众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效，充分证明了其成本控制方案的有效性。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年减少综合成本 20 万元。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了 80%，节省了打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%，预估节省总体成本 30 万 + /年，档案合规性达到了 100%。
合思服务体系保障
合思为客户提供了全方位的服务体系，确保企业能够顺利使用合思档案，实现成本控制方案的有效实施。
合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，提供了广泛的服务覆盖。
专业的研发中心分别在北京、杭州、南昌设立，不断进行技术创新和产品升级，为客户提供更优质的产品和服务。
以客户为中心的服务理念，让合思能够根据客户的不同需求，提供个性化的解决方案，帮助客户解决实际问题。同时，全面的售后支持，包括系统维护、技术培训、问题解决等，确保客户能够顺利使用合思档案系统。
合思档案展望未来
合思档案在电子凭证数字化转型中具有重要的意义和价值。它有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，为企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，体现了合思档案在市场上的认可度和影响力。随着电子凭证改革的不断推进，合思档案将不断创新和完善，为更多企业提供更优质的财务数智化服务。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，助力企业在财务数智化领域取得更大的成功。
如果您也想体验合思档案带来的成本控制方案和高效财务管理，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化之旅。
