在当今竞争激烈的商业浪潮中，企业正面临着前所未有的挑战与机遇。数字化转型已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的必由之路。特别是在财务管理领域，如何通过报销在线系统实现降本增效、合规经营和低碳运营，成为众多企业管理者关注的焦点。本文将以北京动力源科技股份有限公司（以下简称“动力源”）为例，深入剖析北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报）如何通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业实现财务数字化，提升管理效率。
客户背景与痛点：动力源的财务困境
动力源，作为一家业务覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大板块的领军企业，自1995年成立以来，始终致力于为国家重点建设项目提供高品质的产品与服务。2022年3月，动力源更是凭借其在电源行业的卓越表现，成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，动力源在财务管理方面也面临着诸多挑战。
动力源拥有2400名员工，8家子公司，全国30多个办事处，并在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构，涵盖24个一级部门、81个二级部门。如此庞大的组织架构，使得动力源在财务管理上不得不面对多系统操作体验差、手工录入合规难、系统割裂、数据分散、信息滞后等一系列痛点。这些问题不仅导致企业运营效率低下，更使得财务成本居高不下，严重制约了企业的进一步发展。
具体而言，动力源在财务管理上的痛点主要体现在以下几个方面：
- 多系统操作繁琐：动力源内部存在多个独立的财务管理系统，员工在进行报销等操作时，需要在不同系统之间频繁切换，操作体验极差。
- 手工录入合规难：传统的报销流程中，员工需要手动填写报销单，并附上相关票据。这一过程中，不仅容易出现填写错误，更难以保证票据的真实性和合规性。
- 系统割裂数据分散：由于各系统之间缺乏有效的集成，导致数据分散在各个系统中，难以形成统一的数据视图。这不仅增加了财务人员的工作量，更使得管理层难以实时掌握企业的财务状况。
- 信息滞后决策难：由于数据更新不及时，管理层在做出决策时往往缺乏准确的数据支持，导致决策效率低下，甚至可能做出错误的决策。
解决方案：报销在线系统重塑财务流程
面对动力源在财务管理上的诸多痛点，合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，为动力源提供了一套多系统集成的一站式新体验。通过报销在线系统，动力源成功实现了HR系统、BPM系统与合思费控的同步，将订单支出成本的实时归集和统计变得轻而易举。
系统集成：打破数据壁垒
合思首先将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。这一举措不仅使得员工在报销时无需再手动填写个人信息，更使得财务人员能够实时掌握员工的部门归属和组织架构，为后续的报销审核提供了极大的便利。
同时，合思还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控进行了同步。这样一来，业务人员在提交报销申请时，系统能够自动关联相关的订单数据，实现订单支出成本的实时归集和统计。这不仅大大提高了报销的准确性，更使得管理层能够实时掌握企业的成本支出情况，为决策提供了有力的数据支持。
无需报销：重塑商旅出行流程
除了系统集成外，合思还为动力源提供了无需报销的商旅出行流程重塑方案。通过这一方案，业务人员因公消费时无需再垫资、开票，消费受申请单和差标管控，消费即合规。财务人员则能够统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。
这一变革不仅极大地提升了员工的报销体验，更使得财务人员的工作量大幅缩减。员工无需再为报销事宜烦恼，财务人员也能够将更多的精力投入到更有价值的工作中去。
系统连接能力：打破数据流转壁垒
合思的报销在线系统还具备强大的系统连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，合思能够支持以标准化方式对接第三方系统，打破数据流转壁垒。这使得动力源在后续的业务拓展中，能够轻松地将新的业务系统与报销在线系统进行集成，实现数据的无缝流转。
实施过程与步骤：稳健推进项目落地
合思与动力源的合作并非一蹴而就，而是经过了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等多个阶段的精心打磨。在项目实施过程中，双方团队紧密合作，共同克服了重重困难。
项目经理周晓培在疫情影响下，依然坚持在项目现场，与动力源关键用户共同推进项目的进展。面对复杂的需求和紧张的时间节点，周晓培始终保持着冷静和耐心，确保每一个环节都能够得到妥善的处理。
经过5个多月的努力，2021年5月1日，动力源7家公司成功上线报销在线系统。这一里程碑式的时刻，标志着动力源在财务管理上迈出了坚实的一步。
取得的成果与效益：降本增效显著
通过报销在线系统的实施，动力源在财务管理上取得了显著的成果和效益。
效率提升：报销周期大幅缩短
报销在线系统的实施，使得动力源的员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这一变革不仅使得员工能够更快地拿到报销款项，更使得财务人员的工作量得到了极大的减轻。
管理提升：全程管控实时掌握
报销在线系统还实现了事前预算-事中控制-事后分析的全程管控。管理层能够实时了解企业的经营数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理层能够及时发现业务运行中存在的问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。
员工体验：简化流程提升体验
报销在线系统还简化了报销流程，提升了员工的使用体验。申请单信息自动赋值、聚合消费、同屏比价等功能，使得员工在报销时无需再手动填写大量信息，大大提高了报销的便捷性。
客户评价与行动号召：携手共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对报销在线系统的实施效果给予了高度评价。他表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
在当前经济环境下，企业要想在激烈的市场竞争中立于不败之地，就必须不断推进数字化转型，提升管理效率。报销在线系统作为企业财务管理的重要组成部分，其重要性不言而喻。
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