在当今数字化浪潮中，财务数智化转型已成为企业发展的必由之路。2024年，铁路、民航领域全面推广电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革步入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。在此背景下，企业对于电子报销便捷的需求愈发迫切，而传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，如同一座大山，横亘在企业发展的道路上。高成本、低效率、不合规等问题，让企业在追求效益的道路上举步维艰。
合思档案，作为领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐洞察到企业的这一痛点，顺势推出全面打通电子凭证会计处理全流程的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业带来了电子报销便捷的曙光。
电子凭证变革：时代浪潮下的必然之选
随着政策的持续推动和企业降本增效的强烈需求，电子凭证全流程无纸化已是大势所趋。政策的导向如同强劲的东风，推动着企业加快财务数智化转型的步伐。而企业在发展过程中，对电子报销便捷的追求，更是成为推动电子凭证变革的内在动力。
在传统报销模式下，企业面临着诸多难题。财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，稍有不慎，档案遗失的情况便难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找时耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，大大降低了工作效率。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大，成本居高不下。纸质档案管理办法也无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求，给企业带来了潜在的风险。
电子凭证数字化转型的加快，为企业带来了新的机遇。电子凭证全流程无纸化，不仅能够实现电子报销便捷，还能提高企业的运营效率，降低成本，确保合规经营。合思档案应运而生，成为企业在电子凭证变革时代的得力助手。
痛点直击：传统模式的四大困境
归档之难：繁琐流程下的效率瓶颈
在传统报销模式下，财务归档工作繁琐复杂。工作人员需要逐一核对单据、发票、回单和凭证，确保其一致性。这一过程不仅耗费大量时间，而且容易出现人为错误。一旦出现档案遗失的情况，更是会给企业带来巨大的损失。例如，某企业在一次审计中，由于部分档案遗失，导致审计工作无法顺利进行，企业不得不花费大量时间和精力进行补救，严重影响了企业的正常运营。
查找之慢：时空限制下的信息孤岛
纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便。工作人员需要在堆积如山的档案中寻找所需信息，耗费大量时间。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，导致信息传递不及时，影响了企业的决策效率。在当今快节奏的商业环境中，这种信息孤岛的现象严重制约了企业的发展。
成本之高：空间人力下的沉重负担
大量纸质档案的管理，对空间和人力要求巨大。企业需要租赁专门的档案室来存放纸质档案，同时还需要安排专人进行管理。这不仅增加了企业的运营成本，还占用了企业大量的资源。在当前经济环境下，企业面临着降低成本、提高效益的压力，纸质档案管理的高成本已成为企业的沉重负担。
不合规之忧：数据安全下的潜在风险
纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。在数字化时代，企业的财务数据面临着诸多安全威胁，如数据泄露、篡改等。一旦发生数据安全问题，企业将面临巨大的法律风险和经济损失。因此，企业迫切需要一种合规、安全的档案管理方式，以确保电子报销便捷和数据安全。
合思档案方案：全生命周期管理的破局之道
合思档案通过“采集 – 制档 – 管理 – 利用”全生命周期管理，为企业电子凭证处理全流程的痛点提供了有效的解决方案。
智能采集：开放接口下的高效连接
合思档案支持外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的开放式接口互联，实现自主采集。这一功能大大提高了采集效率，减少了人工干预。例如，通过OCR识别技术，可以快速准确地识别发票信息，并将其自动录入系统。RPA技术则可以模拟人工操作，完成一些重复性的采集任务，进一步提高了工作效率。
预归档服务：精准保障下的数据完整
集成服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的准确性和完整性。在预归档阶段，合思档案会对采集到的数据进行严格的审核和校验，确保数据的真实性和有效性。同时，通过规则引擎和元数据服务，可以对档案数据进行分类和标记，方便后续的管理和利用。
基础管理：灵活管控下的安全存储
提供档案存储、检索、借阅、销毁等基础功能，支持精准权限管控和档案目录灵活扩展。在档案管理方面，合思档案采用了先进的存储技术，确保档案数据的安全可靠。同时，通过精准权限管控，可以对不同用户设置不同的访问权限，保障档案数据的安全。档案目录的灵活扩展功能，则可以根据企业的实际需求进行调整，满足企业不断发展的档案管理需求。
档案服务：增值赋能下的高效利用
辅助审计、项目管理、统计分析等增值服务，提升档案利用效率。合思档案不仅可以满足企业基本的档案管理需求，还可以为企业提供增值服务。例如，在审计过程中，可以快速提供相关的档案数据，辅助审计工作的顺利进行。在项目管理中，可以通过对档案数据的分析，为项目决策提供支持。统计分析功能则可以帮助企业了解档案的使用情况，优化档案管理流程。
核心亮点：自动化合规数字化的卓越体验
档案采集：大文件切割与数电票解析的效率提升
支持大文件自动切割、数电票自动化解析，提高采集效率。在处理大文件时，合思档案可以自动将其切割成多个小文件，方便上传和处理。对于数电票，系统可以自动解析发票信息，并将其录入系统，减少了人工录入的工作量和错误率。这一功能大大提高了档案采集的效率，为企业节省了大量的时间和人力成本。
档案制档：智能关联与四性检测的质量保障
实现智能关联、自动组装，通过四性检测和业务检测确保档案质量。在档案制档过程中，合思档案可以根据预设的规则，自动将相关的单据、发票、回单和凭证进行关联和组装。同时，通过四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）和业务检测，对档案数据进行严格的质量把控，确保档案的质量符合要求。
档案管理：精准权限与水印管理的安全防护
提供精准权限管控、水印管理、档号符合国标要求等功能，保障档案安全。精准权限管控可以确保只有授权人员才能访问和操作档案数据，防止数据泄露。水印管理功能可以在档案上添加水印，防止档案被篡改。档号符合国标要求，则保证了档案的规范性和统一性，方便档案的管理和利用。
档案利用：多维检索与异构联查的便捷体验
支持多维检索、一站式预览、在线借阅、异构系统联查等，提升档案利用效率。用户可以通过多种维度进行检索，快速找到所需的档案数据。一站式预览功能可以让用户在不下载档案的情况下，直接查看档案内容。在线借阅功能则方便了用户之间的档案共享。异构系统联查功能可以实现与企业的其他系统进行数据交互，提高档案的利用效率。
竞争优势与标杆：降本增效合规低碳的典范
降本增效：人工耗时与管理耗时的双重减少
减少人工耗时、管理耗时，降低综合成本。例如，好想你健康食品股份有限公司预计减少综合成本20万元/年。合思档案通过自动化处理和智能化管理，大大减少了人工干预，提高了工作效率。同时，优化了档案管理流程，降低了管理成本。企业可以将节省下来的时间和成本投入到核心业务中，实现降本增效的目标。
合规经营：原生性存储与灵活权限的风险规避
保证财务档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置。合思档案采用原生性存储方式，确保财务档案的真实性和完整性。在审计抽查时，可以根据不同的审计需求，灵活配置账户权限，保证审计工作的顺利进行。这一功能有效规避了电子化时代带来的档案管理风险，为企业的合规经营提供了有力保障。
低碳运营：自动化流程与实物成本的显著降低
实现档案生命周期管理流程自动化，减少打印、存储、使用的实物成本。例如，帆书通过合思档案实现年节约成本500万/年。合思档案通过自动化流程，减少了纸质档案的使用，降低了打印、存储和使用的实物成本。同时，也符合国家低碳环保的政策要求，为企业的可持续发展做出了贡献。
标杆客户：多行业应用的成功实践
列举好想你、COMMUNE幻师、云海肴、金牌橱柜、帆书、海亮教育、高新兴、中文传媒、西湖城投等标杆客户案例，展示合思档案在不同行业的应用效果。这些标杆客户涵盖了食品、餐饮、教育、传媒等多个行业，通过使用合思档案，都取得了显著的成效。他们的成功实践，为其他企业提供了宝贵的经验和借鉴。
服务体系与成长：客户至上持续创新的承诺
服务体系：全国布局下的贴心保障
在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思档案建立了完善的服务体系，为客户提供全方位的服务支持。研发中心的设立，保证了产品的持续创新和升级。直营服务网络和合作伙伴的覆盖，让客户无论身处何地，都能享受到及时、高效的服务。
成长历程：迭代升级中的最佳实践
从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，合思档案不断迭代升级，深耕企业“单套制”落地最佳实践。在多年的发展过程中，合思档案始终坚持以客户为中心，不断满足客户的需求。通过不断的技术创新和服务优化，合思档案在电子凭证档案管理领域树立了良好的口碑。
面对电子凭证数字化转型的浪潮，合思档案以其全流程合规化、自动化、数字化的管理，成为企业实现财务数智化升级的理想选择。它不仅能够帮助企业实现电子报销便捷，还能为企业带来降本增效、合规经营和低碳运营等诸多优势。
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