合思档案：引领企业文件保管无纸化新时代

开启无纸化新纪元：企业文件保管的革新之路

在数字化浪潮的推动下，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域率先迈入全面数字化电子发票时代；紧随其后，2024年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，全面推广数字化电子发票。这一系列变革，标志着电子凭证开具端已基本完成数字化适配，而接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题，也即将迎来全面解决方案。企业文件保管，正步入一个全新的无纸化时代。

面对这一趋势，合思档案应运而生，作为合思公司倾力打造的电子会计档案管理平台，它全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了一站式、高效、安全的电子会计档案管理解决方案。同时，合思发布的《电子会计档案实践案例集》，精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，为企业在企业文件保管的转型之路上提供了宝贵的参考与借鉴。

直击行业痛点：企业文件保管的四大难题

在传统企业文件保管模式下，企业往往面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等四大难题。财务归档时，需要耗费大量时间核对单据、发票、回单与凭证的一致性，档案遗失的风险如影随形；纸质档案受限于物理空间与时间，查找效率低下，无法满足实时调阅、同时借阅及精准查找的需求；大量纸质档案的管理，不仅占用宝贵的空间资源，还增加了人力成本；而纸质档案管理办法在电子原文件长期保存、数据安全可用方面的不足，更是让企业在合规经营上如履薄冰。

合思档案解决方案：全方位财务数智化服务

针对这些痛点，合思档案通过敏捷的财务收支管理平台，提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析及电子会计档案等全方位财务数智化服务。这一平台不仅简化了企业差旅管理流程，提高了报销效率，还优化了收付款管理，提升了资金使用效率。更重要的是，它实现了电子会计档案的全生命周期管理，从智能采集、预归档服务到基础管理、档案服务，每一个环节都紧密相连，确保了企业文件保管的高效与安全。

聚合商旅：简化差旅管理

合思档案的聚合商旅服务，将机票、酒店、火车票等差旅资源整合于一体，企业员工只需通过一个平台即可完成预订、报销等全部流程。这不仅简化了差旅管理流程，还大大提高了报销效率，让员工从繁琐的报销事务中解脱出来，专注于更有价值的工作。

费控报销：无需报销的“消费-入账-归档”

合思档案的费控报销解决方案，实现了从消费到入账再到归档的全流程自动化。员工消费后，系统自动生成报销单，财务人员审核后直接入账，档案自动归档。这一流程不仅提高了报销效率，还减少了人为错误，确保了企业文件保管的准确性与及时性。

收付款管理：优化资金流转

通过优化收付款管理流程，合思档案帮助企业实现了资金的快速流转与高效利用。系统支持多种支付方式，自动对账功能大大减少了财务人员的工作量，同时，资金流向的实时监控也让企业能够随时掌握资金状况，做出更明智的决策。

财务收支经营分析：数据驱动决策

合思档案提供的财务收支经营分析功能，让企业能够基于真实、准确的数据进行决策。系统自动生成各类财务报表，帮助企业分析收支状况、预测未来趋势，为企业的战略规划提供有力支持。

电子会计档案：全生命周期管理

作为合思档案的核心功能，电子会计档案实现了从智能采集、预归档服务到基础管理、档案服务的全流程覆盖。系统支持多种格式的电子文件导入，通过OCR识别、RPA技术等智能手段，自动提取关键信息，完成预归档处理。同时，系统还提供了档案存储、检索、借阅、销毁等基础管理功能，以及辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务，确保了企业文件保管的全面性与安全性。

核心功能亮点：便捷高效的企业文件保管体验

合思档案的核心功能亮点，在于其便捷调阅、混序归集、智能采集、预归档服务、基础管理及档案服务等全方位的企业文件保管体验。

便捷调阅不打印

在合思档案中，电子档案的调阅变得前所未有的便捷。用户无需打印，即可随时随地通过系统查看所需档案，大大提高了工作效率。

混序归集免组装

系统支持混序归集功能，无论档案来源如何，都能自动归类整理，免去了繁琐的组装过程，让企业文件保管更加轻松。

智能采集精准高效

通过OCR识别、RPA技术等智能手段，合思档案能够自动采集外部生态和内部系统的数据，确保信息的准确性与完整性。

预归档服务提前布局

预归档服务为企业提供了集成服务、规则引擎、元数据服务等，帮助企业在档案正式归档前做好充分准备，确保归档过程的顺畅与高效。

基础管理全面覆盖

档案存储、检索、借阅、销毁等基础管理功能一应俱全，满足了企业文件保管的多样化需求。

档案服务增值赋能

辅助审计、项目管理、统计分析等档案服务，为企业提供了更多的增值价值，助力企业在企业文件保管领域实现更大的突破。

用户收益：降本增效 合规经营 低碳运营

使用合思档案，企业能够显著降低企业文件保管成本，提高工作效率，确保合规经营，推动低碳运营。

降本增效

通过无纸化管理，企业减少了打印、存储等成本，同时提高了工作效率。员工无需再为繁琐的报销事务奔波，财务人员也能从大量的纸质档案中解脱出来，专注于更有价值的工作。

合规经营

合思档案确保了电子原文件的长期保存和数据安全，满足了企业在企业文件保管方面的合规要求。系统提供了严格的权限管理、数据加密等安全措施，确保了企业信息的安全与可靠。

低碳运营

减少纸张使用，降低碳排放，是合思档案为企业带来的又一重要价值。在当前经济环境下，企业积极响应国家绿色发展号召，通过无纸化管理推动可持续发展，不仅符合社会趋势，也为企业赢得了良好的社会声誉。

提升效率

自动化归档和智能检索功能，让企业文件保管变得更加高效与准确。员工能够快速找到所需档案，财务人员也能更高效地完成审核与归档工作，整体提升了企业的运营效率。

典型场景：多行业广泛应用的成功实践

合思档案适用于多种行业和企业规模，特别是在食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等领域有着广泛的应用。

食品行业：好想你健康食品股份有限公司

好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案，实现了企业文件保管的全面数字化。减少了90%的人工耗时，预计每年减少综合成本20万元。这一变革不仅提高了工作效率，还为企业带来了显著的经济效益。

餐酒吧：COMMUNE幻师

COMMUNE幻师通过无纸化管理平台，实现了企业文件保管的革新。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本高达5000万元。这一成果不仅彰显了合思档案在企业文件保管领域的实力，也为企业带来了实实在在的利益。

餐饮连锁：云海肴

云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，年节省成本超过30万元。同时，业财融合达成80%，财务提效90%。这一变革不仅优化了企业文件保管流程，还提升了企业的整体运营效率。

家居行业：金牌橱柜

金牌橱柜通过引入合思档案，减少了档案匹配耗时84%，档案查询耗时80%，预估每年节省总体成本30万以上。这一成果不仅提高了企业文件保管的效率与准确性，还为企业带来了显著的成本节约。

数字阅读：帆书

帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，财务结账效率提高了50%，总节约成本高达500万/年。这一变革不仅优化了企业文件保管流程，还为企业带来了巨大的经济效益。

教育培训：海亮教育

海亮教育通过合思档案提升了档案整理匹配效率90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约了3万元。这一成果不仅彰显了合思档案在企业文件保管领域的专业性，也为企业带来了实实在在的利益。

软件与信息技术服务：高新兴

高新兴通过引入合思档案，提升了归档效率90%，年节约成本30万以上。这一变革不仅优化了企业文件保管流程，还提高了企业的整体运营效率与竞争力。

国企：中文天地出版传媒

中文天地出版传媒通过合思档案提升了财务档案归档效率72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。这一成果不仅彰显了合思档案在企业文件保管领域的实力与专业性，也为企业带来了显著的经济效益与社会效益。

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合思档案以其创新的解决方案、全方位的服务以及显著的用户收益，正引领着企业文件保管的无纸化新时代。无论您身处哪个行业，无论您的企业规模大小，合思档案都能为您提供量身定制的企业文件保管解决方案。立即联系合思，开启您的财务数智化之旅吧！现在，我们还提供免费试用服务，让您亲身体验合思档案带来的便捷与高效。未来财务用合思，让有限更有效！