合思档案：引领企业财务数智化转型的数字化财务工具

行业变革：电子凭证浪潮下的企业财务新挑战

在当今这个数字化飞速发展的时代，电子凭证改革正如一股不可阻挡的潮流，席卷着各行各业。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；仅仅一个月后，即12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，开始推广使用航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题，也即将迎来全面解决的新时代。

然而，在这场变革的浪潮中，企业财务档案管理却面临着前所未有的挑战。传统纸质档案管理方式，因其归档难、查找慢、成本高、不合规等诸多痛点，严重制约了企业财务数智化转型的步伐。纸质档案的归档过程繁琐复杂，需要耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失的情况时有发生。查找纸质档案更是耗时耗力，受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。更为严重的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足现代企业管理的要求。

在这样的背景下，北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）凭借其在财务数智化领域的深厚积累，为企业提供了一站式的解决方案。合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业深入挖掘潜在利润，实现降本增效。作为专精特新企业，合思自成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择了合思。

痛点剖析：传统财务档案管理的四大顽疾

归档之困：繁琐流程中的效率黑洞

在传统纸质档案管理模式下，财务归档工作如同一场繁琐的战役。财务人员需要花费大量时间核对单据、发票、回单和凭证的一致性，稍有不慎就可能导致档案遗失或错误。这种低效的归档方式不仅浪费了宝贵的人力资源，还增加了企业的运营成本。

查找之难：时空限制下的信息孤岛

纸质档案受限于时间和空间，查找起来如同大海捞针。当企业需要查阅某份档案时，往往需要耗费大量时间在堆积如山的档案中翻找，而且无法实现实时调阅和同时借阅。这种信息孤岛的状态严重影响了企业的决策效率和业务发展。

成本之重：空间人力双消耗的沉重负担

大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大。企业需要为档案存储提供专门的场地，并配备专人进行管理和维护。这些成本随着档案数量的增加而不断攀升，成为企业难以承受之重。

合规之忧：数据安全与长期保存的挑战

纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数字化时代，数据的安全性和可用性至关重要。一旦纸质档案丢失或损坏，将给企业带来无法估量的损失。同时，不满足管理要求的档案管理方式也可能使企业面临合规风险。

合思破局：全流程电子化引领财务档案新变革

面对传统财务档案管理的种种痛点，合思档案以全流程电子化为核心，为企业提供了一套完整的解决方案。从电子凭证采集、制档、管理到利用，合思档案实现了财务档案的全生命周期管理，支持无需报销的“消费-入账-归档”闭环管理。

智能采集：科技赋能下的数据自动化

合思档案通过OCR识别、RPA技术等手段，实现了外部生态和内部系统的数据自动采集。这一创新技术大大减少了人工干预，提高了数据采集的准确性和效率。财务人员无需再手动录入大量数据，从而能够将更多精力投入到更有价值的工作中。

自动化制档：精准匹配与业务链组合

在制档环节，合思档案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，形成了完整的业务链组合数据。这种自动化制档方式不仅提高了制档效率，还确保了档案数据的准确性和完整性。

便捷调阅：打破信息孤岛，提升利用效率

合思档案支持跨系统调阅和在线借阅，打破了信息孤岛，提升了档案利用效率。企业人员可以随时随地通过系统查阅所需档案，无需再受时间和空间的限制。这种便捷的调阅方式大大提高了企业的工作效率和决策速度。

核心优势：数据同源、自动组装与审计便捷

数据同源：整合四证，统一管理

合思档案打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这种数据同源的管理方式使得企业能够更全面地掌握财务信息，为决策提供有力支持。

自动组装：内外审计高效合规

在内外审计过程中，合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过专用的账号下载所需要的电子源文件，进行高效合规的审计工作。这种自动组装的方式不仅减少了审计人员的工作量，还提高了审计的准确性和公正性。

审计便捷：灵活权限配置，高效合规

合思档案的审计系统支持灵活的账户权限配置。审计人员可以根据需要配置不同的权限，确保审计工作的顺利进行。同时，系统还提供了高效的合规性检查功能，帮助企业及时发现并纠正潜在的合规风险。

实物高效管理：虚拟库房与二维码匹配

为了进一步提升实物档案的管理效率，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术实现了电子与实物的匹配。查阅者只需查询电子档案即可定位实物位置，大大节省了查找时间。这种实物高效管理的方式使得企业能够更快速地响应业务需求，提高工作效率。

用户见证：降本增效，提升效率，保障合规

降本增效：好想你食品的数字化实践

好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案，实现了财务归档的自动化。减少了90%的人工耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一成果不仅为企业节省了大量成本，还提高了工作效率和准确性。

提升效率：金牌橱柜的业财一体探索

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了会计资料之间关系的搭建，形成了以业务为核心的证据链条。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这种业财一体的管理方式使得企业能够更快速地响应市场变化，提高竞争力。

保障合规：海亮教育的数字化转型之路

海亮教育科技服务集团通过合思档案实现了广泛连接业务、财务异构系统。档案应收尽收，自动组装便捷借阅。档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约了3万元，财务人力减少了3人。这一系列成果不仅保障了企业的合规性，还为企业带来了显著的经济效益。

场景应用：跨行业覆盖，满足多元需求

食品行业：好想你食品的自动化归档

在食品行业，好想你健康食品股份有限公司通过合思档案实现了财务归档的自动化。这一创新举措不仅提高了工作效率，还降低了管理成本。企业能够将更多精力投入到产品研发和市场拓展中，实现可持续发展。

餐饮行业：COMMUNE幻师的无纸化管理

COMMUNE幻师通过引入合思档案的无纸化管理平台，实现了自动化归档和财务数据分析。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本高达5000万元。同时，报销效率提升了300%，为企业带来了显著的经济效益和管理提升。

家居行业：金牌橱柜的业财一体双向穿透

金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案实现了会计资料之间关系的搭建和以业务为核心的证据链条。这种业财一体的管理方式使得企业能够更全面地掌握财务信息，为决策提供有力支持。同时，档案匹配和查询耗时的减少也大大提高了工作效率。

教育行业：海亮教育的广泛连接与自动组装

海亮教育科技服务集团通过合思档案实现了广泛连接业务、财务异构系统。档案应收尽收，自动组装便捷借阅。这一创新举措不仅保障了企业的合规性，还提高了档案管理的效率和准确性。企业能够更快速地响应业务需求，推动数字化转型的深入发展。

行动号召：立即联系，开启财务数智化之旅

在电子凭证改革的浪潮中，合思档案以其全流程电子化、智能采集、自动化制档等核心功能，为企业提供了一套完整的财务档案数字化管理解决方案。通过降本增效、提升效率、保障合规等多方面的优势，合思档案正引领着企业财务数智化转型的新潮流。

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