在教育服务的广阔天地中，海亮教育科技服务集团宛如一颗璀璨的明星。它作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，不仅是国内教育服务提供商的引领者，更怀揣着成为全球优质教育服务引领者的宏伟愿景。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了掣肘其进一步前行的难题。尤其是在费用报销审计方面，繁琐的流程和低效的管理方式，让企业面临着诸多挑战。
业务迷雾：财务档案管理痛点凸显
海亮教育科技服务集团业务广泛，其业务系统和财务系统众多且相互独立。这就导致了数据难以互通，在费用报销审计时，结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的打印、查重、验伪工作，不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，这无疑增加了费用报销审计的成本和难度。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了人力成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，这让企业在费用报销审计时面临着较大的风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作，这严重影响了费用报销审计的效率。
由于实物凭证明与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅也不留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。这使得费用报销审计工作难以高效开展，企业无法从档案中获取有价值的信息来支持决策。
合思妙方：定制化解决方案登场
面对海亮教育科技服务集团在财务档案管理和费用报销审计方面的难题，合思挺身而出，为其量身定制了一套全面的解决方案。
合思的档案数据来源广泛，包括电子档案和实物档案数字化副本。通过先进的 OCR 技术，合思能够自动识别和整理各类文档信息，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，为费用报销审计提供了准确、便捷的数据支持。
合思明确了会计类档案管理的范围，内部涵盖各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。这使得费用报销审计的范围更加清晰，审计工作更加有针对性。
合思的解决方案实现了自动归档功能。根据预设规则，系统能够对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。这大大提高了费用报销审计的效率，减少了人工操作的错误。
为了方便员工操作，合思提供了自助 OA 在线平台。员工可以在该平台上方便地提交申请并进行审批流程，同时集成了财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。此外，合思还对原有的纸质档案进行了数字化处理，便于保存和使用，为费用报销审计提供了更加全面的数据支持。
步步为营：解决方案实施全流程
合思团队深知，要想让解决方案真正发挥作用，必须进行全面、细致的实施。因此，他们首先对海亮教育科技服务集团的业务系统和财务系统进行了全面调研，深入了解数据流程和档案管理现状，为费用报销审计提供了坚实的基础。
依据调研结果，合思团队精心设计了系统对接和数据采集方案。利用 OCR 技术和 API 接口等先进技术，实现了电子档案和实物档案数字化副本的高效收集，确保了费用报销审计数据的准确性和完整性。
按照预设规则，合思团队开发了自动归档程序，对收集到的数据进行分类和处理。同时，他们还搭建了自助 OA 平台，并集成了财务管理系统，为费用报销审计提供了便捷的操作平台。
为了确保海亮教育科技服务集团的员工能够熟练操作新的财务档案管理系统，合思团队对员工进行了系统使用培训。通过培训，员工们能够快速掌握系统的操作方法，提高了费用报销审计的工作效率。
成效卓著：解决方案带来显著效益
经过一段时间的实施，合思的解决方案在海亮教育科技服务集团取得了显著的成效。在费用报销审计方面，档案整理匹配效率提升了 90%，大大提高了工作效率，减少了人工操作的时间和错误。
存储空间减少了 72%，降低了实物档案存储的成本和风险。每年纸张打印成本节约了 3 万元，实现了低碳环保和成本控制。同时，财务人力减少了 3 人，优化了人员配置，降低了人力成本。
这些成效不仅体现在数据上，更体现在企业的实际运营中。费用报销审计工作变得更加高效、准确，企业能够及时发现和解决问题，为企业的可持续发展提供了有力支持。
客户赞誉：海亮教育高度认可
海亮教育科技服务集团相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的解决方案有效解决了公司财务档案管理和费用报销审计的难题，实现了档案管理的数字化和自动化，提高了工作效率，降低了成本，为公司的可持续发展提供了有力支持。
员工们也纷纷反馈，使用新系统后，工作更加便捷高效。他们不再需要进行繁琐的纸质档案操作，能够将更多的精力投入到核心业务中，这也为费用报销审计工作的顺利开展提供了有力保障。
行动召唤：选择合思开启高效之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在费用报销审计方面，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为企业提供了全方位的解决方案。
如果您的企业也面临类似的财务档案管理和费用报销审计难题，不妨选择合思。合思将为您量身定制解决方案，让您的企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。现在拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com，即可开启免费试用，体验合思带来的高效与便捷。
