在科技飞速发展的今天，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型浪潮中也面临着诸多挑战。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上却遭遇了不少难题。接下来，让我们一同深入了解动力源在转型前面临的困境，以及合思如何为其提供针对性的解决方案。
转型前痛点：传统报销审批的重重迷雾
-
自研系统整合难与手工报销弊端
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但随之而来的是整体流程复杂、系统壁垒高的问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，操作极为繁琐。而财务人员在处理报销数据时，只能依靠手工录入，发票的验真、查重也都需手动进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对等基础性工作更是占据了大量时间。电子报销审批在这样的环境下，效率极其低下。 -
系统割裂与数据滞后之殇
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，电子报销审批的时效性和准确性受到了严重影响。 -
业务复杂与报销管理难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了管理难度。电子报销审批在如此复杂的业务环境下，面临着巨大的挑战。 -
组织架构复杂与流程繁复困境
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证。电子报销审批在这种情况下，难以实现高效运转。
合思方案：精准破局的智慧之钥
-
系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出了强大的能力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，电子报销审批变得更加顺畅。 -
无需报销：提升员工幸福感
合思的无需报销方案让业务人员因公消费免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。电子报销审批流程得到了极大的简化。 -
强大连接能力：加速业务流转
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，电子报销审批的速度和准确性得到了显著提升。
实施步骤：严谨有序的变革之路
-
深入调研：了解现状根基
合思团队首先对动力源的现有系统进行了深入调研，详细了解其数据结构和业务流程。这为后续的系统集成工作奠定了坚实的基础，确保了电子报销审批系统能够与动力源的实际情况相契合。 -
数据迁移对接：搭建桥梁纽带
在充分了解动力源现有系统后，合思进行了数据迁移和对接工作。将HR系统、BPM系统等的数据准确无误地同步到合思费控系统中，实现了数据的互联互通，为电子报销审批的高效运行提供了数据支持。 -
员工培训：赋能操作技能
为了确保新方案能够顺利推行，合思对动力源的员工进行了全面的培训。让员工熟悉无需报销的流程和系统的操作方法，使他们能够熟练运用电子报销审批系统，提高工作效率。 -
测试优化：保障系统稳定
在实施过程中，合思不断进行测试和优化。及时解决出现的问题，保证系统的稳定性和可靠性。通过持续的优化，电子报销审批系统能够更好地满足动力源的业务需求。
转型成果：显著效益的华丽蜕变
-
多系统集成革新体验
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。电子报销审批的高效性得到了充分体现。 -
员工体验提升：便捷高效新感受
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，电子报销审批让员工感受到了便捷和高效。 -
财务压力减轻：专注价值工作
财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，电子报销审批为财务工作带来了质的飞跃。 -
管理决策升级：全程管控新高度
在管理方面，合思的解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，电子报销审批为企业管理提供了有力支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效、合规经营和低碳运营的有效途径。合思的财务数字化解决方案，尤其是电子报销审批系统，为企业提供了一个可行的选择。如果您的企业也想开启财务数字化转型之旅，不妨免费试用合思的电子报销审批系统，感受其带来的高效与便捷。
