合思档案：引领纸质档案数字化新风尚，驱动财务数智化转型

开篇：纸质档案数字化浪潮下的财务数智化新机遇

在当今快速发展的时代，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面迈入数字化电子发票时代；而到了2024年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，全面推广航空运输电子客票行程单。这一系列举措，标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道，纸质档案数字化的全流程无纸化时代已然到来。

对于企业而言，纸质档案数字化不仅是顺应时代发展的必然选择，更是财务数智化转型的关键一步。它有助于优化管理流程，显著降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，精准把握市场脉搏，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业财务数智化转型提供了强有力的支持。

破局之路：纸质档案数字化时代企业财务档案管理之困

档案归档：繁琐耗时，遗失风险如影随形

在传统的财务档案管理模式下，归档工作无疑是一项艰巨的任务。财务人员需要花费大量的时间和精力，去确认单据、发票、回单和凭证之间的一致性。每一个环节都容不得半点马虎，否则就可能导致档案信息的错误或遗漏。而且，即便如此小心谨慎，档案遗失的情况也难以完全避免。这不仅会给企业带来不必要的损失，还可能影响企业的正常运营和财务审计。

档案查找：时空受限，效率低下令人苦恼

纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便。当企业需要查阅某一份档案时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的档案中翻找。而且，由于纸质档案无法实现实时调阅和同时借阅，在多人需要查阅同一份档案时，只能依次排队等待，这无疑大大降低了工作效率。此外，精准查找纸质档案更是一项挑战，尤其是在档案数量众多的情况下，很难快速准确地找到所需的档案。

档案管理：成本高昂，空间人力双重压力

大量纸质档案的管理，对企业的空间和人力都提出了巨大的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这不仅占用了宝贵的办公空间，还增加了企业的运营成本。同时，档案管理需要专业的人员进行操作，从档案的整理、分类到保管，每一个环节都需要投入大量的人力。而且，随着档案数量的不断增加，管理成本也会随之上升，给企业带来了沉重的负担。

档案合规：风险暗藏，数据安全难以保障

纸质档案管理办法存在着诸多合规风险。一方面，纸质档案无法保证电子原文件的长期保存，随着时间的推移，纸质档案可能会出现褪色、损坏等情况，导致数据丢失。另一方面，纸质档案在数据安全方面也存在很大的隐患，无法确保数据的保密性和可用性。在当前严格的监管环境下，这种不合规的档案管理方式显然无法满足企业的管理要求，可能会给企业带来法律风险和声誉损失。

革新之策：合思档案助力纸质档案数字化高效转型

打破壁垒：数据同源，一键联查效率飙升

合思档案通过打破数据壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员无需再在不同的系统之间来回切换，只需通过合思档案平台，就能一键联查所需的数据。这不仅大大提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。同时，数据的同源共享也为企业的决策提供了更加准确和及时的数据支持，帮助企业更好地把握市场动态，做出科学合理的决策。

自动组装：审计便捷，内外标准精准统一

在审计工作中，合思档案发挥着重要的作用。它以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了内外审计标准的精准统一。审计人员可以直接在平台上获取所需的档案数据，进行快速、准确的审计。而且，合思档案的自动组装功能，能够将相关的档案数据进行整合，形成完整的审计证据链，大大提升了审计效率，降低了审计成本。

实物管理：高效匹配，电子实物精准定位

为了更好地管理实物档案，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子档案与实物档案的高效匹配。查阅者只需在平台上查询电子档案，就能快速定位实物档案的位置。这不仅方便了查阅者的使用，还提高了实物档案的管理效率。同时，虚拟档案库房的建立，也节省了企业的存储空间，降低了管理成本。

全流程打通：电子凭证，数字化管理新典范

合思档案平台全面打通了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全流程。在这个平台上，每一个环节都实现了数字化管理，信息传递更加及时、准确。企业无需再为繁琐的纸质凭证处理而烦恼，只需通过合思档案平台，就能轻松完成电子凭证的全流程管理，实现了真正的数字化管理。

核心优势：合思档案赋能纸质档案数字化价值凸显

智能采集：多元接入，自动化制档新体验

合思档案支持外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）的数据采集。通过这些多元化的接入方式，企业可以实现数据的自动化采集和制档。无论是来自供应商的发票数据，还是企业内部系统的业务数据，都能快速、准确地采集到合思档案平台中，大大提高了数据采集的效率和准确性。

预归档服务：精细管控，数据准确完整无忧

合思档案提供的预归档服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。通过这些服务，企业可以对档案数据进行精细化的管控，确保档案数据的准确性和完整性。在档案归档之前，系统会自动对数据进行校验和整理，发现问题及时提醒用户进行修改，从而避免了因数据错误而导致的归档问题。

基础管理：功能完备，权限管控精准灵活

合思档案的基础管理功能十分完备，包括档案存储、检索、借阅、销毁等功能。同时，它还支持精准权限管控和档案目录灵活扩展。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的权限，确保档案数据的安全。而且，档案目录可以根据企业的实际需求进行灵活扩展，满足企业不断发展的档案管理需求。

档案服务：多样满足，管理需求全面覆盖

除了基础管理功能外，合思档案还提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。这些服务可以满足企业多样化的管理需求，帮助企业更好地进行财务管理和决策。例如，辅助审计服务可以为审计人员提供更加便捷的审计工具，提高审计效率；项目管理服务可以帮助企业对项目档案进行集中管理，方便项目进度跟踪和成本控制；统计分析服务可以为企业提供详细的档案数据统计和分析报告，为企业的战略决策提供数据支持。

实践见证：合思档案在不同行业的纸质档案数字化应用典范

好想你健康食品股份有限公司：降本增效，管理效率大幅提升

好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案，实现了财务档案管理的全面升级。在归档环节，减少了90%的人工耗时；在总部接收环节，减少了80%的管理耗时；在借阅管理环节，减少了67%的管理耗时。预计每年可减少综合成本20万元。这一系列的数据表明，合思档案为企业带来了显著的经济效益和管理效率的提升。

COMMUNE幻师：绿色运营，成本节约成效显著

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，取得了令人瞩目的成果。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本高达5000万元，报销效率提升了300%。这不仅体现了合思档案在纸质档案数字化方面的强大能力，也展示了企业在绿色运营和成本控制方面的积极成效。

云海肴：全面无纸化，运营成本大幅降低

云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，有效降低了运营成本。年节省成本超过30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，档案合规性达到100%。这一案例充分证明了合思档案在推动企业财务数智化转型和实现降本增效方面的重要作用。

金牌橱柜家居科技股份有限公司：高效匹配，查询耗时大幅缩减

金牌橱柜家居科技股份有限公司在使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估每年节省总体成本30万以上，档案合规性达到100%。这表明合思档案能够显著提高企业档案管理的效率和准确性，为企业的发展提供有力支持。

展望未来：携手合思档案，共赴纸质档案数字化新征程

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。纸质档案数字化作为财务数智化转型的重要一环，对于企业的发展至关重要。合思档案以其全流程合规化、自动化、数字化的管理优势，帮助企业实现了财务档案的无纸化管理，提升了管理效率和合规性，降低了运营成本。

作为财务数智化转型的重要工具，合思档案能够帮助企业更好地应对电子凭证改革的挑战，实现数字化转型。它不仅为企业提供了一种高效、便捷的档案管理方式，还为企业的财务管理和决策提供了有力的支持。

在此，我们诚挚地呼吁广大企业积极采用合思档案，共同推动财务数智化转型。现在，您还可以申请免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的性能。让我们一起携手共进，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标，共创美好未来！