在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为众多专精特新企业提供了全方位的财务数智化服务。其中，北京动力源科技股份有限公司便是合思服务的典型受益者之一。接下来，让我们一同走进动力源的财务数智化转型之旅，探寻智能报销工具带来的变革。
动力源：传统财务困境待解
北京动力源科技股份有限公司，成立于1995年，是我国电源行业在上海证券交易所主板上市的先驱。其业务紧密围绕数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块展开，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地开启了财务数字化转型和业财融合的征程。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依旧复杂繁琐，系统之间犹如一道道壁垒，难以实现顺畅的数据流通和业务协同，与预期的转型效果存在较大差距。
到了2021年，动力源在财务管理方面的问题愈发凸显。多系统操作体验极差，员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，浪费了大量的时间和精力。报销数据则需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠人工操作，这就导致假票、错票、重票等情况难以避免，合规风险大增。
同时，系统的割裂使得数据分散在各个角落，信息严重滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地实施。数据报表的统计更是依赖手工操作，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握准确的数据信息，难以做出科学的决策。
合思方案：智能报销工具破局
面对动力源的诸多难题，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其量身定制了一套包含智能报销工具的解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台。
首先，合思通过技术手段将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控对接，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就如同打通了企业财务数据的“任督二脉”，让数据能够在不同系统之间自由流动。
在报销环节，合思实现了无需报销的创新模式。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规合理。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个报销流程变得高效、便捷，大大减轻了财务人员的工作负担。
此外，合思的智能报销工具系统连接能力强大。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人的系统中，业务数据可以跨系统同步应用，极大地加快了业务处理和数据统计的效率。
严谨实施：步步为营确保落地
合思与动力源的合作并非一蹴而就，而是经过了严谨细致的实施过程。
第一步，合思团队对动力源现有的系统和业务流程进行了全面深入的梳理。他们就像一群经验丰富的侦探，不放过任何一个细节，明确了各系统之间的数据交互和业务关联，为后续的系统对接和数据同步奠定了坚实的基础。
第二步，按照精心制定的规划，将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步和对接。在这个过程中，合思团队严格把控数据的准确性和完整性，确保基础数据和业务数据能够准确无误地传输到合思费控系统中。
第三步，对动力源的员工进行了系统的培训。他们就像耐心的老师，教导员工熟悉合思费控系统的操作流程和功能使用，包括申请单提交、消费预订、报销流程等。通过培训，员工们能够熟练运用智能报销工具，提高工作效率。
第四步，在系统上线后，合思团队并没有就此放松。他们持续对系统进行监控和维护，就像一群守护系统的卫士，及时发现并解决出现的问题，确保系统能够稳定运行，为动力源的财务管理提供有力的支持。
显著成果：智能报销工具显威力
经过合思智能报销工具解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成实现了数据的互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。这就好比一场及时雨，滋润了动力源员工们疲惫的心田。
对于员工来说，申请单信息能够自动赋值，消费聚合功能让他们可以在同屏进行比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费时，多渠道同屏比对功能让他们可以选择最优的消费方案，而且全场景无需垫资，真正实现了轻松消费。
从财务角度看，审批有了明确的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量的时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，他们可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
在管理层面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，他们可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业的财务管理更加透明、可控。
高度评价：动力源认可合思服务
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂多样的需求，合思总能在第一时间给出解决方案。合作只是服务的开始，未来动力源还要继续结合自身的业态和组织变化，借助合思敏捷、丰富的无需报销应用场景，配合企业的全球化业务发展。这充分体现了动力源对合思智能报销工具和服务的认可与信任。
行动号召：开启免费试用之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思。像动力源一样，借助合思专业的财务数智化解决方案，特别是智能报销工具，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在就可以免费试用合思的智能报销工具，开启企业财务数智化转型的新篇章！
